Identity en access management
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen
Met een koppeling tussen Remote en Active Directory krijgt iedereen die via Remote werkt, ook in een land zonder eigen vestiging, automatisch een account in Active Directory, in de map van zijn land en met functie, afdeling en leidinggevende. Op de einddatum die Remote na de offboarding bevestigt, verloopt het account vanzelf.
Wat de koppeling doet
Organisaties die collega's in het buitenland via Remote in dienst nemen en zelf een Active Directory beheren, maken die accounts vaak met de hand. Remote staat los van de eigen salarisadministratie, dus deze mensen vallen buiten de bestaande koppeling met het HR-systeem, en hun accounts blijven na vertrek vaak gewoon actief.
- IT installeert eenmalig het programma van KoppelHet op een server in het domein, en de beheerder van Remote maakt een sleutel voor de koppeling aan.
- HR maakt in Remote een employment aan. KoppelHet maakt het account aan in de map van het land, nog uitgeschakeld.
- Zodra Remote het werkadres doorgeeft, krijgt het account dat adres en de inlognaam die erbij hoort.
- Kort voor de verwachte startdatum gaat het account aan, met functie, afdeling en leidinggevende ingevuld.
- Na een bevestigde offboarding krijgt het account de einddatum als vervaldatum en gaat het daarna naar de map voor vertrekkers.
Waar je op let bij Remote en Active Directory
- Remote kent EOR-medewerkers, contractors, eigen werknemers en medewerkers die alleen via Remote worden betaald. KoppelHet zet het soort dienstverband in Active Directory, zodat groepsbeleid een contractor bijvoorbeeld geen toegang tot de eigen bestandsshares geeft.
- Bij een employment staat het land met een tweeletterige code. Active Directory gebruikt dezelfde soort code voor het landveld, dus KoppelHet kan het land rechtstreeks overnemen en per land een eigen map en eigen groepsbeleid gebruiken.
- Remote geeft de leidinggevende door als verwijzing naar diens eigen employment, met naam en e-mail. Werkt de leidinggevende zelf niet via Remote, dan zoekt KoppelHet het account op via dat e-mailadres. Lukt dat niet, dan blijft het veld leeg en krijgt IT een melding.
- Het werkadres staat bij Remote soms pas vast als de rest van de employment al bestaat, en Remote meldt die wijziging apart. KoppelHet maakt het account eerder aan, uitgeschakeld, en vult de inlognaam pas in als het werkadres er is.
- Remote noemt bij een employment een verwachte startdatum, die nog kan schuiven door visa of opzegtermijnen elders. KoppelHet zet het account pas kort voor die datum aan en kijkt bij elke wijziging opnieuw, zodat er geen actief account bestaat voor iemand die later begint.
- De einddatum van een offboarding staat bij Remote pas vast na hun toets op de regels van het land. KoppelHet gebruikt de bevestigde datum en zet die als vervaldatum op het account, zodat het ook verloopt als de koppeling die dag niet draait.
- Remote probeert een melding alleen opnieuw bij een verbindingsfout. Het programma in jullie netwerk staat daarom niet zelf open voor Remote; meldingen komen binnen op het KoppelHet platform, en de dagelijkse vergelijking vangt een gemiste melding op.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Onze eigen medewerkers komen al uit AFAS in Active Directory. Botst dat?
Nee. De koppeling met Remote beheert alleen de accounts in de mappen van de landen waar Remote werkgever is. We spreken af wie leidend is als iemand van de ene naar de andere overstapt.
Werkt dit ook als we alleen Entra ID gebruiken?
Ja, dan schrijft KoppelHet naar Entra ID in plaats van naar Active Directory. Landen, groepen en de timing blijven gelijk.
Ziet de koppeling salarisgegevens uit Remote?
Ze vraagt die niet op en zet niets daarvan in Active Directory. Alleen naam, werkadres, functie, afdeling, land, leidinggevende en de datums gaan mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote wordt gelezen via de Remote API met een company-scoped token. Eerste vulling met GET /v1/employments, details per employment met GET /v1/employments/{employment_id} (onder meer work_email, job_title, department, country.alpha_2_code, manager_employment_id, manager_email, provisional_start_date, type, employment_model, short_id en bij offboarding termination_date). Daarna ondertekende webhooks op employment.details.updated, employment.work_email.updated, employment.status.updated en offboarding.*.
- Een KoppelHet-agent in het domein voert de wijzigingen uit via een uitgaande verbinding. AD-attributen onder meer employeeID, sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, mail, title, department, c (ISO 3166 tweeletterig), manager (distinguished name), employeeType en accountExpires; OU per land en een OU voor vertrekkers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
short_id van de employment | employeeID | Het lange employment-id bewaart KoppelHet zelf als sleutel |
Naamgevingsregel uit full_name | sAMAccountName | Maximaal 20 tekens |
work_email | userPrincipalName en mail | |
job_title | title | |
department | department | |
country.alpha_2_code | c en OU per land | Tweeletterige landcode |
manager_employment_id | manager | Alleen als de leidinggevende zelf een account heeft |
type en employment_model | employeeType | |
termination_date | accountExpires |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → AFAS Profit
Remote AFAS koppeling: alleen de eigen bv-medewerkers uit Remote naar AFAS Profit