Payroll koppeling
Remote Sage Payroll koppeling: Britse direct employees uit Remote als importbestand voor Sage 50 Payroll
Een koppeling tussen Remote en Sage 50 Payroll zet direct employees van de eigen Britse entiteit uit Remote klaar als Employee Details-bestand voor Sage, met naam, adres, startdatum en functie, en levert een lijst met einddatums uit de offboarding. Medewerkers die Remote als employer of record in dienst heeft of zelf verloont, staan niet in het bestand, en payroll start de import zelf.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Remote gebruiken voor medewerkers in landen zonder eigen entiteit en daarnaast hun eigen Britse medewerkers in Remote beheren, verlonen die Britse groep in Sage 50 Payroll. Payroll neemt starters over uit Remote en hoort een vertrek soms pas na de run.
- KoppelHet haalt de direct employees uit Remote op, pagina voor pagina, en het volledige dienstverband van elke Britse medewerker.
- Per Britse entiteit maakt KoppelHet een Employee Details-bestand met alleen nieuwe en gewijzigde medewerkers.
- Einddatums uit de offboarding komen op een aparte lijst.
- Payroll maakt een back-up en leest het bestand in via Data Import.
- Payroll vult loon, NI-nummer en belastinggegevens aan die Remote niet levert.
Waar je op let bij Remote en Sage Payroll
- Remote onderscheidt employee, contractor, direct_employee en global_payroll_employee. Bij employee is Remote de werkgever en bij global_payroll_employee draait Remote de payroll. KoppelHet neemt voor Sage alleen direct_employee bij de eigen Britse entiteit, zodat niemand twee loonstroken krijgt.
- In het dienstverband van Remote vonden we voor een direct employee geen salarisveld. Sage leest betalingen met de Hours and Rates-import bovendien alleen in voor medewerkers die al bestaan. KoppelHet levert daarom alleen Employee Details, en payroll zet het loon in Sage.
- De einddatum staat in Remote alleen in het volledige dienstverband, als de meest actuele datum van de offboarding, en kan nog wijzigen. Sage 50 Payroll leest vertrek niet via deze import in. KoppelHet zet einddatums daarom op een aparte lijst en markeert een datum die sinds het vorige bestand veranderde.
- Elk Sage-bedrijf is een eigen administratie, en een gebruiker start de import zelf na een back-up. Remote geeft per dienstverband de engaged_by_legal_entity_id. KoppelHet maakt per Britse entiteit een eigen bestand, zodat payroll het in het juiste bedrijf inleest.
- De lijst van Remote geeft lichte records zonder landspecifieke gegevens, in pagina's tot current_page gelijk is aan total_pages. Adres en persoonsgegevens voor het Employee Details-bestand staan pas in het volledige dienstverband. KoppelHet haalt dat op voor elke Britse medewerker die in het bestand komt.
- Het RTI Payroll ID is in Sage na de import niet meer te wijzigen, en een leeg veld laat Sage zelf een ID maken. KoppelHet vult het daarom niet met het employment-ID van Remote, maar gebruikt dat ID alleen als referentie in de lijst voor payroll.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Remote de Britse lonen niet zelf draaien?
Dat kan als global payroll, en dan vervalt deze koppeling. Deze pagina is voor organisaties die Sage houden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote API met een bedrijfstoken: GET /v1/employments met employment_type=direct_employee, page en page_size; GET /v1/employments/{employment_id} voor engaged_by_legal_entity_id, provisional_start_date, personal_details, address_details en termination_date. Webhooks via POST /v1/webhook-callbacks als signaal.
- Sage 50 Payroll via File, Data Import met het CSV-sjabloon Employee Details, of Advanced Data Import met een eigen veldmapping.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
type (direct_employee) | Filter | employee en global_payroll_employee vallen af |
engaged_by_legal_entity_id | Sage-bedrijf | Eén bestand per entiteit |
Remote employment-id | Works number (referentie) | RTI Payroll ID leeg laten |
full_name en personal_details | Forename, Surname, geboortedatum | |
address_details | Adres | |
provisional_start_date | Start date | |
job_title, department | Functie en afdeling | |
termination_date | Lijst met einddatums |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen