Identity en access management
Personio Omada koppeling: medewerkers uit Personio als identiteiten in Omada Identity
Met een koppeling tussen Personio en Omada Identity leest Omada elke medewerker uit Personio als identiteit, met juridische entiteit, afdeling, team, functie, leidinggevende en een status die volgt uit het dienstverband. KoppelHet zet de gegevens uit Personio klaar als één regel per medewerker die de REST-collector van Omada inleest, zodat Omada rollen toekent en toegang intrekt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Omada inzetten voor toegangsbeheer en Personio voor HR, missen vaak een bron die Omada direct kan lezen. Een export uit Personio die iemand met de hand in Omada zet, loopt achter, en rollen die op afdeling of team hangen veranderen dan te laat.
- In Personio komt een API-client met alleen leesrechten op personen, dienstverbanden en organisatie-eenheden.
- KoppelHet verwerkt meldingen uit Personio en houdt per medewerker één actuele regel bij, met de status volgens jullie afspraken.
- In Omada maakt de beheerder een systeem met de REST-collector voor identiteitsgegevens, met OAuth2 Client Credentials naar KoppelHet.
- Omada leest identiteiten en contexten, en koppelt elke identiteit aan zijn entiteit, afdeling en team.
- Bij livegang zetten we een drempel op verwijderde identiteiten, zodat een fout in de bron niet iedereen in één keer laat verdwijnen.
Waar je op let bij Personio en Omada
- KoppelHet levert een adres dat de REST-collector van Omada direct leest, zonder tussenbestand.
- Bij Personio heeft een persoon één of meer dienstverbanden, het nieuwste eerst. De REST-collector van Omada gebruikt bij geneste gegevens alleen het eerste element van een lijst. KoppelHet kiest daarom vooraf het geldende dienstverband en levert één platte regel per persoon.
- Omada kent naast identiteiten ook contexten, met een eigen business key en type, en koppelt identiteiten daaraan. KoppelHet levert de juridische entiteiten, afdelingen en teams uit Personio als contexten, zodat beleid in Omada per entiteit of team kan verschillen.
- Personio zet medewerkers met verlof op LEAVE en nieuwe collega's op ONBOARDING. Omada kent voor een identiteit de toestanden actief, inactief en beëindigd. KoppelHet vertaalt LEAVE standaard naar actief, ONBOARDING naar inactief tot de startdatum, en INACTIVE naar beëindigd.
- Omada waarschuwt dat een status uit de HR-bron statuswijzigingen in Omada zelf kan overschrijven. Met jullie leggen we vast welke kant leidend is, zodat een blokkade die security in Omada zet niet door de volgende Personio-import wordt opgeheven.
- De leidinggevende staat in Personio als verwijzing naar een andere persoon. Omada heeft de business key van de identiteit van die leidinggevende nodig voor goedkeuringen en reviews. Omdat KoppelHet het Personio-id als business key gebruikt, wijst de verwijzing direct naar de juiste identiteit.
- Personio kent een laatste werkdag en een einddatum van het contract, die weken uit elkaar kunnen liggen. KoppelHet levert beide aan Omada, zodat jullie in Omada kunnen kiezen of toegang op de laatste werkdag of op de einddatum vervalt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet een CSV-export uit Personio?
Die moet iemand maken en klaarzetten, en loopt achter zodra hij is gemaakt. De REST-collector leest bij elke import de actuele stand.
Kan Omada daarna zelf accounts maken in Entra ID of Active Directory?
Ja, met de connectoren van Omada. KoppelHet levert alleen de HR-bron.
Gaan er salarisgegevens naar Omada?
Nee. De API-client in Personio kan compensaties niet lezen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks en de Personio API v2 (/v2/persons, /v2/persons/{id}/employments met status, type, org_units met type department of team, legal_entity, supervisor, position.title, employment_start_date en termination; filter updated_at.gt, limit maximaal 50, cursor). Alleen leesscopes; geen compensaties.
- Omada leest via de REST-collector (Content: Identity data) met OAuth2 Client Credentials: identiteiten met Business key, Unique ID, Name en Status, contexten met business key, Name en Type, en context assignments per identiteit. Paginering via Link-header (rel=next); Thresholds voor nieuwe, gewijzigde en verwijderde objecten in procenten (standaard 0, uit); Error message JSON path voor foutmeldingen van KoppelHet.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Omada | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | Business key en Unique ID | |
preferred_name of first_name + last_name | Name | |
status en last_working_day | Status | |
legal_entity | Context (juridische entiteit) | |
org_units (type department) | Context (afdeling) | |
org_units (type team) | Context (team) | |
position.title | Functie | |
supervisor.id | Manager (business key) | |
type (INTERNAL of EXTERNAL) | Soort identiteit | |
employment_start_date en termination_date | Begin- en einddatum |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio