Recruitment naar HR
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio
Met een koppeling tussen Greenhouse en Personio wordt een kandidaat die in Greenhouse is aangenomen een nieuw medewerkersprofiel in Personio, met naam, e-mail, afdeling, werkplek, startdatum en functie. KoppelHet neemt ook salaris, uren, proeftijd en de juridische entiteit uit het aanbod mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Greenhouse werven en Personio als HR-systeem gebruiken, typen een aanname vaak nog over uit het getekende aanbod, met salaris, contracturen en de juiste juridische entiteit.
- De recruiter markeert de kandidaat in Greenhouse als aangenomen.
- Greenhouse stuurt de webhook candidate has been hired.
- KoppelHet haalt het geaccepteerde aanbod op met startdatum en eigen velden.
- Personio krijgt persoon en dienstverband in één aanroep, met status onboarding.
- Het salaris komt als compensatie in Personio; een fout staat bij de kandidaat in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Greenhouse en Personio
- De webhook gaat af bij Mark Candidate as Hired, maar ook als een Greenhouse-automatisering een geaccepteerd aanbod naar Hired zet. Een aanname die zo automatisch loopt, staat dus ook meteen in Personio.
- Personio weigert een tweede persoon met hetzelfde e-mailadres. Komt een oud-medewerker terug via Greenhouse, dan zoekt KoppelHet eerst de bestaande persoon en legt de terugkeer aan HR voor.
- Personio wil de proeftijd als einddatum of als lengte, nooit allebei, en uren als contracturen naast de voltijdweek. Greenhouse heeft daar geen vaste velden voor; we zetten ze als eigen velden op het aanbod.
- Greenhouse geeft het aanbod in Harvest v3 alleen terug aan een gebruiker met het recht om salarisgegevens te zien. Zonder dat recht is de lijst leeg, zonder foutmelding; KoppelHet test dat bij de inrichting.
- Personio wil afdeling en werkplek als intern ID, Greenhouse geeft ze als naam met een optioneel external_id. Zet je het Personio-ID in dat external_id, dan hoeft KoppelHet niet op naam te zoeken en blokkeert een spellingsverschil de aanname niet.
- Verschuift de startdatum na het akkoord, dan maakt Greenhouse een nieuwe versie van het aanbod. KoppelHet vraagt in Harvest v3 met current_only alleen de laatste versie op, zodat in Personio niet de datum van een vervallen aanbod komt.
- Greenhouse herhaalt een mislukte melding tot zeven keer, en elke levering draagt een Greenhouse-Event-ID. KoppelHet verwerkt elke ID één keer, zodat een herhaalde melding niet tot een tweede poging leidt om dezelfde persoon in Personio aan te maken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Doet Personio de Nederlandse salarisverwerking?
Nee. Personio levert gegevens aan een Nederlandse salarisadministratie; dat is een aparte koppeling.
Wat als een aanname in Greenhouse wordt teruggedraaid?
Dan verwijdert KoppelHet niets in Personio. HR krijgt een melding en beslist zelf.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Greenhouse via de webhook hire_candidate (HMAC SHA-256 in de header Signature) en Harvest v3 (client credentials via auth.greenhouse.io/token, GET /v3/offers met starts_on en custom_fields). Harvest v1 en v2 zijn per 31 augustus 2026 verwijderd.
- Naar Personio via POST /v2/persons (scope personio:persons:write) met first_name, last_name, email en een employment met employment_start_date, status ONBOARDING, position.title, org_units, office, legal_entity, weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours en probation_end_date. Salaris via de compensatie-API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in Personio | Toelichting |
|---|---|---|
Candidate first name en last name | first_name en last_name | |
Candidate email | email | Uniek in Personio |
Job department | org_units (type department) | |
Job office | office | |
offer.starts_on | employment_start_date | |
Job name | position.title | |
Uren (custom field op het aanbod) | weekly_working_hours | |
Entiteit (custom field op de vacature) | legal_entity | |
Salaris en valuta (custom field op het aanbod) | Compensatie in Personio |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce