ASVerzuimmelding (SIVI)
Remote koppelen met de arbodienst via SIVI: sick leave van eigen Nederlandse medewerkers
Met een koppeling tussen Remote en de Arbodienst wordt goedgekeurde sick leave van medewerkers die bij jullie eigen Nederlandse entiteit in dienst zijn automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij jullie arbodienst, in het SIVI-formaat. Medewerkers die via Remote als employer of record werken vallen erbuiten, omdat Remote daar zelf de werkgever is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Remote gebruiken als HR- en payrollplatform voor een eigen Nederlandse entiteit, regelen ziekte in Remote en melden die daarna nog eens bij hun arbodienst. Omdat in Remote ook EOR-medewerkers en contractors staan, is niet altijd duidelijk wie bij welke arbodienst hoort.
- Bij de start leggen we vast welke employments bij de eigen Nederlandse entiteit horen; EOR en contractors gaan niet mee.
- Remote stuurt een webhook bij goedkeuren, datumwijziging, annuleren of opnemen; KoppelHet haalt dan de time off op.
- Goedgekeurde sick leave gaat als ziekmelding naar de arbodienst, met dienstverband en vangnet.
- Een nieuwe einddatum of minder uren per dag wordt een wijziging of betermelding.
- Elke dag vergelijkt de koppeling de lopende sick leave met wat de arbodienst heeft; een annulering van gemelde ziekte wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Remote en Arbodienst (SIVI)
- Remote is de werkgever van wie via employer of record bij Remote werkt, en regelt dan zelf de Nederlandse verzuimbegeleiding. KoppelHet stuurt daarom alleen ziekte van medewerkers in dienst van jullie eigen Nederlandse entiteit naar jullie arbodienst; EOR-medewerkers en contractors blijven erbuiten.
- Remote heeft vaste soorten time off, en ziekte heet daar sick_leave. Een eigen beleid met een andere naam, zoals Self-Care, kan toch onder sick_leave vallen. De koppeling kijkt naar de soort onder het beleid, niet naar de naam die medewerkers zien.
- Een goedgekeurde aanvraag gaat in Remote vanzelf naar taken zodra de datum voorbij is. Voor de arbodienst verandert er dan niets; KoppelHet verwerkt alleen echte wijzigingen in datum of uren.
- Een medewerker kan in Remote vragen om goedgekeurde time off te annuleren. Zolang dat verzoek openstaat, blijft de ziekmelding bij de arbodienst staan. Pas als de annulering is goedgekeurd, krijgt HR een taak om de melding bij de arbodienst recht te zetten.
- Remote legt per dag vast hoeveel uur iemand vrij is, tot acht uur per dag. KoppelHet rekent dat om naar een verzuimpercentage, zodat een halve dag ziek bij de arbodienst als vijftig procent binnenkomt en niet als een hele dag.
- Bij een aanvraag in Remote kan een document hangen, zoals een doktersverklaring, en een notitie van de medewerker. Die gaan nooit mee naar de arbodienst; medische informatie hoort niet via de werkgever te lopen.
- Remote maakt feestdagen automatisch aan als goedgekeurde time off. Die horen niet bij verzuim. De koppeling negeert automatisch aangemaakte time off en alles wat geen sick_leave is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook voor medewerkers via Remote als employer of record?
Nee. Daar is Remote de werkgever en regelt Remote de verzuimbegeleiding. De koppeling is voor medewerkers van jullie eigen Nederlandse entiteit.
Gaat de doktersverklaring mee?
Nee. Documenten en notities bij de aanvraag blijven in Remote.
Hoe snel weet de arbodienst het?
Binnen enkele minuten na goedkeuring in Remote, dankzij de webhook.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via de webhooks timeoff.approved, timeoff.date_changed, timeoff.canceled, timeoff.cancellation_requested, timeoff.updated en timeoff.taken, en GET /v1/timeoff met employment_id, timeoff_type, status, start_date en end_date (overlappend venster), pagina's met page en page_size. Velden onder meer id, employment_id, timeoff_type, status (requested, approved, taken, declined, cancel_requested, canceled), start_date, end_date, timeoff_days (day, hours, minutes), automatic, leave_policy, notes en document. Scope timeoff:read via een Customer API token of OAuth.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
employment_id | Identificatie dienstverband | |
Personeelsnummer in Remote | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Time off id | Verzuimgeval identificatie | |
start_date | Datum eerste verzuimdag | |
timeoff_days (uren per dag) | Percentage verzuim | Ten opzichte van de contracturen |
end_date + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
timeoff_type sick_leave | Filter op ziekte | |
Vaste waarde of eigen veld | Vangnet J/N | Remote kent geen vangnetregeling |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen