HR naar ERP
Personio SAP S/4HANA koppeling: dienstverbanden uit Personio als werkovereenkomst, met kostenplaats en arbeidstijd
Met een koppeling tussen Personio en SAP S/4HANA wordt elk intern dienstverband in Personio een werkovereenkomst in SAP S/4HANA, met bedrijfscode uit de juridische entiteit, één standaardkostenplaats en het percentage arbeidstijd. Een wissel naar een andere entiteit in Personio wordt in S/4HANA een overstap van bedrijfscode, geen vertrek.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Personio voor HR en SAP S/4HANA Cloud voor finance houden medewerkers in S/4HANA vaak bij met een CSV-import. Personio verdeelt medewerkers over meerdere kostenplaatsen en kent wissels tussen entiteiten, terwijl S/4HANA per periode één standaardkostenplaats en één bedrijfscode verwacht.
- Personio meldt een gewijzigd of beëindigd dienstverband; KoppelHet haalt de dienstverbanden van die persoon op.
- Interne dienstverbanden worden vertaald naar bedrijfscode, kostenplaats en arbeidstijd; externe blijven buiten de replicatie.
- KoppelHet stuurt de medewerker via de replicatie-API naar S/4HANA en volgt de zakenpartnerstap.
- Een wissel van entiteit gaat als overstap van bedrijfscode; het oude personeelsnummer komt bij finance.
- Een beëindiging sluit de werkovereenkomst af op de einddatum uit Personio.
Waar je op let bij Personio en SAP S/4HANA
- Personio geeft per dienstverband de uren per week en het aantal uren dat als voltijd geldt. S/4HANA wil zowel uren per week als een percentage arbeidstijd, en accepteert geen lege waarde. KoppelHet rekent het percentage uit die twee getallen, zodat een parttimer van vierentwintig uur bij een voltijd van veertig op zestig procent komt.
- Personio kent als soort beëindiging een wissel naar een ander bedrijf binnen de groep. In S/4HANA is dat geen vertrek maar een andere bedrijfscode, met een nieuw personeelsnummer. KoppelHet herkent dit soort beëindiging, sluit de werkovereenkomst niet af als vertrek en meldt finance welk oud nummer opgeruimd moet worden.
- Een dienstverband in Personio is intern of extern. Een externe kracht wordt in S/4HANA een dienstverlener, en die kan alleen met een werkorder met leverancier worden aangelegd. Omdat Personio geen leverancier vastlegt, repliceert KoppelHet alleen interne dienstverbanden; externe gaan als lijst naar inkoop.
- In Personio hangt een dienstverband aan een of meer kostenplaatsen, elk met een gewicht. S/4HANA weigert de hele medewerker als er in één periode meer dan één standaardkostenplaats binnenkomt. KoppelHet stuurt de kostenplaats met het grootste gewicht als standaard; bij twee gelijke gewichten wacht de medewerker op een keuze van finance.
- Personio onderscheidt de laatste werkdag van de einddatum van het dienstverband. Voor S/4HANA telt de einddatum: tot die dag kan iemand nog declaraties indienen en worden kosten geboekt. KoppelHet sluit de werkovereenkomst daarom op de einddatum, niet op de laatste werkdag.
- De externe id van een medewerker in S/4HANA mag maximaal twintig tekens hebben. KoppelHet gebruikt het id van de persoon in Personio, niet de naam of het e-mailadres, en controleert bij de eerste vulling of medewerkers die al via een CSV in S/4HANA staan dezelfde id hebben.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de volledige kostenverdeling uit Personio mee?
In de eerste versie gaat alleen de standaardkostenplaats mee. De verdeling als alternatieve kostentoewijzing kan later als uitbreiding.
Gaan salarisgegevens mee?
Nee. S/4HANA heeft voor declaraties en inkoop geen salaris nodig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de v2-API voor persons en employments (status, type INTERNAL of EXTERNAL, weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, legal_entity, cost_centers met weight, employment_start_date, termination met termination_date, last_working_day en type, waaronder SUB_COMPANY_SWITCH) en webhooks voor employments.
- SAP S/4HANA Cloud Public Edition via de SOAP-API WORKFORCEPERSONMASTERDATAREPLI (scope item 1FD, SAP_COM_0301). PersonExternalID maximaal 20 tekens; WorkingTimePercentage en WeeklyWorkinghours niet leeg; meer dan één standaardkostenplaats per periode wordt geweigerd; bij een andere bedrijfscode twee blokken WorkAgreementJobInformation en een nieuw personeelsnummer. PersonWorkAgreementType 3 vraagt een WorkOrder met Supplier.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in SAP S/4HANA | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | PersonExternalID | |
first_name, last_name | Voornaam en achternaam | |
employment.legal_entity | Bedrijfscode | Vertaaltabel |
employment_start_date | Begindatum werkovereenkomst | |
weekly_working_hours / full_time_weekly_working_hours | WorkingTimePercentage | |
weekly_working_hours | WeeklyWorkinghours | |
cost_centers (weight) | Standaardkostenplaats | Kostenplaats met het grootste gewicht |
position.title | Functieomschrijving | |
termination.termination_date | Einddatum werkovereenkomst |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio