HR naar ITSM
Keka TOPdesk koppeling: personen, afdelingen en externe krachten uit Keka, met meldingen bij aanname en goedgekeurde exit
Met een koppeling tussen Keka en TOPdesk staat elke medewerker uit Keka als persoon in TOPdesk, met afdeling, functie, plaats en leidinggevende, en krijgt de servicedesk een melding bij elke nieuwe medewerker en bij elke goedgekeurde exit. KoppelHet reageert op de event triggers van Keka en haalt de medewerker daarna op via de API.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Keka gebruiken, vaak met een team in India en een kantoor in Nederland, laten de Nederlandse servicedesk in TOPdesk werken. Een goedgekeurde exit staat dan in Keka, terwijl de servicedesk via een mail van HR hoort dat er een laptop terug moet komen.
- HR voegt de medewerker in Keka toe met afdeling, functie, plaats en leidinggevende.
- De event trigger stuurt een webhook. KoppelHet haalt de medewerker op en zet de persoon in TOPdesk als hij bij een vestiging van deze servicedesk hoort.
- Vier weken voor de datum in dienst komt een onboardingmelding bij de behandelaarsgroep van de vestiging.
- Na goedkeuring van een exit komt een offboardingmelding met de exitdatum als streefdatum.
- Wordt de exit geannuleerd, dan krijgt de melding een aanvulling en blijft de persoon actief. Gaat de exit door, dan wordt de persoon na de exitdatum gearchiveerd.
Waar je op let bij Keka en TOPdesk
- Keka laat een exit pas definitief worden na goedkeuring, en HR kan hem daarna nog annuleren. KoppelHet maakt de offboardingmelding op het event voor een goedgekeurde exit, en zet bij een geannuleerde exit een aanvulling in die melding, zodat de servicedesk geen laptop ophaalt bij iemand die blijft.
- De webhook van Keka bevat alleen de identificatie van de medewerker, het soort event en het subdomein, en geen handtekening. KoppelHet geeft de webhook een eigen geheime header mee en haalt de medewerker daarna zelf op, zodat er nooit een melding in TOPdesk komt op grond van een onbekende aanroep.
- Keka geeft bij elke medewerker het type werker en of iemand een externe kracht is. KoppelHet zet dat in de categorie van de onboardingmelding, zodat een externe kracht met een eigen laptop alleen accounts krijgt.
- Keka kan medewerkers filteren op wie in de opzegtermijn zit. In de uurronde vraagt KoppelHet die groep apart op, zodat een vertrek dat zonder event is vastgelegd toch een offboardingmelding krijgt.
- De exitdatum komt uit Keka als datum met tijd, vaak vastgelegd in Indiase tijd. KoppelHet rekent hem om naar de Nederlandse datum voordat die streefdatum en einddatum in TOPdesk worden.
- Keka heeft geen veld voor een vestiging, alleen een plaats en landcode. KoppelHet koppelt bij de start elke combinatie van plaats en land aan een vestiging in TOPdesk; medewerkers buiten die combinaties blijven buiten TOPdesk.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen ook collega's uit India in TOPdesk?
Alleen als deze servicedesk hen bedient. Welke plaatsen en landen meegaan, leggen we bij de start vast.
Wat als een event trigger niet aankomt?
Keka beschrijft geen herhaling van webhooks. De uurronde op lastModified en de vraag naar wie in de opzegtermijn zit, vangen een gemist event op.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Keka API (https://{bedrijf}.keka.com/api/v1) met een token van login.keka.com/connect/token (scope kekaapi). GET /hris/employees met lastModified, employmentStatus (Working, Relieved), inNoticePeriod en pageSize (standaard 100, maximaal 200); velden employeeNumber, email, jobTitle, groups, reportsTo, city, countryCode, workerType, contingentType, joiningDate, exitDate en exitStatus. Event triggers via Settings > Communications > Event Triggers met een webhookactie (form-velden employeeIdentifier, eventType, subDomain en optionele eigen headers), onder meer bij nieuwe medewerker, goedgekeurde exit en exitCancelled. Limiet vijftig verzoeken per minuut.
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord: personen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, archiveren met reden), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, category, operatorGroup, targetDate, externalNumber).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Keka | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeNumber | |
firstName en lastName | firstName en surName | |
email | email | |
jobTitle.title | jobTitle | |
groups (groupType afdeling) | department | |
city en countryCode | branch | |
reportsTo | manager | |
workerType en contingentType | Categorie van de melding | |
joiningDate | hireDate en targetDate van de onboardingmelding | |
exitDate | employmentTerminationDate en targetDate van de offboardingmelding |
Gerelateerd
Keka → Active Directory
Keka koppelen met Active Directory: domeinaccounts per vestiging, met vervaldatum op de exit
Keka → ADP iHCM
Keka ADP iHCM koppeling: salarisopbouw, variabele uitbetalingen en vertrek van de Nederlandse pay group naar ADP
Keka → AFAS Profit
Keka koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Keka in de salarisadministratie
Keka → Arbodienst (SIVI)
Keka koppelen met de arbodienst via SIVI: leave requests voor ziekte als verzuimmelding