Leren en certificaten
Personio aNewSpring koppeling: deelnemers en groepen uit Personio, laatst afgeronde cursus terug in het profiel
Met een koppeling tussen Personio en aNewSpring wordt elke medewerker uit Personio automatisch deelnemer in aNewSpring, in de groep van zijn afdeling of team en met zijn leidinggevende als begeleider. Rondt hij een cursus af, dan zet KoppelHet de naam en datum in een eigen veld in zijn Personio-profiel.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio voor HR gebruiken en interne opleidingen in aNewSpring geven, houden deelnemers en groepen vaak met de hand bij. Na een teamwissel klopt de groep niet meer, en een leidinggevende ziet in Personio niet welke verplichte cursus iemand al heeft gehaald.
- Personio meldt een wijziging; KoppelHet bevestigt direct en haalt daarna de persoon en het dienstverband op.
- Afdelingen en teams worden groepen in aNewSpring, met dezelfde bovenliggende eenheid als in Personio.
- De medewerker wordt deelnemer in zijn groep, met zijn taal en juridische entiteit; zijn leidinggevende wordt begeleider.
- Na een afgeronde cursus schrijft KoppelHet naam en datum in twee eigen velden van de persoon in Personio.
- Na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de deelnemer.
Terug: Naam en datum van de laatst afgeronde cursus
Waar je op let bij Personio en aNewSpring
- Personio verwacht binnen drie seconden een antwoord op een webhook en probeert het daarna tot zes keer in drie dagen. aNewSpring geeft tien seconden en probeert tot tien keer, tot zestien uur later. KoppelHet bevestigt beide meldingen direct en verwerkt ze daarna, zodat geen van beide systemen onnodig opnieuw stuurt.
- Personio kent als taal van een medewerker onder meer Duits en Fins; aNewSpring biedt Nederlands, Engels, Frans, Italiaans, Spaans, Zweeds en Chinees, maar geen Duits of Fins. KoppelHet geeft die medewerkers Engels, zodat niemand een omgeving in een taal krijgt die hij niet kiest.
- Personio heeft geen opleidingstabel in de API, maar eigen velden per persoon zijn wel te schrijven met de scope personio:persons:write. KoppelHet zet de naam en datum van de laatst afgeronde aNewSpring-cursus in twee van die velden; de volledige historie blijft in aNewSpring.
- Afdelingen en teams in Personio hebben elk een bovenliggende eenheid. aNewSpring-groepen kunnen ook een bovenliggende groep hebben. KoppelHet maakt de groepen met het Personio-ID van de eenheid als extern ID, zodat een hernoemde afdeling dezelfde groep blijft.
- Personio onderscheidt de einddatum van het contract en de laatste werkdag. KoppelHet archiveert de deelnemer na de laatste werkdag, zodat iemand die eerder wordt vrijgesteld niet nog weken in een cursusgroep staat.
- Eén Personio-account kan meerdere juridische entiteiten bevatten. KoppelHet zet de entiteit in het bedrijfsveld van de deelnemer in aNewSpring, zodat begeleiders en rapporten per entiteit kunnen filteren.
- Lag de koppeling stil, dan kan Personio meldingen opnieuw afleveren. KoppelHet vraagt die gemiste meldingen op in plaats van alle medewerkers opnieuw door aNewSpring te halen, zodat groepen en begeleiders niet onnodig worden herschreven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom alleen de laatst afgeronde cursus in Personio?
Een eigen veld in Personio bevat één waarde. Wil HR elke cursus als document in het profiel, dan kan dat later als uitbreiding via de documentenfunctie van Personio.
Welke rechten heeft de koppeling in Personio nodig?
Leesrechten op personen, dienstverbanden en eenheden, en schrijfrechten op personen voor de twee eigen velden. Salaris en adres hoeven niet open.
Kunnen externe cursisten in aNewSpring blijven?
Ja. KoppelHet beheert alleen deelnemers met een Personio-ID als extern ID en laat andere deelnemers ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio API v2 met OAuth 2.0 client credentials: webhooks (antwoord binnen 3 seconden, tot 6 pogingen in 3 dagen, POST /v2/webhooks/{id}/redelivery), GET /v2/persons/{id}/employments (position, org_units, supervisor, legal_entity, termination met last_working_day), org-units met parent, en PATCH /v2/persons/{id} met custom_attributes en scope personio:persons:write. language_code uit en, de, es, fr, nl, it, sv, fi.
- aNewSpring API met een API key: POST /addOrUpdateUser/{userID} (login, firstName, lastName, function, company, locale uit nl, en_GB, en_US, fr, it, es, sv, zh, archived), POST /addGroup/{groupID} met parent, /addGroupUsers en /deleteGroupUsers, POST /setTeacherStudents/{teacherID}. Webhook CourseCompleted met X-WebHook-Signature.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in aNewSpring | Toelichting |
|---|---|---|
person id | userID (extern ID) | |
email | login | |
first_name / preferred_name en last_name | firstName en lastName | |
language_code | locale | de en fi bestaan niet in aNewSpring; dan en_GB |
position | function | |
legal_entity | company | |
org_units (department, team) met parent | Groep van het type Student met parent | |
supervisor | setTeacherStudents | |
termination.last_working_day | archived = true na die dag | |
CourseCompleted: name en completeDate | custom_attributes (twee eigen velden) | Terugweg naar Personio |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio