Payroll koppeling
Personio DATEV koppeling: Duitse salarisgegevens via de Lohnimportdatenservice naar LODAS of Lohn und Gehalt
Met een koppeling tussen Personio en DATEV gaan stamgegevens, vaste en uurlonen, eenmalige en terugkerende vergoedingen en afwezigheden uit Personio via de Lohnimportdatenservice naar LODAS of Lohn und Gehalt. KoppelHet richt dat per Duitse entiteit en Mandant in, en neemt ook vergoedingen mee die in een ander systeem staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Personio doen en hun Duitse salarissen in DATEV laten verwerken, meestal door een Steuerberater, zetten vaak eerst een export klaar en mailen die. Met een koppeling vervalt dat. Lastiger wordt het als looncomponenten in een ander systeem staan, of als niet alle Duitse medewerkers bij dezelfde DATEV-Mandant horen.
- De Steuerberater bestelt de datadienst in DATEV en zet de rechten voor de Lohnimportdatenservice aan.
- Per Duitse entiteit leggen we het adviseurnummer en het Mandant-nummer vast, kiezen LODAS of Lohn und Gehalt en wijzen elke vergoeding een DATEV-loonsoort toe.
- Elke maand gaan stamgegevens, salarissen, vergoedingen en afwezigheden via het DATEV-rekencentrum naar het loonprogramma.
- De Steuerberater neemt de gegevens over en draait de loonrun.
Waar je op let bij Personio en DATEV
- Gebruikt één Steuerberater LODAS en een tweede kantoor Lohn und Gehalt, dan krijgt elk kantoor een eigen aanlevering, via de Lohnimportdatenservice of als ASCII-bestand dat de Steuerberater zelf inleest.
- DATEV herkent de aanlevering aan het adviseurnummer en het Mandant-nummer. Zonder die toewijzing gaat er niets over. Bij meerdere Duitse entiteiten met elk een eigen Mandant leggen we per entiteit vast welke nummers horen bij welke medewerkers in Personio.
- Afwezigheden komen alleen goed in DATEV als elk verloftype uit Personio aan een DATEV-afwezigheidscode hangt. DATEV rekent dan zelf de salariskorting uit op basis van die code. Een verloftype zonder code valt buiten de loonrun.
- Terugkerende vergoedingen werken alleen als elke combinatie van Festbezugs-ID en loonsoort bij alle medewerkers gelijk is ingericht. KoppelHet loopt die tabel bij de start samen met de Steuerberater na, voordat de eerste maand overgaat.
- Staan bonussen of provisies niet in Personio maar in een sales- of urensysteem, dan zet KoppelHet ze als vergoeding in Personio via de compensations-API van Personio. Zo lopen ze mee in dezelfde DATEV-overdracht en blijft er één route naar de Steuerberater.
- De compensations-API van Personio geeft het vaste salaris zonder pro rata, en per aanroep hooguit een maand, te filteren op legal_entity.id. KoppelHet vraagt per Duitse rechtspersoon apart op en zet het resultaat in de aanlevering van de Mandant die daarbij hoort. Voor een starter halverwege de maand stuurt KoppelHet het volle bedrag met de datum van indiensttreding, en rekent zelf geen deel van de maand uit.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie moet er in DATEV iets doen?
De Steuerberater. Die bestelt de datadienst en zet de rechten aan; zonder die stap komt er niets aan.
Werkt dit ook voor Nederlandse medewerkers in Personio?
Nee, DATEV is alleen voor de Duitse loonverwerking. Voor Nederland koppelen we Personio met bijvoorbeeld AFAS of Nmbrs.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Aanlevering aan DATEV via de Lohnimportdatenservice (stamgegevens, afwezigheden, vaste en uurlonen, eenmalige en terugkerende vergoedingen). Identificatie bij DATEV met adviseurnummer en Mandant-nummer; de Steuerberater bestelt de datadienst.
- KoppelHet schrijft vergoedingen uit andere systemen naar Personio met POST /v2/compensations (scopes personio:compensations:read en personio:compensations:write) op een compensation type uit GET /v2/compensations/types, en leest ter controle GET /v2/compensations.
- Een tweede DATEV-programma of Mandant krijgt een eigen aanlevering via de Lohnimportdatenservice of een ASCII-bestand dat de Steuerberater zelf inleest, af te spreken per kantoor.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
Personio-medewerker | Personalnummer bij de Mandant | Per adviseur- en Mandant-nummer |
Vast salaris | Festbezug | Op de loonsoort die de Steuerberater gebruikt |
Uurloon | Stundenlohn | |
Eenmalige vergoeding | Lohnart (Bewegungsdaten) | In de maand van uitbetaling |
Terugkerende vergoeding | Lohnart | Vaste combinatie van Festbezugs-ID en Lohnart |
Afwezigheidstype | DATEV-afwezigheidscode | Per verloftype vastgelegd |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio