Payroll koppeling
Personio Silae koppeling: Franse medewerkers en afwezigheid uit Personio in mySilae Paie
Een koppeling tussen Personio en Silae maakt Franse medewerkers uit Personio aan als salarié met emploi in Silae en zet goedgekeurde afwezigheid door met de afwezigheidscodes van het dossier. De API-toegang tot Silae loopt via de Silae-partner die de Franse lonen verwerkt, meestal het expert-comptable-kantoor.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Personio en een Franse entiteit waarvan de lonen bij een expert-comptable in Silae lopen, exporteren elke maand gegevens uit Personio. Het kantoor schoont die export op en voert de wijzigingen met de hand in Silae in.
- Het kantoor maakt in het Silae API-portaal een API-account aan dat alleen de dossiers van deze werkgever ziet.
- KoppelHet leest elk uur de gewijzigde medewerkers van de Franse entiteit in Personio.
- Een nieuwe medewerker wordt een salarié met emploi in Silae; KoppelHet bewaart de matricule bij de Personio-ID.
- Goedgekeurde afwezigheid gaat met de Silae-code van het verloftype naar het dossier.
- Vóór de afsluiting krijgt het kantoor een lijst van wat er is doorgezet en wat is tegengehouden.
Waar je op let bij Personio en Silae
- Personio heeft geen integratie met Silae. In de Personio-community vroeg een Franse gebruiker in 2022 naar een API of koppeling, omdat het kantoor elke maand een export opschoonde en met de hand in Silae invoerde; andere gebruikers vroegen er later ook om, zonder antwoord dat er een is.
- Silae geeft een API-account alleen aan partners, zoals accountantskantoren, payrollbureaus en resellers. Een werkgever met Personio krijgt toegang dus via het kantoor, dat het account kan doorgeven aan de klant. De subscription key bepaalt welke dossiers de koppeling ziet.
- Personio heeft geen standaardveld voor het Franse sociale-zekerheidsnummer, terwijl Silae precies vijftien tekens met een kloppende sleutel eist. KoppelHet leest een eigen attribuut in Personio en controleert de sleutel vóór verzending; een fout nummer wordt een melding aan HR, geen afgewezen aanvraag bij het kantoor.
- De matricule is in Silae de sleutel waarmee de API een salarié terugvindt, en een salarié zonder matricule is via de API onbereikbaar. Laat het dossier Silae de matricule zelf nummeren, dan bewaart KoppelHet het nummer uit het antwoord bij de Personio-ID.
- Of een afwezigheid in uren of in dagen naar Silae gaat, hangt af van de instellingen van het dossier en de salarié. Een verloftype uit Personio dat niet in de conventie van de medewerker bestaat, weigert Silae met "Le code absence n'existe pas"; KoppelHet legt de vertaaltabel daarom vooraf met het kantoor vast.
- Trekt HR in Personio verlof in dat in een eerdere Silae-periode viel, dan adviseert Silae code 633 met absenceRectificative. KoppelHet stuurt zo'n correctie niet zelf, maar zet hem op de lijst voor het kantoor, omdat een correctie op een afgesloten periode een keuze van de payrollspecialist is.
- Silae kan bij het aanmaken van een emploi direct een DUE versturen. KoppelHet laat die optie uit, zodat de aangifte bij het kantoor blijft en een indiensttreding die HR in Personio nog terugdraait niet al bij de Franse instanties ligt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie regelt de toegang tot Silae?
Het kantoor dat de lonen verwerkt. Silae geeft API-accounts alleen aan partners.
Gaan salarisverhogingen ook mee?
Niet in de eerste versie. Nieuwe medewerkers en afwezigheid eerst; salariswijzigingen kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de API v2 (GET /v2/persons met updated_at.gt, scope personio:persons:read, hooguit 50 per pagina met cursor) en de employments van de Franse entiteit; afwezigheid via de absence-periodes van Personio.
- Silae via de REST API met OAuth 2.0 client credentials (token 60 minuten geldig, hooguit 60 tokens per minuut) en de header Ocp-Apim-Subscription-Key. Functies CreationSalarieEmplois (envoiDUEEdi uit) en SalarieAjouterAbsenceV2, met matricule en numeroDossier.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Silae | Toelichting |
|---|---|---|
first_name, last_name | Prénom, nomNaissance | Geboortenaam is verplicht in Silae |
Eigen attribuut NIR in Personio | numeroSecuriteSociale | 15 tekens met correcte sleutel |
Personio person id | matricule (bewaard bij KoppelHet) | |
Startdatum van het dienstverband | DateDebut van het emploi (identifiantEmploi 0 voor een nieuw emploi) | |
Verloftype in Personio | codeAbsence uit de conventie van de medewerker | Via een vertaaltabel die het kantoor goedkeurt |
Duur van de afwezigheid | valeur1 tot valeur5 in uren of dagen | Volgens de instelling van het dossier |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio