Identity en access management
Personio JumpCloud koppeling: gebruikers in JumpCloud vanuit Personio, met de JumpCloud-import of maatwerk
Met een koppeling tussen Personio en JumpCloud wordt elke medewerker uit Personio een JumpCloud-gebruiker met functie, afdeling, vestiging, kostenplaats en leidinggevende, en wordt die gebruiker geschorst als het dienstverband stopt. JumpCloud heeft zelf een Personio-import die elk uur draait; KoppelHet komt erbij als verlof niet tot schorsing mag leiden, als nieuwe collega's pas op de startdatum toegang mogen krijgen of als het werkadres terug moet naar Personio.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio voor HR en JumpCloud voor accounts, SSO en apparaten gebruiken, zetten vaak eerst de import van JumpCloud aan. Daarna lopen ze aan tegen collega's met ouderschapsverlof die geschorst worden, nieuwe medewerkers die al weken voor hun eerste dag kunnen inloggen, en werkadressen die in Personio leeg blijven.
- In Personio komt een eigen API-client voor KoppelHet met leesrechten op personen, dienstverbanden en organisatie-eenheden.
- In JumpCloud maakt de beheerder een API-sleutel op een apart beheeraccount, dat niet aan één medewerker hangt.
- KoppelHet maakt de gebruiker klaar zodra iemand in Personio in onboarding staat, met werkadres volgens jullie naamgevingsregel.
- Op de startdatum wordt de gebruiker actief; groepen voor afdeling en vestiging geven de apps en apparaten.
- Na de laatste werkdag schorst KoppelHet de gebruiker; verlof leidt alleen tot schorsing als jullie dat per soort verlof afspreken.
Waar je op let bij Personio en JumpCloud
- De Personio-import van JumpCloud behandelt de statussen Leave en Inactive allebei als inactief en schorst de gebruiker zodra iemand met verlof gaat. Een collega met ouderschapsverlof verliest dan mail, SSO en zijn laptop. KoppelHet houdt verlof gescheiden van vertrek en laat de gebruiker actief, tenzij jullie voor een soort verlof iets anders vastleggen.
- In dezelfde import tellen Onboarding en Active als actief. Wie in Personio al in onboarding staat, kan dus weken voor de eerste werkdag inloggen. KoppelHet zet zo iemand in JumpCloud op klaargezet en activeert hem pas op de startdatum.
- Komt iemand terug uit een inactieve status, dan hangt het bij JumpCloud van de instelling reactivationAllowed af of de gebruiker weer actief wordt. Staat die uit, dan blijft de collega geschorst tot een beheerder ingrijpt. KoppelHet heractiveert op de dag van terugkeer en meldt dat aan IT.
- JumpCloud vult gebruikersnaam en e-mail allebei uit het werkadres in Personio. Bij een nieuwe medewerker is dat veld vaak nog leeg, en Personio accepteert een e-mailadres maar bij één persoon. KoppelHet maakt het adres met jullie naamgevingsregel en zet het terug in Personio.
- Voor de JumpCloud-import kies je in Personio welke attributen de API-gegevens mogen lezen. JumpCloud waarschuwt dat te veel attributen de import laten vastlopen, en dat een wijziging van de rechten de bestaande gegevens intrekt. KoppelHet gebruikt een eigen API-client, zodat een extra veld voor de koppeling de import van JumpCloud niet stillegt.
- De leidinggevende komt in de JumpCloud-import mee als e-mailadres van de leidinggevende. Heeft die in Personio nog geen werkadres, dan blijft de relatie leeg. KoppelHet zoekt de leidinggevende op via zijn Personio-id en legt in JumpCloud de relatie naar die gebruiker.
- Een geplande import van JumpCloud draait elk uur en staat bij een nieuwe koppeling standaard uit. KoppelHet werkt op de meldingen van Personio, zodat een beëindiging aan het einde van de laatste werkdag wordt verwerkt en niet afhangt van een schema dat iemand moet aanzetten.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen de JumpCloud-import en KoppelHet naast elkaar draaien?
Liever niet voor dezelfde medewerkers. Beide zetten de status, en dan schorst de import iemand die KoppelHet actief houdt. Kiezen jullie voor KoppelHet, dan zetten we de geplande import uit na een parallelle testweek.
Wordt een vertrekker verwijderd uit JumpCloud?
Nee, geschorst. Verwijderen na de bewaartermijn blijft een stap van IT, zodat apparaten en historie zichtbaar blijven.
Leest de koppeling salarissen in Personio?
Nee. De API-client van KoppelHet heeft alleen leesrechten op personen, dienstverbanden en organisatie-eenheden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- De JumpCloud-import voor Personio vraagt het SSO Package of hoger, een Client ID en Client Secret uit Personio met leesrechten op de employees-API, en verplichte mapping van externalId, username en email. Leave en Inactive worden geschorst, Onboarding en Active zijn actief; reactivationAllowed bepaalt het herstel. Geplande import elk uur, standaard uit.
- KoppelHet leest Personio via webhooks en de Personio API v2 (/v2/persons en /v2/persons/{id}/employments met status ONBOARDING, ACTIVE, LEAVE of INACTIVE, org_units, legal_entity, supervisor, position.title en termination; filter updated_at.gt, limit maximaal 50, cursor).
- Naar JumpCloud schrijven we via de API v1 (/systemusers, header x-api-key): employeeIdentifier (uniek per gebruiker), jobTitle, department, costCenter, company, location, manager als relatie naar een andere gebruiker, en state STAGED, ACTIVATED of SUSPENDED.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in JumpCloud | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | employeeIdentifier | Uniek per gebruiker in JumpCloud |
preferred_name of first_name | firstname | |
last_name | lastname | |
Naamgevingsregel | username en email | |
position.title | jobTitle | |
org_units (type department) | department | |
office | location | |
cost_centers | costCenter | |
legal_entity | company | |
supervisor.id | manager | Id van de JumpCloud-gebruiker van de leidinggevende |
status en last_working_day | state (STAGED, ACTIVATED, SUSPENDED) |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio