Verlof, verzuim en uren
Personio UKG Dimensions koppeling: medewerkers, leidinggevenden en goedgekeurde afwezigheid uit Personio in UKG
Met een koppeling tussen Personio en UKG Dimensions staat elke interne medewerker uit Personio automatisch in UKG, met zijn functie in de organisatiestructuur, zijn leidinggevende en de tijdzone van zijn office. Afwezigheid die in Personio is goedgekeurd, komt in UKG als paycode edit, met halve dagen uit het rooster, zodat de tijdkaart klopt zonder dubbele invoer.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Personio doen en planning en tijdregistratie in UKG Dimensions, leggen nieuwe collega's twee keer vast. Goedgekeurde afwezigheid uit Personio staat niet in UKG, zodat leidinggevenden bij het afronden van tijdkaarten ontbrekende uren zien die eigenlijk verlof zijn.
- HR maakt in Personio een persoon met dienstverband aan, met office, afdeling, functie en leidinggevende.
- KoppelHet ontvangt de melding en zet interne medewerkers in UKG, met nieuwe leidinggevenden eerst.
- UKG krijgt per medewerker een functie in de organisatiestructuur, een tijdzone, een loonregel en de licenties die bij zijn rol horen.
- Elke paar minuten haalt KoppelHet de gewijzigde afwezigheden uit Personio op en zet goedgekeurde als paycode edit in UKG.
- Een verwijderde afwezigheid verwijdert ook de paycode edit in UKG.
Waar je op let bij Personio en UKG Dimensions
- Personio kent interne en externe dienstverbanden. UKG rekent per persoon met licenties voor plannen, tijdregistratie en afwezigheid. KoppelHet zet standaard alleen interne medewerkers in UKG; externen alleen als jullie ze daar inplannen, en dan zonder licentie voor afwezigheid.
- Personio meldt het aanmaken, verschuiven en verwijderen van een afwezigheid, maar niet de goedkeuring. KoppelHet vraagt daarom op een interval van minuten de afwezigheden op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd en kijkt naar de goedkeuringsstatus, zodat goedgekeurd verlof dezelfde dag op de tijdkaart in UKG staat.
- Een afwezigheid in Personio kan in de eerste of tweede helft van de dag beginnen of eindigen. UKG kan de uren voor een eerste of tweede halve dag zelf uit het rooster afleiden. KoppelHet geeft het dagdeel uit Personio door, zodat UKG voor een vrije middag precies de middaguren van die dienst afboekt.
- Langdurige afwezigheid, zoals ziekte, heeft in Personio vaak nog geen einddatum. UKG boekt een paycode edit per datum. KoppelHet zet zo'n afwezigheid tot een afgesproken horizon vooruit in UKG en verlengt die zolang Personio geen einde meldt.
- Personio kent een status waarin de verwijdering van een afwezigheid nog op goedkeuring wacht. Tot die is goedgekeurd, geldt het verlof nog. KoppelHet laat de paycode edit in UKG daarom staan tot de afwezigheid in Personio echt is verwijderd.
- UKG legt een medewerker alleen vast onder een leidinggevende die al bestaat of eerder in hetzelfde verzoek staat. In Personio is de leidinggevende een gewone persoon met een eigen dienstverband. KoppelHet bepaalt bij elke ronde de volgorde, zodat een nieuwe teamleider en zijn mensen in één keer goed in UKG komen.
- Personio raadt aan zelf leidend te blijven voor afwezigheid. KoppelHet schrijft daarom niets van UKG terug naar Personio. Een paycode edit die een leidinggevende in UKG met de hand toevoegt, blijft in UKG en verschijnt als verschil in de dagelijkse controle.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan saldi uit Personio naar UKG?
Dat kan later als uitbreiding, via saldo-updates per accrual code in UKG.
Gaan de uren uit UKG naar Personio?
Niet in deze koppeling. Uren gaan van UKG naar de salarisverwerking.
Wat als een absence type geen paycode in UKG heeft?
Dan wordt de afwezigheid niet gezet en verschijnt er een melding in het platform. HR koppelt een paycode of geeft aan dat het type niet op de tijdkaart hoeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de API v2 met client credentials. Persons en employments (type INTERNAL of EXTERNAL, status, office, legal_entity, org_units, position, supervisor, employment_start_date, termination.last_working_day) via webhooks en opvragen. Afwezigheid via GET /v2/absence-periods met updated_at.gte (limit tot 100, cursor), approval.status PENDING, APPROVED, DELETION_PENDING of SUBSTITUTE_REQUESTED, starts_from en ends_at met type FIRST_HALF of SECOND_HALF; ends_at kan leeg zijn.
- Naar UKG via de UKG Pro Workforce Management API. POST /v1/commons/persons of /multi_create (personNumber, employmentStatusList, primaryLaborAccounts.organizationPath, payRuleName, timeZoneName, supervisorPersonNumber, personLicenseTypes). Afwezigheid via POST /v1/timekeeping/pay_code_edits/import (paycode, applyDate, scheduleAmountType FULL_DAY_, FIRST_HALF_DAY_ of SECOND_HALF_DAY_AMOUNT_FROM_SCHEDULE).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in UKG Dimensions | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (eigen attribuut) | personNumber | |
first_name, last_name | firstName, lastName, fullName | |
office en position | primaryLaborAccounts.organizationPath | Via een tabel naar een bestaande functie in de UKG-structuur |
supervisor | supervisorPersonNumber | |
Tijdzone van de office | timeZoneName | |
legal_entity | payRuleName | Via een tabel per land |
employment_start_date en termination.last_working_day | employmentStatusList met effectiveDate | |
Absence period (approval.status APPROVED) | Paycode edit met paycode en applyDate | Via een tabel van absence types naar paycodes |
starts_from.type en ends_at.type | scheduleAmountType (eerste of tweede helft uit het rooster) |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio