Accounts in applicaties
Personio HubSpot koppeling: HubSpot-toegang die meebeweegt met team en vertrek in Personio
Met een koppeling tussen Personio en HubSpot krijgt een nieuwe collega in een sales-, marketing- of serviceteam in Personio automatisch een HubSpot-gebruiker in het bijbehorende HubSpot-team, met de rechtenset bij zijn positie. De toegang stopt op de laatste werkdag uit Personio, en goedgekeurde afwezigheid staat als afwezigheid in het HubSpot-profiel.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met Personio voor HR en HubSpot voor sales en support zetten nieuwe collega's vaak via een formulier in HubSpot, en het team wordt bij een interne overstap vergeten. Leads gaan via round robin ook naar verkopers die op vakantie zijn.
- HR maakt de medewerker aan in Personio met afdeling, team, positie en kantoor.
- Personio meldt de wijziging en KoppelHet maakt de HubSpot-gebruiker aan in het HubSpot-team dat bij het Personio-team hoort.
- Rechtenset en seat volgen de positie; de tijdzone volgt het kantoor.
- Goedgekeurde afwezigheid komt als afwezigheidsperiode in het HubSpot-profiel, zonder het soort verlof.
- Na de laatste werkdag in Personio verdwijnt de HubSpot-gebruiker, nadat de leidinggevende de klanten heeft overgedragen.
Waar je op let bij Personio en HubSpot
- Personio kent naast afdelingen ook teams, in één boom van organisatie-eenheden. HubSpot werkt met teams en subteams. KoppelHet maakt van het Personio-team het primaire HubSpot-team en hangt het onder de afdeling, zodat leadverdeling op teamniveau werkt.
- Personio legt bij een beëindiging zowel de einddatum als de laatste werkdag vast. Wie vrijgesteld is van werk, werkt vaak al weken niet meer terwijl het contract doorloopt. KoppelHet sluit HubSpot op de laatste werkdag, zodat een vertrekkende verkoper niet bij de klantgegevens blijft.
- Goedgekeurde afwezigheid uit Personio wordt een afwezigheidsperiode in HubSpot. Het soort afwezigheid, zoals ziekte of ouderschapsverlof, gaat niet mee. HubSpot ziet alleen dat iemand weg is, en collega's zien dat voordat ze een klant doorzetten.
- Personio-medewerkers hebben een kantoor, geen tijdzone. KoppelHet houdt per kantoor de tijdzone bij en zet die in HubSpot vóór de werktijden, want HubSpot accepteert werktijden pas als de tijdzone bekend is.
- Personio geeft alleen de velden vrij die een beheerder voor de API heeft opengezet. Voor HubSpot zijn naam, e-mail, organisatie, positie, kantoor, leidinggevende en afwezigheid genoeg. Salaris en persoonlijke gegevens blijven dicht.
- Personio stuurt een melding opnieuw tot drie dagen lang als die niet direct is aangekomen. KoppelHet verwerkt een herhaalde melding maar één keer, zodat er geen tweede HubSpot-gebruiker of dubbele afwezigheid ontstaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet HubSpot waarom iemand afwezig is?
Nee. De koppeling zet alleen begin en einde van de afwezigheid in HubSpot. Het soort verlof blijft in Personio.
Welke afwezigheden gaan mee?
Dat kiezen jullie per afwezigheidstype in Personio. Vaak gaan vakantie en langdurig verlof mee, en korte afspraken niet.
Wat als iemand in Personio van team wisselt?
Dan verhuist de HubSpot-gebruiker naar het nieuwe team. De rechtenset wijzigt alleen als ook de positie verandert.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via de v2-API's: persons en employments (position, org_units, office, supervisor, termination met termination_date en last_working_day), org-units met include_parent_chain en absence-periods. Webhooks (onder meer person.updated) zijn ondertekend met HMAC-SHA256 en worden tot drie dagen opnieuw verstuurd. Authenticatie met client credentials.
- Naar HubSpot schrijven we via de user provisioning API (/settings/users/2026-09), de Teams API met parentTeamId en de Users API (hs_job_title, hs_standard_time_zone, hs_working_hours, hs_out_of_office_hours). Afwezigheidsperioden mogen in HubSpot niet overlappen en moeten oplopend zijn.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in HubSpot | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | Koppeltabel naar de HubSpot-gebruiker | |
first_name / preferred_name | firstName | |
last_name | lastName | |
email | email | |
org_units (type team) | primaryTeamId | De afdeling erboven wordt het bovenliggende team |
position.title | hs_job_title en roleId | Rechtenset via een tabel per positie |
office | hs_standard_time_zone | Via een tabel per kantoor |
supervisor | Ontvanger van de overdrachtslijst | |
absence_periods (goedgekeurd) | hs_out_of_office_hours | |
termination.last_working_day | Verwijderen van de gebruiker |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio