Payroll koppeling
Personio Zenegy koppeling: Deense medewerkers als loonprofiel in Zenegy, met verlof en vertrek
Met een koppeling tussen Personio en Zenegy komen Deense medewerkers uit Personio als volledig loonprofiel in Zenegy, en goedgekeurd verlof als afwezigheid. KoppelHet legt ook het vertrek vast zodra Personio de einddatum heeft, zodat de salarisadministratie niets meer overtypt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Personio en een Deense entiteit die in Zenegy wordt verloond, leggen nieuwe collega's, verlof en vertrek in Personio vast. De salarisadministratie zet dezelfde gegevens daarna nog eens in Zenegy, vaak vlak voor de run.
- Een systeembeheerder van Zenegy geeft KoppelHet OAuth-toegang met alleen de nodige resources.
- KoppelHet leest elk uur de gewijzigde medewerkers van de Deense entiteit in Personio.
- Een nieuwe medewerker wordt een loonprofiel in Zenegy met de afgesproken global value set.
- Goedgekeurd verlof gaat als goedgekeurde afwezigheid naar Zenegy, één registratie per dag.
- Bij vertrek legt KoppelHet het ontslag vast; Zenegy deactiveert het profiel na de run over de laatste werkdag.
Waar je op let bij Personio en Zenegy
- Zenegy vraagt voor elk nieuw profiel CPR-nummer, naam, adres, postcode, plaats, indiensttredingsdatum en anciënniteitsdatum. Personio heeft geen standaardveld voor het CPR-nummer en ook geen aparte anciënniteitsdatum; KoppelHet leest een eigen attribuut en neemt de startdatum als anciënniteitsdatum, tenzij HR een andere datum vastlegt.
- Waarden die voor veel medewerkers gelden, regelt Zenegy met global values en sets. Een global value aanpassen via de API verandert het profiel niet en geeft ook geen fout. KoppelHet kiest daarom alleen een bestaande set bij het aanmaken en laat het beheer van sets in Zenegy.
- Een profiel verwijderen kan in Zenegy alleen zolang het nog in geen salarisrun zat, en verwijderde gegevens komen niet terug. Trekt een nieuwe medewerker zich in Personio terug, dan verwijdert KoppelHet het profiel alleen vóór de eerste run; daarna wordt het een ontslag.
- Zenegy deactiveert een vertrekker pas als er een run over de laatste werkdag is gedraaid, en Zenegy raadt af om daarvoor runs op losse datums te starten. KoppelHet legt het ontslag vast zodra Personio de einddatum heeft en volgt via isProcessed wanneer het is afgerond.
- Afwezigheid telt in Zenegy alleen mee als de registratie op Approved staat, en dat mogen alleen gebruikers met een verhoogde rol zetten. Omdat het verlof in Personio al is goedgekeurd, schrijft KoppelHet met zo'n rol, en nooit twee registraties op dezelfde dag.
- Zenegy wil het CPR-nummer als tien tekens. In een eigen attribuut in Personio staat het vaak met een streepje, zoals 010199-1212. KoppelHet haalt het streepje weg en controleert de lengte voordat het profiel naar Zenegy gaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook voor Zweedse medewerkers?
Zenegy heeft per land een eigen API. Zweden kan later als uitbreiding, met eigen velden.
Wat als iemand vóór de start afhaakt?
Vóór de eerste run verwijdert KoppelHet het profiel. Daarna wordt het een ontslag, omdat Zenegy een profiel met een run niet meer laat verwijderen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de API v2 (GET /v2/persons met updated_at.gt, scope personio:persons:read) en de employments en afwezigheden van de Deense entiteit.
- Zenegy via de dev portal-API met OAuth, toegang verleend door een systeembeheerder met READ of FULL per resource; employees (aanmaken en PATCH met alleen gewijzigde velden), resignations met isProcessed, absence met status Approved.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Zenegy | Toelichting |
|---|---|---|
Eigen attribuut CPR in Personio | CPR | Zonder personeelsnummer maakt Zenegy dat uit het CPR |
first_name, last_name | Naam in Base | |
Adres in Personio | Adres, postcode en plaats | |
Startdatum dienstverband | Indiensttredingsdatum en anciënniteitsdatum | |
Verloftype vakantie | Absence type Vacation (ferie) of VacationFreeDay (feriefri) | Per type een eigen saldo in Zenegy |
Einddatum dienstverband | Resignation met laatste werkdag |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio