Lease en mobiliteit
Personio NS Business koppeling: medewerkers uit Personio automatisch in NS Go, per subcompany en kostenplaats
Met een koppeling tussen Personio en NS Business (NS Go) staan de Nederlandse medewerkers uit Personio automatisch in NS Go, al vanaf de status onboarding, met woonadres, werkplek, kostenplaats en de juridische entiteit van hun subcompany. Op de laatste werkdag uit Personio stopt NS Go het dienstverband, ook als de contractuele einddatum later ligt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio als HR-systeem gebruiken en Nederlandse collega's met NS Go laten reizen, voeren nieuwe mensen twee keer in. Personio kent al weken van tevoren wie er begint en wie er stopt; in NS Go gebeurt dat pas als HR eraan denkt, waardoor kaarten te laat komen of te lang blijven werken.
- HR legt in Personio een nieuwe medewerker vast bij een Nederlandse subcompany; zolang de startdatum in de toekomst ligt, staat die op onboarding.
- KoppelHet vraagt dagelijks alleen de medewerkers op bij wie een van de NS-velden is gewijzigd.
- De medewerker gaat mee in de aanlevering aan NS Go, met woonadres, werkplek, kostenplaats en juridische entiteit.
- Een verhuizing of andere werkplek in Personio werkt de volgende dag door in NS Go.
- Vult HR de laatste werkdag in, dan krijgt NS Go die als einddatum van het dienstverband.
Waar je op let bij Personio en NS Business
- Personio kent geen standaardveld voor het woonadres; organisaties leggen straat, postcode en plaats vast in eigen attributen met een eigen ID. KoppelHet legt bij de start per klant vast welke attributen het woonadres vormen, omdat NS Go het thuisadres nodig heeft voor de woon-werkreis.
- De werkplek van een medewerker komt uit de Personio-API als ID met een naam, zonder adres. KoppelHet houdt per Nederlandse werkplek het kantooradres bij in een tabel, zodat een overstap naar een andere werkplek als nieuw kantooradres in NS Go landt.
- In Personio kan een medewerker over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn, elk met een percentage. NS Go verwacht één kostenplaats per medewerker. KoppelHet stuurt de kostenplaats met het hoogste percentage, of een andere regel die finance vooraf kiest.
- Personio slaat naast de einddatum van het contract een aparte laatste werkdag op. Valt die eerder, bijvoorbeeld bij opgenomen verlof aan het eind, dan gebruikt KoppelHet de laatste werkdag als einddatum in NS Go, zodat er daarna geen woon-werkreizen meer op de rekening komen.
- Een nieuwe medewerker met een startdatum in de toekomst staat in Personio op onboarding. KoppelHet stuurt die medewerker al naar NS Go, omdat een NS-Business Card tot tien werkdagen onderweg kan zijn.
- De Personio-API kan wijzigingen sinds een tijdstip filteren op een lijst attributen. KoppelHet vraagt alleen naar naam, mail, adres, werkplek, subcompany, kostenplaats en datums, zodat een gewijzigd verlofsaldo of salaris geen aanlevering aan NS Go veroorzaakt.
- Personio maakt onderscheid tussen interne en externe medewerkers. KoppelHet neemt externen standaard niet mee naar NS Go, tenzij jullie regeling ook voor hen geldt; die keuze leggen we per klant vast.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als het woonadres in Personio leeg is?
Dan komt de medewerker op een lijst voor HR in plaats van zonder adres in NS Go. Zonder woonadres kan NS Go de woon-werkreis niet bepalen.
Gaan de reiskosten terug naar Personio?
Niet in deze koppeling. De kosten per looncode horen bij de salarisverwerking; die stroom kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio Personnel Data API (v1) - GET /company/employees met updated_since en attributes[] als selectiefilter. Attributen onder meer status (onboarding, active, leave, inactive), employment_type, subcompany, office, cost_centers met percentage, hire_date, termination_date en last_working_day; het woonadres in dynamic_-attributen. Welke attributen leesbaar zijn, stelt de klant in bij de API-credentials.
- NS Go ondersteunt volgens NS een dagelijkse import van een gegevensbestand of een directe API-koppeling voor in- en uitdienst, functie en adres. Formaat en velden spreken we per klant met NS af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in NS Business | Toelichting |
|---|---|---|
id | Personeelsnummer | Of een eigen personeelsnummerveld, per klant |
first_name en last_name | Voornaam en achternaam | |
email | E-mailadres | |
dynamic_ adresvelden | Thuisadres | Personio heeft geen standaard woonadres; veld-ID's per klant |
office | Kantooradres | Via een tabel van werkplek naar adres |
subcompany | Juridische entiteit | Via een tabel van subcompany naar KVK-nummer |
cost_centers | Kostenplaats | Bij een verdeling de kostenplaats met het hoogste percentage |
hire_date en last_working_day | Start- en einddatum dienstverband |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio