Payroll koppeling
Personio PayFit koppeling: loonstroken uit PayFit terug in Personio
Met een koppeling tussen Personio en PayFit komen de loonstroken uit PayFit na elke loonperiode als document bij de medewerker in Personio. KoppelHet haalt ze op via de API van PayFit en zet ze in een vaste documentcategorie, zodat medewerkers ze in hun eigen profiel zien.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Personio vastleggen en de salarissen in PayFit verwerken, hebben de loonstrook alleen in PayFit staan, terwijl medewerkers hun documenten in Personio zoeken.
- KoppelHet krijgt een API-key van PayFit en API-gegevens in Personio.
- Payroll draait de loonrun in PayFit en sluit de periode af.
- KoppelHet haalt na de run de loonstroken op en zet ze in de juiste documentcategorie bij de medewerker in Personio.
Waar je op let bij Personio en PayFit
- KoppelHet haalt de loonstroken op met de payslip-endpoints van PayFit en uploadt ze in Personio in een vaste documentcategorie, die medewerkers in hun eigen profiel zien.
- Het uploaden van documenten in Personio loopt via een endpoint met een limiet van 60 verzoeken per minuut en bestanden tot 30 MB. Na een run met veel loonstroken verdeelt KoppelHet de uploads over meerdere minuten in plaats van ze in één keer te versturen.
- KoppelHet koppelt een PayFit-collaborator niet op e-mail aan een Personio-persoon. PayFit legt het privéadres vast en Personio het werkadres, dus matchen op e-mail zou mislukken.
- PayFit heeft per collaborator een veld matricule, bedoeld als eigen ID voor de koppeling met andere software. Legt payroll daar het Personio-ID vast, dan gebruikt KoppelHet dat als sleutel. Anders koppelen we bij de start eenmalig op voornaam en achternaam, laat payroll twijfelgevallen bevestigen en bewaren we het paar.
- PayFit geeft per maand een payrollstatus, completed of not_completed, met het tijdstip waarop de laatste run klaar was. KoppelHet vraagt die status op en haalt pas loonstroken op als de maand op completed staat, zodat er geen voorlopige strook in Personio komt.
- Een loonstrook hangt in PayFit aan een contract, met jaar en maand als losse tekst. Wie in één maand twee contracten had, krijgt twee stroken. KoppelHet zet het contract in de titel van het document en de eerste dag van de loonmaand in het datumveld van Personio.
- Personio kan per medewerker de documenten in een categorie opvragen, gefilterd op aanmaakdatum. Voordat KoppelHet een strook uploadt, kijkt het of die maand al in de categorie staat. Een tweede run in dezelfde maand levert zo geen dubbele loonstrook op.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waar zien medewerkers hun loonstrook?
In Personio, in de vaste documentcategorie in hun eigen profiel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest loonstroken met GET /companies/{companyId}/collaborators/{collaboratorId}/payslips en de payslip per ID op partner-api.payfit.com (API-key van de klant), en schrijft ze naar Personio met POST /company/documents op een categorie uit /company/document-categories.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in PayFit | Toelichting |
|---|---|---|
PayFit-collaborator | Personio-persoon | Niet op e-mail gekoppeld |
PayFit-loonstrook (PDF) | Document in Personio | Met vaste documentcategorie |
matricule | employee_id | Als payroll het Personio-ID in PayFit vastlegt |
year en month van de loonstrook | date | Eerste dag van de loonmaand |
year, month en contractId | title | Maximaal 255 tekens |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio