OIIdentity en access management
Personio One Identity koppeling: medewerkers uit Personio in One Identity Manager
Met een koppeling tussen Personio en One Identity Manager staan medewerkers, afdelingen en teams uit Personio elke dag klaar in vaste bestanden, die de CSV-connector van One Identity Manager inleest. One Identity Manager maakt daarmee accounts en rechten aan, en ziet een vertrek op de laatste werkdag uit Personio.
Wat de koppeling doet
Organisaties die One Identity Manager gebruiken en hun HR in Personio hebben, laden medewerkers vaak via een export die iemand periodiek uit Personio haalt. Die export verandert van opbouw zodra HR een kolom toevoegt, en een vertrek komt pas in One Identity Manager als de volgende export er staat.
- In Personio komt een API-client met alleen leesrechten op personen, dienstverbanden en organisatie-eenheden.
- KoppelHet maakt twee bestanden met een vaste opbouw, medewerkers en organisatie, en zet ze op de plek die de synchronisatieserver leest.
- De beheerder van One Identity Manager richt de CSV-connector in met beide bestanden in één systeemverbinding.
- One Identity Manager leest de bestanden en koppelt personen aan afdelingen en leidinggevenden.
- Bij vertrek blijft de regel staan met de laatste werkdag ingevuld, zodat One Identity Manager het vertrek zelf verwerkt.
Waar je op let bij Personio en One Identity
- One Identity heeft cloudconnectoren voor HR-systemen als Workday, maar we vonden er geen voor Personio. De CSV-connector van One Identity Manager leest elke bron die zich aan een vaste bestandsopbouw houdt. KoppelHet zorgt dat Personio die opbouw elke dag precies zo levert.
- Een persoon kan in Personio meerdere dienstverbanden hebben, bijvoorbeeld bij een overstap naar een andere entiteit. Bij een dubbele sleutel kiest de CSV-connector naar instelling de eerste, de laatste, geen enkele regel of een foutmelding. KoppelHet voorkomt dat door per persoon alleen het geldende dienstverband in het bestand te zetten.
- Afdelingen en teams zijn in Personio losse organisatie-eenheden. De CSV-connector kan één kolom als pad in een hiërarchie lezen en laadt bovenliggende eenheden eerst. KoppelHet zet elk team onder zijn afdeling in dat pad, zodat One Identity Manager ze als één boom ziet.
- Een bestand uit een andere bron kan One Identity Manager niet gebruiken om ontbrekende personen als openstaand te markeren. Wie in Personio INACTIVE wordt, verdwijnt daarom niet uit het bestand; de regel blijft staan met de laatste werkdag als ExitDate tot na de bewaartermijn.
- Personio wordt vaak internationaal gebruikt, met namen als Søren of Łukasz. KoppelHet schrijft de bestanden in UTF-8 en zet tekstkolommen tussen aanhalingstekens, zodat de CSV-connector bijzondere tekens en komma's in functienamen goed leest.
- Personio levert datums als jaar-maand-dag, en de CSV-connector leest datums volgens de taal die bij het bestand is ingesteld. KoppelHet houdt het formaat jaar-maand-dag aan en legt dat vast in de systeemverbinding, zodat een ExitDate nooit als een andere maand wordt gelezen.
- Medewerkers met verlof staan in Personio op LEAVE en blijven in het bestand als actief. Voor een soort verlof waarbij toegang moet stoppen, zet KoppelHet een aparte kolom, zodat One Identity Manager daar een eigen regel op kan zetten zonder dat het vertrek wordt gesimuleerd.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met meerdere juridische entiteiten?
Ja. Alle entiteiten staan in hetzelfde bestand, met de entiteit in een eigen kolom.
Kan het werkadres terug naar Personio?
Ja, maar niet via de bestanden. Dat kan later als uitbreiding, met schrijfrechten op het e-mailadres in Personio.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks en de Personio API v2 (/v2/persons, /v2/persons/{id}/employments met status, type, org_units met type department of team, legal_entity, supervisor, position.title, employment_start_date en termination; filter updated_at.gt, limit maximaal 50, cursor). Alleen leesscopes.
- One Identity Manager leest via de CSV-connector twee bestanden in één systeemverbinding (UTF-8, vaste kopregel, tekstbegrenzers), met een sleutelkolom in het medewerkerbestand, Hierarchical sort order op het afdelingspad, Uniqueness violation behavior op Throw error, Read-only access en Data import in de synchronisatiestap. Toegang tot de bestanden direct of via een remote connection server.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in One Identity | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | Sleutelkolom PersonnelNumber | |
preferred_name of first_name | FirstName | |
last_name | LastName | |
position.title | Kolom functie | |
org_units (department en team) | Afdelingspad (hiërarchische sortering) | |
legal_entity | Kolom bedrijf | |
supervisor.id | Kolom leidinggevende | |
type (INTERNAL of EXTERNAL) | Kolom soort medewerker | |
employment_start_date | EntryDate | |
last_working_day | ExitDate |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio