HR naar ERP
Remote Unit4 koppeling: employments uit Remote als medewerker in het Unit4-bedrijf dat de kosten draagt
Met een koppeling tussen Remote en Unit4 ERP wordt elke employment uit Remote een medewerker in Unit4, in het bedrijf van de juridische entiteit die de kosten draagt, met afdeling, functie en een personeelstype per soort employment. Een verschoven startdatum of een gewijzigde einddatum in Remote wordt in Unit4 netjes bijgewerkt, en op de einddatum wordt de medewerker beëindigd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via Remote mensen in andere landen in dienst hebben, als EOR, contractor of eigen werknemer, en Unit4 ERP gebruiken voor projecten en tijdschrijven, zetten die mensen met de hand in Unit4. Verschoven startdatums en einddatums die tijdens de offboarding nog veranderen, lopen dan uit de pas.
- Bij de start laadt KoppelHet alle employments één keer; daarna komen wijzigingen via webhooks.
- Per employment kiest KoppelHet het Unit4-bedrijf en het personeelstype.
- Unit4 controleert de gegevens vooraf; nieuwe medewerkers gaan per bedrijf naar Unit4.
- Een verschoven startdatum vervangt de dienstverbandregel in Unit4.
- Als de einddatum in Remote is bereikt, wordt de medewerker in Unit4 beëindigd.
Waar je op let bij Remote en Unit4 ERP
- Remote geeft per employment twee juridische entiteiten: de entiteit die iemand in dienst nam en de entiteit die de rekening krijgt. In Unit4 hoort een medewerker bij het bedrijf waar zijn uren en kosten landen. KoppelHet kiest daarom de gefactureerde entiteit voor het Unit4-bedrijf, en valt terug op de andere als die leeg is.
- Remote kent vier soorten employment: EOR-werknemer, contractor, eigen werknemer en werknemer via global payroll. In Unit4 bepaalt het personeelstype wat iemand mag boeken. KoppelHet zet elk van die vier met een tabel om naar een personeelstype, zodat een contractor in Unit4 niet als werknemer in de rapportage staat.
- Remote meldt een verschoven startdatum met een eigen event. Unit4 staat niet toe dat de begindatum van een dienstverband later wordt gezet. KoppelHet verwijdert dan de dienstverbandregel en zet hem opnieuw met de nieuwe datum, zolang er nog niets op is geboekt.
- De einddatum van een employment kan volgens Remote tijdens de offboarding nog veranderen, ook nadat die is afgerond. In Unit4 is beëindigen een eindstatus. KoppelHet zet de einddatum alvast op de dienstverbandregel, past hem aan bij elke wijziging en beëindigt de medewerker pas als Remote meldt dat de einddatum is bereikt.
- Remote raadt aan de lijst met employments één keer te laden en daarna op webhooks te vertrouwen, niet per medewerker te blijven opvragen. Unit4 neemt nieuwe medewerkers per verzameling voor één bedrijf aan. KoppelHet bouwt de eerste vulling per bedrijf op uit die ene lijst, en verwerkt daarna alleen wat de webhooks melden.
- De leidinggevende heeft in Remote alleen een eigen employment-ID als die zelf ook via Remote loopt; anders staat er alleen een naam en e-mailadres. KoppelHet zoekt de leidinggevende in Unit4 op dat e-mailadres, zodat ook een manager die niet via Remote is aangenomen goedkeurder wordt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan facturen of loonkosten uit Remote naar Unit4?
Niet in deze koppeling. Die houdt medewerkers actueel; facturen en loonkosten kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via GET /v1/employments (status, employment_model eor, peo of global_payroll, employment_type, company_id) voor de eerste vulling en webhooks via POST /v1/webhook-callbacks voor employment.updated, employment.details.updated, employment.start_date.changed, employment.status.updated, offboarding.submitted, offboarding.deleted en contract.termination_date_reached. Velden type (employee, contractor, direct_employee, global_payroll_employee), engaged_by_legal_entity_id, bill_to_legal_entity_id, department, manager_email, manager_employment_id, job_title, provisional_start_date, termination_date.
- Unit4 ERPx via de Employees API - POST /v1/employees/validate, POST /v1/employees/batch (maximaal 200, één companyId), 202 bij een actieve workflow, PATCH met AddOrReplaceById en RemoveById op employments (positionId, startDate, endDate) en relatedValues, startDate niet later te zetten, DELETE /v1/employees/{personId} als Terminate.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
employment id (short_id) | personId | |
Naam, work_email | Naam en e-mailadres | |
bill_to_legal_entity_id | companyId | Vertaaltabel; anders engaged_by_legal_entity_id |
type en employment_model | personnelType | |
department | relatedValues afdeling | Op naam, via een vertaaltabel |
manager_email | relatedValues leidinggevende | |
job_title | employments.positionId | |
provisional_start_date en termination_date | employments.startDate en endDate |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen