HR naar ERP
Remote AllSolutions koppeling: eigen medewerkers van de Nederlandse entiteit in AllSolutions
Met een koppeling tussen Remote en AllSolutions komt elke eigen medewerker (direct employee) van de Nederlandse entiteit in Remote automatisch als medewerker in AllSolutions, met afdeling, functie, werkmail en startdatum. EOR-medewerkers en contractors blijven buiten AllSolutions, en de einddatum van een offboarding wordt in AllSolutions de datum uit dienst.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun eigen Nederlandse medewerkers in Remote HRIS bijhouden en buitenlandse collega's via Remote als employer of record laten werken, voeren projecten, uren en facturen in AllSolutions. Daar zetten ze nieuwe eigen medewerkers met de hand in, en een vertrek komt er laat of niet aan.
- Bij de start leest KoppelHet de employments één keer en koppelt de bestaande medewerkers in AllSolutions.
- Remote meldt een wijziging; KoppelHet haalt alleen die employment op en controleert type en entiteit.
- Een eigen medewerker van de Nederlandse entiteit wordt aangemaakt of bijgewerkt in het juiste AllSolutions-bedrijf.
- De einddatum uit de offboarding wordt de datum uit dienst; een ingetrokken beëindiging haalt die weer weg.
Waar je op let bij Remote en AllSolutions
- Remote kent employments van het type employee, contractor, direct_employee en global_payroll_employee, met een model als eor of peo. Alleen direct_employee is een eigen medewerker in de HRIS van Remote. KoppelHet zet alleen die van de Nederlandse entiteit in AllSolutions; een EOR-medewerker komt bij finance binnen als factuur van Remote.
- Een direct employee kan in de Remote-API alleen worden gelezen. Een AllSolutions-nummer terugschrijven naar Remote kan dus niet. KoppelHet bewaart het employment-id van Remote in een vrij veld in AllSolutions, zodat de koppeling elke medewerker daar terugvindt.
- Remote vraagt koppelingen de employments één keer als lijst te lezen en daarna op webhooks te werken. KoppelHet doet de volledige lezing alleen bij de start. Daarna haalt het per webhook één employment op, met afdeling, functie en einddatum.
- Volgens Remote kan de einddatum van een offboarding nog wijzigen, ook als de offboarding is afgerond. AllSolutions accepteert een wijziging met alleen het veld dat anders is. KoppelHet vergelijkt de einddatum dagelijks tot na de laatste werkdag en past alleen de datum uit dienst aan als hij verschuift.
- Remote stuurt een aparte webhook als een beëindiging wordt ingetrokken. KoppelHet haalt dan de datum uit dienst in AllSolutions weer weg, zodat de medewerker op zijn projecten uren kan blijven schrijven.
- Elke employment in Remote noemt de legal entity die de medewerker in dienst heeft. AllSolutions werkt met bedrijven, en het koppelaccount logt in bij één standaardbedrijf. Hebben jullie meer Nederlandse entiteiten in Remote, dan wisselt KoppelHet per entiteit naar het bijbehorende AllSolutions-bedrijf.
- In AllSolutions kan een medewerker met uren of projecten niet worden verwijderd; de API geeft dan dezelfde melding als het scherm. Wordt een employment in Remote verwijderd of gearchiveerd, dan verwijdert KoppelHet daarom niets, maar meldt het aan HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten EOR-medewerkers uren kunnen schrijven in AllSolutions?
Dat kan later als uitbreiding, met een eigen type zodat projectadministratie ze apart houdt. De eerste versie neemt alleen eigen medewerkers mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via GET /v1/employments (page, page_size, filters employment_model en employment_type) voor de eerste lading en GET /v1/employments/{employment_id} per gewijzigde employment (type, employment_model, status, department, department_id, job_title, work_email, engaged_by_legal_entity_id, provisional_start_date, manager_employment_id en termination_date). Webhooks via POST /v1/webhook-callbacks voor employment.updated, employment.work_email.updated, offboarding.* en termination.cancelled. Company-scoped API-token.
- AllSolutions via de REST API: POST /api/v1/Login en het token, RefreshToken na afloop van de vaste geldigheid. POST op het medewerkerscherm met dezelfde controles als het formulier, PUT /api/v1/{browser}/{RecordID} met alleen gewijzigde velden. Wisselen van bedrijf met GET /api/v1/mwzbdr en de actie afdelingWijzig. Vrije velden met een eigen REST API-label.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
id (employment) | Vrij veld met REST API-label | Vaste sleutel |
full_name | Naam | |
work_email | E-mailadres | |
engaged_by_legal_entity_id | AllSolutions-bedrijf (inlogbedrijf) | Via een tabel |
department_id | Afdeling | Via een tabel |
job_title | Functie | |
provisional_start_date | Datum in dienst | |
termination_date | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen