Verlof, verzuim en uren
Personio Quinyx koppeling: medewerkers en goedgekeurde afwezigheid uit Personio in het rooster
Met een koppeling tussen Personio en Quinyx komen nieuwe medewerkers, wijzigingen, vertrek en goedgekeurde afwezigheid uit Personio automatisch in Quinyx, zodat de planning met de actuele bezetting roostert. KoppelHet zet goedgekeurd verlof dezelfde dag in het rooster en vertaalt vestigingen en contracten naar units en agreements in Quinyx.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verlof in Personio en roosters in Quinyx beheren, zien goedgekeurd verlof vaak pas laat in het rooster. Verlof dat 's ochtends wordt goedgekeurd voor dezelfde middag, ziet de planner dan pas de volgende dag, en iemand staat ingeroosterd terwijl hij vrij heeft.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Personio, met vestiging, afdeling en uren per week. KoppelHet zet de medewerker met een agreement in de juiste unit in Quinyx.
- Een medewerker vraagt verlof aan in Personio en de leidinggevende keurt het goed.
- KoppelHet ziet de goedkeuring bij de volgende controle en zet de afwezigheid in Quinyx, in hele of halve dagen of in uren.
- Verschuift of verdwijnt de afwezigheid in Personio, dan past KoppelHet het rooster direct aan.
- Bij vertrek zet KoppelHet de laatste werkdag in Quinyx.
Waar je op let bij Personio en Quinyx
- KoppelHet controleert meerdere keren per dag, zodat een vrije middag die 's ochtends wordt goedgekeurd dezelfde ochtend al in het rooster staat.
- Personio stuurt een melding als een afwezigheid wordt aangemaakt, verschoven of verwijderd, maar bewust niet bij een goedkeuring. Wie alleen op meldingen vertrouwt, mist dus het moment dat verlof definitief wordt. KoppelHet vraagt daarom op een vast interval de afwezigheden op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd en kijkt naar de goedkeuringsstatus.
- Personio legt bij elke afwezigheid een tijdzone vast, terwijl Quinyx tijden standaard in UTC teruggeeft. Bij verlof in uren rekent KoppelHet de tijden om, zodat een vrije ochtend in een Duitse vestiging niet een uur verschuift.
- Afwezigheid staat in Personio in dagen of in uren, met halve dagen aan het begin of einde. Quinyx kent een hele afwezigheid en een gedeeltelijke afwezigheid vanaf het begin of het einde van de dienst. KoppelHet kiest per afwezigheid de passende vorm.
- Personio raadt zelf aan Personio leidend te houden voor afwezigheid. KoppelHet schrijft daarom niets terug naar Personio, zodat een wijziging in het rooster het verlofdossier niet overschrijft.
- Personio houdt aanwezigheid ook zelf bij. Klokken medewerkers in Quinyx, dan blijft de aanwezigheid in Personio leeg of dubbel. KoppelHet laat de tijdregistratie in Quinyx en zet geen aanwezigheid in Personio, tenzij jullie dat later als uitbreiding willen.
- Personio noemt een vestiging een office, Quinyx werkt met units. Een medewerker die in een tweede vestiging bijspringt, blijft in Personio bij de eigen office; in Quinyx krijgt hij daar een extra rol, zodat hij in beide te roosteren is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan gewerkte uren terug naar Personio?
Niet in deze koppeling. De uren gaan meestal naar de salarisverwerking per land. Dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via de Personio API v2 met client credentials. Afwezigheid via GET /v2/absence-periods met updated_at.gte en approval.status; dagen per periode via /v2/absence-periods/{id}/breakdowns. Webhooks absence-period.created, absence-period.updated.timerange en absence-period.deleted; een goedkeuring geeft geen webhook.
- Naar Quinyx schrijven we medewerkers via de Employees API v3 en rollen via /hr/v3/role-assignments, agreements via wsdlUpdateAgreementsV2. Afwezigheid via de v2 Absences API (volledig of part-time met absenceRate en absenceRateDirection); Quinyx geeft datums en tijden standaard in UTC, met de Prefer-header voor een andere tijdzone.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
Person id | badgeNumber | |
Voornaam en achternaam | personalInformation.firstName, lastName | |
E-mail | email | |
office | employment.homeGroupId | Via een tabel van Personio-vestigingen naar Quinyx-units |
weekly_working_hours | Contracturen (agreement) | |
Startdatum dienstverband | employment.employmentStartDate | |
Einddatum dienstverband | leaveDate | |
Absence period (approval.status APPROVED) | Absence | Per afwezigheidstype een type in Quinyx |
starts_from en ends_at (met timezone_id) | Begin en einde van de absence |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio