Accounts in applicaties
Personio Zenya koppeling: afdeling, team en functie uit Personio bij de Zenya-gebruiker
Met een koppeling tussen Personio en Zenya wordt elke nieuwe medewerker in Personio op zijn eerste werkdag een actieve Zenya-gebruiker met afdeling en team als organisatie-eenheden, functie en manager. Na de uitdienstdatum in Personio zet de koppeling de gebruiker in Zenya op inactief, behalve bij een overstap naar een ander bedrijf binnen de groep.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio als HR-systeem gebruiken en Zenya voor protocollen en meldingen, houden twee organisatiestructuren bij. Afdelingen en teams uit Personio worden in Zenya met de hand nagebouwd, en nieuwe collega's krijgen hun leesopdrachten pas als iemand hen in Zenya zet.
- Applicatiebeheer legt vast welke Personio-afdelingen en -teams bij welke Zenya-eenheden horen.
- Personio meldt een nieuwe persoon of een gewijzigd dienstverband; KoppelHet haalt de gegevens op.
- KoppelHet zet de Zenya-gebruiker inactief klaar en maakt hem actief op de startdatum.
- Een nieuwe afdeling, team, functie of manager past KoppelHet direct aan.
- Na de uitdienstdatum zet KoppelHet de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Personio en Zenya
- Personio stuurt een eigen melding op de startdatum, om middernacht UTC, en een op de uitdienstdatum om 23:59 UTC. KoppelHet gebruikt die momenten om de Zenya-gebruiker actief en inactief te maken; in Nederland is dat een of twee uur later dan middernacht.
- Een overstap naar een ander bedrijf binnen de groep beëindigt in Personio het ene dienstverband en start een nieuw, met het beëindigingstype SUB_COMPANY_SWITCH. KoppelHet zet de Zenya-gebruiker dan niet op inactief, omdat de persoon gewoon blijft en zijn leesbevestigingen moet houden.
- In een Personio-dienstverband staan afdeling en team samen in één lijst van organisatie-eenheden, elk met een type. Een Zenya-gebruiker kan aan meer eenheden hangen, dus KoppelHet zet beide in Zenya als ze in de vertaaltabel staan, zodat zowel afdelings- als teamprotocollen bij de medewerker komen.
- Personio levert de functie alleen als vrije titel, terwijl een functie in Zenya een eigen object met ID is. KoppelHet zoekt de Zenya-functie op naam op; een titel die daar niet bestaat, komt op een lijst voor applicatiebeheer in plaats van een nieuwe functie.
- Naamswijzigingen en taal geeft Personio door via een andere melding dan afdeling en manager. KoppelHet luistert naar beide, zodat een nieuwe achternaam of voorkeurstaal ook in Zenya terechtkomt en Zenya de medewerker in de juiste taal aanspreekt.
- Personio rekent een melding alleen als ontvangen bij een antwoord binnen drie seconden, en probeert het daarna tot drie dagen opnieuw. KoppelHet bevestigt de melding direct, controleert de HMAC-handtekening en verwerkt de wijziging daarna in Zenya, zodat een trage Zenya-aanroep geen dubbele meldingen oplevert.
- Personio onderscheidt interne en externe medewerkers. Externen, zoals ingehuurde krachten, krijgen alleen een Zenya-gebruiker als jullie dat willen, en worden inactief op hun contracteinddatum.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling teams aan in Zenya?
Nee. Een nieuw team of een nieuwe afdeling uit Personio zonder plek in Zenya komt op een lijst voor applicatiebeheer.
Wat gebeurt er bij verlof?
De Zenya-gebruiker blijft actief. Alleen de uitdienstdatum maakt hem inactief.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks (person.created, person.updated, employment.created, employment.updated, employment.started en employment.terminated; X-Personio-Webhook-Signature met HMAC-SHA256 over timestamp en ruwe body, 2xx binnen 3 seconden, herhaling tot 3 dagen) en de Personio API v2 (employments met status, type INTERNAL of EXTERNAL, position.title, supervisor.id, org_units met type, employment_start_date, contract_end_date en termination.type). Alleen leesscopes op personen en dienstverbanden.
- Naar Zenya schrijven we via de Zenya REST API v5 (token via POST /tokens met api_key en username). POST /users met login_code en name verplicht, plus email_address, external_id, language, position_id, manager_id, organization_unit_ids en active; PATCH /users/{user_id} voor wijzigingen. GET /users met external_ids, GET /positions en GET /organization_units voor de ID's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Zenya | Toelichting |
|---|---|---|
Person id | external_id | |
Werk-e-mailadres | login_code en email_address | |
Preferred name of voornaam en achternaam | name | |
Taal | language | |
org_units (type department en team) | organization_unit_ids | Via de vertaaltabel |
position.title | position_id | Opgezocht op naam; functie moet in Zenya bestaan |
supervisor.id | manager_id | Opgezocht op external_id |
employment_start_date en termination | active |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio