Payroll koppeling
Personio AFAS koppeling: HR in Personio, salarisverwerking in AFAS Profit
Met een koppeling tussen Personio en AFAS Profit komen nieuwe Nederlandse medewerkers, urenwijzigingen, salarissen, vergoedingen en bonussen uit Personio automatisch in AFAS, met de juiste ingangsdatum. HR houdt niet langer twee systemen bij, en een bonus die in Personio is toegekend, wordt in AFAS niet meer vergeten.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Personio voor HR, verlof en onboarding en een Nederlandse entiteit die in AFAS Profit verloont, houden twee systemen bij: elke nieuwe collega, urenwijziging en vergoeding gaat zowel in Personio als in AFAS. Een bonus die in Personio is toegekend, wordt in AFAS soms vergeten.
- HR voert een nieuwe Nederlandse collega in in Personio.
- KoppelHet ziet de wijziging direct en haalt de actuele gegevens op.
- De medewerker staat daarna in AFAS met contract, functie, rooster, salaris en fiscale gegevens, eventueel via de workflow voor indiensttreding.
- Voor elke salarisperiode komen vast salaris, vergoedingen en bonussen van die maand met ingangsdatum in AFAS.
- Vult HR een einddatum in, dan wordt het contract in AFAS afgesloten. Fouten staan met de reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Personio en AFAS Profit
- Personio meldt alleen dat er iets is gewijzigd, niet wat. KoppelHet haalt daarna de actuele stand op en vergelijkt die met AFAS voordat er iets wordt geschreven.
- Personio geeft salarissen en vergoedingen per maand vrij. KoppelHet leest ze daarom per salarisperiode, wat past bij hoe AFAS per periode rekent.
- Bij een vast salaris geeft Personio de uren per week en de fulltime uren mee. Daarmee rekent KoppelHet de parttimefactor voor het rooster in AFAS uit, zonder dat HR die apart invult.
- Personio onderscheidt vast salaris, terugkerende vergoedingen, eenmalige betalingen en bonussen. Elk soort krijgt een eigen looncomponent in AFAS, zodat een bonus niet als salaris wordt verwerkt.
- Personio meldt een vertrek pas op de einddatum zelf. Omdat AFAS het vertrek liever eerder weet, pakt KoppelHet de einddatum al op zodra HR die invoert.
- Personio heeft geen Nederlandse fiscale velden, terwijl AFAS die bij een indiensttreding vraagt. Loonheffingskorting en BSN leggen we vast in eigen velden in Personio, of HR vult ze in AFAS in.
- Heeft de organisatie vestigingen in meerdere landen, dan gaan alleen de medewerkers van de Nederlandse entiteit naar AFAS.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Doet Personio zelf geen salarisverwerking?
Niet voor Nederland. Daarom is AFAS de salarisadministratie en Personio de bron voor HR-gegevens.
Wat als een vergoeding in Personio geen tegenhanger in AFAS heeft?
Dan blijft die wijziging staan met een melding in het platform, tot het looncomponent in AFAS bestaat en is gekoppeld.
Kunnen loonstroken terug naar Personio?
Dat bekijken we per klant als aparte stroom. Standaard gaat deze koppeling alleen van Personio naar AFAS.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (alleen id's van persoon of dienstverband, onder meer employment.updated en employment.terminated) en de Personio API v2, met een API-client (client id en secret) met leesrechten op personen, dienstverbanden en compensaties. Custom attributes zoals BSN moeten apart voor de API worden vrijgegeven.
- De compensations-API geeft per aanroep hooguit een maand terug; types FIXED_SALARY, RECURRING, ONE_TIME en bonus. Rooster uit weekly_working_hours en full_time_weekly_working_hours.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnectors KnPerson en KnEmployee (AfasContract, AfasTimeTable, AfasOrguniFunction, AfasSalary, AfasAgencyFiscus).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Persoon-id | Vrij veld bij de AFAS-medewerker | Sleutel om latere webhooks aan de juiste medewerker te koppelen |
Voornaam en achternaam | Voornaam, voorvoegsel, achternaam (KnPerson) | |
BSN (custom attribute) | BSN | Het attribuut moet voor de API zijn vrijgegeven |
Startdatum dienstverband | Begindatum contract (AfasContract) | |
weekly_working_hours | Rooster (AfasTimeTable) | Met full_time_weekly_working_hours als basis voor de parttimefactor |
Afdeling en positie | Organisatorische eenheid en functie (AfasOrguniFunction) | Via een vertaaltabel |
amount + interval (FIXED_SALARY) | Salaris (AfasSalary) | Een YEARLY-bedrag omrekenen naar maandsalaris |
RECURRING en ONE_TIME compensaties | Looncomponenten in AFAS | Per compensation type een vaste tegenhanger |
Kostenplaats | Kostenplaats | |
Einddatum dienstverband | Einddatum contract |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio