HR naar ITSM
Personio TOPdesk koppeling: medewerkers en onboardingtickets automatisch vanuit HR
Met een koppeling tussen Personio en TOPdesk staan nieuwe collega's uit Personio als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Zodra HR iemand in Personio in onboarding zet, komt er binnen de afgesproken termijn een onboardingmelding of -wijziging, zodat laptop en toegangspas op de eerste werkdag geregeld zijn.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Personio registreren en werkplekken en toegangspassen via TOPdesk beheren, starten de onboarding in Personio zonder dat de servicedesk het merkt. Die hoort pas op de eerste werkdag dat er iemand bij komt.
- HR voert een nieuwe collega in in Personio en start de onboarding.
- KoppelHet ziet de wijziging en neemt het meest recente contract als basis voor functie, vestiging en afdeling.
- Collega's van een Nederlandse vestiging staan daarna als persoon in TOPdesk.
- De servicedesk ziet ruim voor de startdatum een onboardingwijziging op basis van jullie TOPdesk-sjabloon.
- Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor laptop, pas en toegang; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij Personio en TOPdesk
- Het type INTERNAL of EXTERNAL in Personio bepaalt welke melding er komt. Een externe kan alleen accounts krijgen en geen laptop, met een eigen categorie in TOPdesk.
- Wordt een proeftijd niet verlengd, dan krijgt het contract in Personio een einddatum. KoppelHet maakt dan een week vooraf een offboardingmelding, net als bij een gewoon vertrek.
- Eigen attributen in Personio sturen wel een melding bij een wijziging. Legt HR daar vast welke middelen iemand nodig heeft, dan staat dat in de tekst van de TOPdesk-melding.
- Niet elke wijziging in Personio geeft direct een melding. Daarom loopt naast de directe meldingen een periodieke vergelijking die gemiste wijzigingen oppakt.
- Iemand kan in Personio meerdere contracten hebben. KoppelHet gebruikt het meest recente voor TOPdesk.
- Personio kent een einddatum van de proeftijd en van het contract. TOPdesk heeft precies die twee velden, zodat de servicedesk ziet wanneer een tijdelijk contract afloopt.
- Personio maakt onderscheid tussen eigen medewerkers en externen. Externen kunnen in TOPdesk komen zonder onboardingwijziging, of er helemaal buiten blijven; dat spreken we per klant af.
- Personio kent afdelingen en teams door elkaar. KoppelHet gebruikt alleen de afdelingen voor het afdelingsveld in TOPdesk.
- Een medewerker kan in Personio over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn. TOPdesk kent één kostenplaats per persoon, dus die met het grootste aandeel telt.
- De onboarding in Personio begint vóór de startdatum. De TOPdesk-wijziging kan dan al klaarstaan, terwijl de persoon nog geen toegang tot het selfserviceportaal heeft.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard komt vier weken voor de startdatum een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de einddatum van het contract een offboardingmelding. Een verlenging geeft geen offboarding.
Wat mag de koppeling in Personio zien?
Alleen de persoons- en contractgegevens die TOPdesk nodig heeft. Salaris en privégegevens blijven uitgesloten.
Kan een collega in het buitenland ook in TOPdesk komen?
Ja, als die de Nederlandse servicedesk gebruikt. Dan nemen we die vestiging ook mee.
Schrijft TOPdesk iets terug naar Personio?
Nee. Personio blijft de bron. Wijzigingen aan een persoon doet HR in Personio, niet de servicedesk in TOPdesk.
Wat als een medewerker na vertrek terugkomt?
Dan vindt KoppelHet de gearchiveerde persoon terug en zet die weer actief, met de oude meldingen erbij.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.updated; niet elke attribuutwijziging stuurt Person.updated, custom attributes wel) en de Personio API v2 (employments met de meest recente eerst), met een periodieke vergelijking.
- Velden onder meer position.title, org_units (type department), office, supervisor, cost_centers (hoogste gewicht naar budgetHolder), employment_start_date, probation_end_date (naar endProbationPeriod) en employment_end_date. Status ONBOARDING en type INTERNAL of EXTERNAL.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API. De Personio-credential heeft alleen leesrechten op personen en employments.
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
Person id | employeeNumber | |
Voornaam | firstName | |
Achternaam | surName | |
E-mail | email | |
position.title | jobTitle | |
org_units (department) | department | |
office | branch | |
supervisor | manager | |
cost_centers | budgetHolder | Bij meerdere kostenplaatsen telt die met het hoogste gewicht |
employment_start_date | hireDate (contract) | |
probation_end_date | endProbationPeriod (contract) | |
employment_end_date | employmentTerminationDate (contract) | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
employment_start_date of employment_end_date | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio