Payroll koppeling
Personio IRIS Payroll koppeling: Britse medewerkers uit Personio als employee in Staffology Payroll
Een koppeling tussen Personio en IRIS Staffology Payroll maakt Britse medewerkers uit Personio aan als employee met payrollcode en starter details, met hun vaste salaris als PayOptions. KoppelHet bouwt deze route op de API van Staffology.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Personio en een Britse entiteit die in IRIS Staffology Payroll wordt verloond, houden medewerkers, adressen en salarissen in Personio bij. Voor elke payrun neemt iemand de Britse wijzigingen over in Staffology.
- KoppelHet krijgt een API-key van een Staffology-gebruiker met toegang tot alleen de Britse employer.
- Elk uur leest KoppelHet de gewijzigde medewerkers van de Britse entiteit in Personio.
- Een nieuwe medewerker wordt een employee met payrollcode, starter details en PayOptions.
- Bij een wijziging haalt KoppelHet het volledige record uit Staffology op en schrijft het compleet terug.
- Vóór de payrun krijgt payroll een overzicht van starters, wijzigingen en tegengehouden records.
Waar je op let bij Personio en IRIS Payroll
- Staffology zegt zelf dat de webapplicatie dezelfde API gebruikt die het openbaar aanbiedt. Een koppeling kan dus alles wat payroll in het scherm doet.
- Staffology kent geen PATCH; een wijziging gaat met PUT en moet alle schrijfbare velden bevatten. KoppelHet haalt daarom eerst het hele record op, past alleen de velden uit Personio aan en stuurt het geheel terug, zodat een adreswijziging niet stil het salaris of de belastingcode wist.
- Een nieuwe employee vraagt in Staffology starter details met een starterDeclaration. Personio heeft daar geen standaardveld voor; KoppelHet leest een eigen attribuut voor het starter statement en houdt een starter zonder keuze tegen.
- Zonder PayOptions geeft Staffology een nieuwe employee de DefaultPayOptions van de employer. KoppelHet stuurt daarom altijd het eigen salaris uit Personio mee, zodat een starter niet met het standaardbedrag van de entiteit in de eerste payrun komt.
- Een uurloon kan in Staffology alleen met basis Hourly, en alleen dan mag de controle op het nationaal minimumloon aan. Voor Britse uurloners uit Personio zet KoppelHet de basis op Hourly en het aantal uren als multiplier; voor vaste krachten blijft het Monthly.
- IRIS verkoopt meerdere salarisproducten, en de openbare API hoort bij Staffology Payroll. Werkt de Britse payroll in een ander IRIS-product, dan geldt deze route niet; dat stellen we vast voordat er iets gebouwd wordt.
- Personio levert personen per pagina van hooguit vijftig en filtert op updated_at. KoppelHet vraagt alleen de sinds de vorige ronde gewijzigde personen op en kijkt daarna of ze bij de Britse entiteit horen, zodat collega's uit andere landen nooit in Staffology komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan bonussen en overuren ook mee?
Niet in de eerste versie. Starters, salaris en vertrek eerst; variabele betalingen per payrun kunnen later als uitbreiding.
Werkt dit ook met IRIS Earnie of IRIS Payroll Business?
Deze route geldt voor Staffology Payroll, waar de openbare API bij hoort. Voor andere IRIS-producten kijken we eerst wat die aannemen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de API v2 (GET /v2/persons met updated_at.gt, scope personio:persons:read, cursor-paginering) en de employments met de Britse entiteit.
- Staffology Payroll API (JSON) met een API-key; POST /employers/{employerId}/employee met personalDetails en employmentDetails, wijzigen met PUT met alle schrijfbare velden, vertrek met de operatie Mark as Leavers. PayOptions met period, basis, payAmount en payAmountMultiplier.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in IRIS Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
first_name, last_name, gender | personalDetails (naam, geslacht) | |
Geboortedatum en adres in Personio | personalDetails (dateOfBirth, address) | |
Personio person id | employmentDetails.payrollCode | |
Startdatum dienstverband | starterDetails.startDate | |
Eigen attribuut starter statement | starterDetails.starterDeclaration (A, B of C) | |
Vast jaarsalaris | PayOptions (period Monthly, basis Monthly, payAmount) | Jaarsalaris gedeeld door twaalf |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio