VSVerzuimmelding (SIVI)
Personio koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: ziekteperiodes per polis naar de verzekeraar
Met een koppeling tussen Personio en de Verzuimverzekeraar gaan ziekteperiodes van medewerkers van de Nederlandse legal entity automatisch uit Personio naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. Een periode zonder einddatum blijft bij de verzekeraar open, en een verschoven begin of einde in Personio gaat als correctie met de oude datum erbij.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en verlof in Personio vastleggen en hun Nederlandse verzuimrisico bij een verzuimverzekeraar hebben verzekerd, zetten ziek- en herstelmeldingen vaak nog een keer in het portaal van de verzekeraar. Een verlengde of ingekorte ziekteperiode in Personio komt daar dan te laat of niet aan.
- Bij de start koppelen we de Nederlandse legal entity in Personio aan het loonheffingennummer waarop de polis loopt, en kiezen we de afwezigheidstypes van de categorie ziekteverlof.
- HR of de medewerker legt ziekte vast in Personio, zonder einddatum als de duur nog onbekend is.
- KoppelHet krijgt de melding van Personio, haalt de periode en haar dagelijkse uitsplitsing op en bepaalt het percentage.
- Per periode gaan alle nieuwe meldingen, wijzigingen, correcties en vervallen meldingen in één bericht naar de verzekeraar.
Waar je op let bij Personio en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- Een legal entity in Personio heeft een land en een registratienummer, maar geen loonheffingennummer. De verzekeraar herkent de werkgever juist aan dat nummer, en dan het nummer van de eenheid met de polis. KoppelHet legt daarom per Nederlandse legal entity vast onder welk nummer het verzuim binnenkomt.
- Personio splitst een afwezigheidsperiode per dag uit, met de werkelijke duur van elke dag. Verandert die duur halverwege de periode, bijvoorbeeld bij gedeeltelijk herstel, dan stuurt KoppelHet de verzekeraar een wijziging met dat nieuwe percentage en die dag als ingangsdatum.
- Personio stuurt alleen een melding als begin of einde van een periode verandert. Schuift de begindatum nadat de verzekeraar de melding al had, dan gaat een correctie met de vorige eerste verzuimdag en het vorige verzuimnummer mee, zodat de verzekeraar de melding terugvindt.
- Een verwijderde ziekteperiode in Personio wordt bij de verzekeraar een vervallen melding, inclusief alles wat eronder hing. Was de ziekte op de verkeerde medewerker gezet, dan volgt op de juiste persoon een nieuwe melding.
- Een nieuwe ziekteperiode kort na herstel staat in Personio als losse periode. De verzekeraar bepaalt zelf of het samengesteld verzuim is, dus KoppelHet stuurt elke periode als eigen verzuim met haar eigen eerste dag.
- Loopt een tijdelijk contract in Personio af tijdens een open ziekteperiode, dan blijft het verzuim bij de verzekeraar lopen. Het einde van het dienstverband is geen hersteldatum.
- Personio heeft geen vaste plek voor de oorzaak van verzuim, terwijl de verzekeraar wil weten of het om een arbeidsongeval of een verkeersongeval met regres gaat. We voegen daarvoor een eigen attribuut toe dat de koppeling mag lezen; het commentaar bij een periode blijft buiten de koppeling.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet de verzekeraar het commentaar bij een ziekteperiode?
Nee. De koppeling leest het commentaar niet. De verzekeraar krijgt datums, percentages en een oorzaakcode.
Wat als we meerdere Nederlandse legal entities hebben?
Elke legal entity krijgt het loonheffingennummer van de polis waaronder ze valt. Eén bericht kan meerdere werkgevers bevatten.
Kan dit naast de koppeling met de arbodienst?
Ja. De arbodienst krijgt een eigen SIVI-bericht uit dezelfde ziekteperiodes in Personio.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de webhooks absence-period.created, absence-period.updated.timerange en absence-period.deleted, en de Personio API v2 (GET /v2/absence-periods gefilterd op updated_at, GET /v2/absence-periods/{id}/breakdowns met effective_duration per datum, GET /v2/absence-types met category). Legal entities via GET /v2/legal-entities (country, registration_number). Alleen leesrechten.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, met oude sleutelwaarden bij een correctie. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Legal entity van het dienstverband | Werkgever: loonheffingennummer | Via een tabel; Personio bewaart dat nummer niet |
Person ID | Identificatie werknemer | |
Employment ID | Identificatie dienstverband | |
starts_from.date_time | Datum eerste verzuimdag | In de tijdzone van de periode |
effective_duration per dag uit de breakdowns | Percentage verzuim en ingangsdatum mutatie | |
ends_at + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | Leeg zolang ends_at leeg is |
Eigen attribuut | Oorzaak verzuim (10, 11 of 99) |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio