Payroll koppeling
Personio Sage Payroll koppeling: bonussen, provisies en overuren uit Personio als bestand voor Sage 50 Payroll
Met een koppeling tussen Personio en Sage 50 Payroll komen bonussen, provisies en overuren die als compensatie in Personio staan per loonperiode in een bestand met uren en tarieven, dat payroll in Sage 50 Payroll inleest. KoppelHet zet ze op betalingen die in Sage al bij de medewerker horen, zodat ze niet meer per spreadsheet bij de salarisadministratie komen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Personio en een Britse entiteit die in Sage 50 Payroll wordt verloond, sturen overuren, bonussen en provisies vaak per spreadsheet naar de salarisadministratie.
- KoppelHet leest per loonperiode de compensaties van de Britse medewerkers in Personio.
- KoppelHet maakt een bestand met uren en tarieven in het Sage 50-sjabloon Employee Payments (Hours and Rates).
- Payroll maakt een back-up en leest het bestand in Sage 50 Payroll in via Data Import.
Waar je op let bij Personio en Sage Payroll
- Sage 50 Payroll heeft geen open API. Payroll leest het bestand van KoppelHet in via Data Import, na een back-up.
- Het sjabloon Hours and Rates past alleen betalingen aan die in Sage al bij de medewerker horen. KoppelHet zet bonussen, provisies en overuren daarom op die bestaande betalingen.
- De compensations-API van Personio geeft compensaties per periode van hooguit een maand. KoppelHet vraagt ze daarom per loonperiode op.
- De compensations-API geeft alle soorten terug, ook het vaste salaris en het uurloon. Het sjabloon Hours and Rates werkt alleen de invoer van de loonrun bij, niet het medewerkerrecord in Sage. KoppelHet neemt daarom alleen eenmalige bedragen en bonusuitbetalingen op; het vaste salaris blijft in Sage.
- Personio kan compensaties filteren op juridische entiteit. KoppelHet vraagt alleen die van de Britse entiteit op, zodat collega's in andere landen nooit in een bestand voor Sage 50 Payroll komen.
- In Sage 50 Payroll werkt een import van uren en tarieven niet voor factored payments; Sage neemt via dit sjabloon alleen gewerkte uren of een tarief per uur aan. Bij de start leggen we per compensatietype in Personio vast op welke Sage-betaling het landt en of het bedrag als uren of als tarief meegaat.
- Een nieuwe betaling aan een medewerker toewijzen gaat in Sage via een apart sjabloon, Assign Employee Payments, en dat kan bestaande betalingen niet bijwerken. Heeft een medewerker de betaling nog niet, dan zet KoppelHet hem op een lijst voor payroll in plaats van een regel te sturen die Sage niet verwerkt.
- Elk bedrag in Personio heeft een valutacode volgens ISO 4217. Sage 50 Payroll rekent in ponden, dus een compensatie in een andere valuta neemt KoppelHet niet op in het bestand maar meldt het aan payroll.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan KoppelHet direct in Sage 50 Payroll schrijven?
Nee. Sage 50 Payroll heeft geen open API; payroll leest het bestand in via Data Import.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest compensaties met GET /v2/compensations (scope personio:compensations:read, per periode van hooguit een maand) en schrijft een CSV in het sjabloon Employee Payments (Hours and Rates), dat payroll na een back-up inleest via File > Data Import.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
Compensatie BONUS_PAYOUT of ONE_TIME | Employee Payments (Hours and Rates) | Op een betaling die al bij de medewerker hoort |
person.id | Employee Reference | Via een vertaaltabel, bij de start gevuld |
legal_entity.id | Selectie van de Britse entiteit | Alleen medewerkers van die entiteit komen in het bestand |
type.name | Betaling in Sage 50 Payroll | Vaste vertaaltabel per compensatietype |
amount (value, currency) | Hours of Rate | Alleen bedragen in GBP |
effective_from | Loonperiode van het bestand | Opgevraagd met start_date en end_date |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio