Payroll koppeling
Remote koppelen met Loket: eigen medewerkers uit Remote HR in de Nederlandse salarisadministratie
Met een koppeling tussen Remote en Loket wordt een eigen medewerker van de Nederlandse BV in Remote een conceptwerknemer in Loket, bij de werkgever die hoort bij de juridische entiteit in Remote. EOR-medewerkers en contractors blijven buiten Loket, en een einddatum uit de offboarding in Remote beëindigt het dienstverband in Loket.
Wat de koppeling doet
Organisaties die internationaal werven via Remote en in Nederland een eigen BV hebben, beheren hun eigen medewerkers in Remote en laten de Nederlandse salarissen in Loket draaien. Nieuwe medewerkers en vertrekkers gaan nu per mail naar het salarisbureau, en wie van EOR naar de eigen BV overstapt, raakt makkelijk zoek.
- KoppelHet laadt eenmalig alle eigen medewerkers van de Nederlandse entiteit uit Remote en vergelijkt ze met Loket.
- Daarna volgen de wijzigingen via webhooks van Remote.
- Een nieuwe medewerker wordt een conceptwerknemer in Loket, en de checklist voor nieuwe medewerkers start.
- Het salarisbureau vult BSN, loon, cao en loonheffingskorting aan en zet het concept om.
- Bij een offboarding met einddatum beëindigt KoppelHet het dienstverband in Loket, en past die datum aan als Remote hem nog verschuift.
Waar je op let bij Remote en Loket
- Remote kent vier soorten dienstverband, van EOR-medewerker en contractor tot eigen medewerker en global payroll. KoppelHet vraagt alleen het type direct_employee op, zodat een EOR-medewerker die Remote zelf verloont nooit in Loket verschijnt.
- Voor eigen medewerkers kan de Remote-API alleen lijsten en ophalen, niet schrijven. Loket-gegevens zoals het personeelsnummer gaan dus niet terug naar Remote; KoppelHet bewaart de koppeling tussen beide zelf.
- De lijst van Remote is licht en mist landspecifieke gegevens zoals adres en persoonsgegevens. KoppelHet haalt per nieuwe of gewijzigde medewerker het volledige dienstverband op, en doet dat alleen na een melding, niet voor iedereen tegelijk.
- Remote heeft geen enkele melding voor alle wijzigingen. KoppelHet abonneert zich op de afzonderlijke meldingen voor persoonsgegevens, administratieve gegevens, status en werkmail, en draait wekelijks een volledige vergelijking als vangnet.
- Elke Nederlandse BV is in Remote een eigen juridische entiteit en in Loket een eigen werkgever. KoppelHet kiest de werkgever op de entiteit die de medewerker in dienst heeft, niet op het land.
- De einddatum staat in Remote bij een lopende offboarding en kan tijdens die offboarding nog veranderen. Loket kan een beëindiging herzien, dus KoppelHet zet de nieuwe einddatum door tot de offboarding is afgerond.
- Loket legt het BSN apart vast, met eigen rechten. Komt het BSN niet uit de Nederlandse gegevens in Remote, dan vult het salarisbureau het in tijdens de checklist; KoppelHet schrijft het alleen als die rechten zijn toegekend.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het salaris mee uit Remote?
Niet standaard. Voor eigen medewerkers hebben we in de Remote-API geen salaris gevonden, dus het salarisbureau legt loon en cao vast in Loket.
Wat gebeurt er als iemand van EOR naar onze BV overstapt?
Dan ontstaat in Remote een nieuw dienstverband als eigen medewerker. Dat wordt een nieuw concept in Loket; de EOR-periode blijft bij Remote.
Werkt dit als een salarisbureau Loket beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever, en alleen tot die werkgever.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via de Remote API met een bedrijfstoken - GET /v1/employments met employment_type=direct_employee voor de eerste lading, GET /v1/employments/{employment_id} voor het volledige dienstverband (engaged_by_legal_entity_id, provisional_start_date, seniority_date, address_details, personal_details, termination_date). Webhooks via POST /v1/webhook-callbacks, onder meer employment.personal_information.updated, employment.administrative_details.updated, employment.status.updated en employment.work_email.updated.
- Naar Loket via de Loket REST API met OAuth - POST conceptemployees bij de werkgever (employeeData, employmentData), PUT citizenservicenumber (apart geautoriseerd), POST workflow/InitiateNewHireChecklist en PATCH employments/{employmentId}/terminate met de laatste werkdag.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
employment id | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
full_name en personal_details | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
engaged_by_legal_entity_id | Werkgever | Vertaaltabel per Nederlandse entiteit |
provisional_start_date | Begindatum dienstverband (startDate) | |
seniority_date | Datum in dienst groep (historicalStartDate) | Alleen als het eerder is dan de start |
address_details | Adres | |
Werkmail | E-mailadres voor selfservice | Bijgewerkt na employment.work_email.updated |
job_title | Functie | Via een vertaaltabel |
termination_date | Einde dienstverband (terminate) |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen