HR naar ERP
Personio Oracle Fusion ERP koppeling: dienstverbanden uit Personio als worker met onkostenrekening en goedkeurder
Met een koppeling tussen Personio en Oracle Fusion ERP wordt elk dienstverband uit Personio een worker in Oracle, bij de juiste legal employer, met leidinggevende en een standaard onkostenrekening uit de kostenplaats. Zo kan een nieuwe collega vanaf dag één declareren en goedkeuren in Oracle, en een uitdiensttreding in Personio beëindigt de werkrelatie in Oracle.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio als HR-systeem gebruiken en Oracle Fusion Cloud ERP voor finance, inkoop en declaraties, hebben in Oracle wel workers nodig maar geen Oracle HCM. Finance voert die workers dan met spreadsheets in, en wie zonder onkostenrekening binnenkomt, kan zijn eerste declaratie niet indienen.
- Personio meldt een gewijzigd dienstverband; KoppelHet haalt het dienstverband met kostenplaatsen en leidinggevende op.
- KoppelHet stelt de onkostenrekening samen uit legal entity en kostenplaats en controleert die tegen de lijst van finance.
- De wijzigingen gaan als HCM Data Loader-bestand naar Oracle, met de Personio-ID's als bronsleutel.
- KoppelHet vraagt de laadstatus op en zet afgewezen regels op de foutenlijst.
- Bij een uitdiensttreding wordt de werkrelatie op de laatste werkdag beëindigd.
Waar je op let bij Personio en Oracle Fusion ERP
- Personio kan een dienstverband over meerdere kostenplaatsen verdelen, elk met een gewicht. Oracle kent op de toewijzing één standaard onkostenrekening. KoppelHet neemt de kostenplaats met het hoogste gewicht, en zet een gelijke verdeling op een lijst voor finance in plaats van zelf te kiezen.
- Personio onderscheidt interne en externe dienstverbanden. Oracle legt per werkrelatie vast of iemand werknemer of contingent worker is. KoppelHet laadt een extern dienstverband als contingent worker, zodat inhuur in Oracle wel kan declareren maar in rapportages niet bij de eigen medewerkers telt.
- Personio legt een overstap naar een andere entiteit vast als beëindiging met het type wissel van bedrijf. Oracle staat niet toe dat op dezelfde werkrelatie tegelijk een beëindiging en een global transfer worden geladen. KoppelHet beëindigt daarom de oude werkrelatie en laadt het nieuwe dienstverband als aparte werkrelatie bij de nieuwe legal employer, met de volgende dag als begindatum.
- Oracle herkent records aan een bronsleutel, en de eigenaar daarvan moet vooraf als waarde in de lookup HRC_SOURCE_SYSTEM_OWNER staan. KoppelHet gebruikt de ID's van persoon en dienstverband uit Personio als bronsleutel, zodat een tweede dienstverband van dezelfde persoon een tweede werkrelatie wordt en geen dubbele persoon.
- Personio kent een reeks soorten uitdiensttreding, zoals eigen ontslag, ontslag door de werkgever, pensioen en een aflopend contract. Oracle vraagt bij een beëindiging een actiecode en kan een reden vastleggen. KoppelHet zet het type uit Personio met een tabel om naar de actie- en redencodes die in Oracle zijn ingericht, zodat rapporten over verloop in Oracle bruikbaar blijven.
- Wordt een uitdiensttreding in Personio teruggedraaid nadat Oracle hem al heeft verwerkt, dan kent Oracle een aparte vlag om de beëindiging ongedaan te maken. KoppelHet vergelijkt elke ronde de beëindigingen in Personio met wat al is geladen en stuurt in dat geval die terugdraai, zodat de worker weer actief wordt met dezelfde toewijzing.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we Oracle HCM nodig?
Nee. Oracle Fusion ERP gebruikt zijn eigen workergegevens voor declaraties en goedkeuringen. Deze koppeling vult die vanuit Personio.
Gaat het loonjournaal ook via deze koppeling?
Nee. Deze koppeling houdt workers actueel. Een journaal uit de payroll naar Oracle is een aparte stroom die later als uitbreiding kan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks (employment.created, employment.updated, employment.updated.cost-centers, employment.terminated; alleen ID's, bevestigen binnen 3 seconden, HMAC-SHA256-handtekening) en GET /v2/persons/{person_id}/employments (type INTERNAL of EXTERNAL, legal_entity, supervisor, org_units, cost_centers met weight, termination met termination_date, last_working_day en type, waaronder SUB_COMPANY_SWITCH).
- Oracle via HCM Data Loader (Worker.dat) - componenten Worker, PersonName, PersonEmail, WorkRelationship (LegalEmployerName, WorkerType, TerminateWorkRelationshipFlag, ActualTerminationDate, ActionCode, ReasonCode, ReverseTerminationFlag), WorkTerms, Assignment (BusinessUnitId, DepartmentName, DefaultExpenseAccount als aaneengesloten segmenten) en AssignmentSupervisor, met SourceSystemOwner uit HRC_SOURCE_SYSTEM_OWNER en SourceSystemId. Terminate en GlobalTransferFlag niet tegelijk op één werkrelatie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Oracle Fusion ERP | Toelichting |
|---|---|---|
employment.id | SourceSystemId (WorkRelationship, WorkTerms, Assignment) | |
person: voornaam, achternaam, e-mail | PersonName en PersonEmail | |
legal_entity.id | LegalEmployerName en BusinessUnitId | Vertaaltabel |
type (INTERNAL, EXTERNAL) | WorkerType E of C | |
cost_centers (hoogste weight) | DefaultExpenseAccount | Segmenten met het scheidingsteken van het rekeningschema |
org_units (type department) | DepartmentName | |
supervisor.id | AssignmentSupervisor | |
termination.last_working_day en type | ActualTerminationDate, ActionCode en ReasonCode |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio