HR naar ERP
Personio AllSolutions koppeling: medewerkers, afdeling en leidinggevende uit Personio in het ERP
Met een koppeling tussen Personio en AllSolutions staat elke medewerker uit Personio automatisch in AllSolutions, met afdeling, functie, leidinggevende, kostenplaats en contracturen, in het bedrijf dat hoort bij de juridische entiteit in Personio. Bij vertrek krijgt de medewerker in AllSolutions een einddatum, zodat hij geen uren meer schrijft en niet meer goedkeurt, terwijl zijn projecthistorie blijft staan.
Wat de koppeling doet
Wie Personio voor HR gebruikt en AllSolutions voor projecten, uren en inkoop, maakt nieuwe collega's in AllSolutions vaak pas aan als ze vragen waarom ze geen uren kunnen schrijven. Een vertrokken leidinggevende staat dan maanden later nog als goedkeurder in AllSolutions.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in Personio, met afdeling, functie, leidinggevende en startdatum.
- Personio meldt de wijziging; KoppelHet haalt de persoon en het dienstverband op.
- In het AllSolutions-bedrijf van de juiste entiteit komt de medewerker met afdeling, functie, kostenplaats en uren per week.
- Een nieuwe afdeling of leidinggevende in Personio gaat als wijziging naar AllSolutions, alleen voor de velden die veranderd zijn.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de einddatum in AllSolutions. De medewerker blijft bestaan, met zijn uren en projecten.
Waar je op let bij Personio en AllSolutions
- Aan beide kanten moet de beheerder eerst velden openzetten. In Personio geeft HR elk attribuut vrij voor de API, in AllSolutions zet applicatiebeheer de velden van het medewerkerscherm open voor de koppeling. KoppelHet levert één lijst die voor beide geldt, zodat er niet meer meegaat dan AllSolutions nodig heeft.
- Personio stuurt bij een wijziging alleen een id, geen gegevens. AllSolutions accepteert een wijziging met alleen de velden die anders zijn. KoppelHet vergelijkt daarom met de vorige stand en stuurt alleen wat echt is veranderd, zodat handwerk van finance op andere velden blijft staan.
- Personio kan een medewerker over meerdere kostenplaatsen verdelen met percentages. Voor goedkeuringen en rapportage in AllSolutions telt één kostenplaats; de koppeling kiest de kostenplaats met het hoogste percentage en meldt een gelijke verdeling aan finance.
- Een medewerker die in AllSolutions nog in uren, projecten of goedkeuringsroutes voorkomt, kan AllSolutions niet verwijderen. KoppelHet verwijdert daarom nooit, maar zet bij vertrek in Personio de einddatum, zodat de historie in het ERP heel blijft.
- Personio heeft juridische entiteiten, AllSolutions bedrijven waar het koppelaccount tussen moet wisselen. Per entiteit leggen we vast in welk AllSolutions-bedrijf de medewerker hoort, en een buitenlandse entiteit blijft buiten AllSolutions als die daar geen administratie heeft.
- Personio maakt onderscheid tussen eigen medewerkers en externen. Externen die uren op projecten schrijven, horen ook in AllSolutions; het type gaat mee, zodat projectadministratie ze apart kan houden.
- Een nieuwe collega staat in Personio al weken voor de start op onboarding. KoppelHet zet hem dan al in AllSolutions met de startdatum, zodat de projectleider hem kan inplannen voordat hij begint.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan verlof en ziekte ook naar AllSolutions?
Dat kan later als uitbreiding, bijvoorbeeld zodat de planning weet wie er niet is. We beginnen met medewerkers en organisatie.
Wat als een afdeling in Personio niet in AllSolutions bestaat?
Dan weigert AllSolutions de waarde en zet KoppelHet de medewerker niet half aan. De melding staat in het platform, en na een regel in de vertaaltabel gaat hij alsnog door.
Gaat er salaris mee naar AllSolutions?
Nee. De koppeling leest geen compensatie uit Personio. Kostprijzen per uur blijven in AllSolutions.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (alleen id's van persoon of dienstverband) en de Personio API v2 (persons en employments met legal_entity, org_units, position, supervisor, cost_centers, weekly_working_hours, type INTERNAL of EXTERNAL, status ONBOARDING en termination_date), met alleen leesrechten. Custom attributes moeten voor de API zijn vrijgegeven.
- AllSolutions via de REST API - POST /api/v1/Login met SHA1-signature, nieuwe medewerkers met POST /api/v1/{browserlabel}, wijzigingen met PUT /api/v1/{browserlabel}/{RecordID} met alleen de gewijzigde velden, wisselen van bedrijf via MWZBDR. Vrije velden via de actie waaronder ze zijn ingesteld. Welke velden openstaan en hoe ze heten, stelt de klant in met weergaven en instellingen voor de REST API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
id (persoon) | Personeelsnummer | Vaste sleutel; ook het AllSolutions-record-ID wordt bewaard |
first_name, preferred_name, last_name | Naam | |
email | E-mailadres | |
org_units (afdeling) | Afdeling | Via een vertaaltabel |
position | Functie | |
supervisor | Leidinggevende | Personeelsnummer van de leidinggevende |
cost_centers | Kostenplaats | Bij een verdeling de kostenplaats met het hoogste percentage |
weekly_working_hours | Uren per week | |
legal_entity | Inlogbedrijf | Vaste koppeling per entiteit |
employment_start_date en termination_date | Datum in dienst en datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio