Recruitment naar HR
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Met een koppeling tussen Ashby en Personio komt een kandidaat met een geaccepteerd aanbod in Ashby als nieuwe medewerker in Personio, met naam, e-mail, functie, startdatum, afdeling en vestiging. KoppelHet zet daarbij ook de uren per week en de juridische entiteit goed, ook als er meerdere entiteiten in Personio zijn.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Ashby werven en Personio als HR-systeem hebben, zetten een aanname vaak met de hand in Personio. Wie meerdere bv's in Personio heeft, vult uren per week en de juridische entiteit na elke aanname zelf aan.
- De recruiter zet het aanbod in Ashby op geaccepteerd en de kandidaat op aangenomen.
- Ashby stuurt een melding van de aanname naar KoppelHet.
- KoppelHet bepaalt met een vertaaltabel de entiteit, afdeling en vestiging in Personio en kijkt of het e-mailadres al bestaat.
- Persoon en dienstverband komen in Personio in de status onboarding, met startdatum en uren per week.
- Lukt het aanmaken niet, dan staat de reden in het KoppelHet platform en krijgt HR een melding.
Waar je op let bij Ashby en Personio
- Een afdeling of vestiging die in Ashby en Personio net anders is gespeld, is op naam niet terug te vinden en blokkeert zo een aanname. KoppelHet werkt daarom met een vertaaltabel van de Ashby-ID's naar de afdelingen en vestigingen in Personio.
- Is het aantal medewerkers in het Personio-abonnement op, dan lukt het aanmaken niet. KoppelHet zet zo'n fout als melding in het platform, zodat een aanname niet stil blijft liggen.
- In de aannamemelding van Ashby staat de naam van de kandidaat als één veld, terwijl Personio voornaam en achternaam apart verplicht stelt. Bij een naam met tussenvoegsel splitst KoppelHet niet op de gok, maar vraagt HR de achternaam te bevestigen.
- Personio accepteert een e-mailadres maar bij één persoon. Komt een oud-medewerker via Ashby terug met hetzelfde privéadres, dan maakt KoppelHet geen tweede persoon aan maar legt de herindiensttreding aan HR voor.
- Personio kent per dienstverband alleen het type INTERNAL of EXTERNAL. Ashby onderscheidt op de opening vijf soorten: FullTime, PartTime, Intern, Contract en Temporary. KoppelHet legt bij de inrichting vast welke soorten in Personio extern zijn.
- Voor een tijdelijk contract heeft Personio het veld contract_end_date. Het aanbod in Ashby heeft daar geen vast veld voor, dus KoppelHet leest de einddatum uit een eigen aanbodveld, net als de uren per week.
- Bij het aanmaken van een webhook stuurt Ashby eerst een ping. Komt daar een fout op terug, dan bestaat de webhook wel maar staat hij uit, en bereikt geen enkele aanname Personio. KoppelHet controleert bij de inrichting dat de webhook aan staat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het salaris mee naar Personio?
Niet in de eerste versie. HR legt het salaris in Personio vast; automatisch meenemen kan later als uitbreiding.
Doet Personio de Nederlandse salarisverwerking?
Nee. Personio levert gegevens aan een Nederlandse salarisadministratie; dat is een aparte koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Ashby via de webhook candidateHire (data.application met id, candidate.name, primaryEmailAddress, job.title, locationId en departmentId; data.offer met latestVersion). Naar Personio via POST /v2/persons (scope personio:persons:write; first_name en last_name verplicht; e-mail uniek; employment met status ONBOARDING, employment_start_date, weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, legal_entity, office, org_units en position.title; custom_attributes met id en value).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Ashby | Veld in Personio | Toelichting |
|---|---|---|
application.id | Eigen attribuut in Personio | Om een aanname maar één keer te verwerken |
candidate.name | first_name en last_name | Ashby levert één naamveld; splitsen alleen als het eenduidig is |
candidate.primaryEmailAddress | email | Uniek in Personio |
offer.latestVersion.startDate | employment_start_date | |
job.title | position.title | |
job.departmentId | org_units (department) | Via een vertaaltabel |
job.locationId | office en legal_entity | Vestiging en entiteit per Ashby-locatie in een tabel |
Eigen aanbodveld met uren per week | weekly_working_hours en full_time_weekly_working_hours |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob