VSVerzuimmelding (SIVI)
Remote koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: sick leave van de eigen Nederlandse entiteit per periode
Met een koppeling tussen Remote en de Verzuimverzekeraar gaat goedgekeurde sick leave van medewerkers van jullie eigen Nederlandse entiteit in Remote automatisch naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. Wie via Remote als employer of record werkt, valt niet onder jullie polis en gaat niet mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Remote gebruiken voor HR en payroll van hun eigen Nederlandse entiteit en loondoorbetaling bij ziekte hebben verzekerd, geven verzuim nu met de hand door aan de verzekeraar. In Remote staan eigen medewerkers, EOR-medewerkers en contractors in één lijst, en alleen eigen medewerkers horen onder de polis.
- Bij de start koppelen we de eigen Nederlandse entiteit in Remote aan het loonheffingennummer van de polis.
- Remote stuurt een webhook bij goedkeuren, een nieuwe datum of annuleren; KoppelHet haalt de time off op.
- Goedgekeurde sick leave van een eigen medewerker wordt een nieuwe melding met eerste verzuimdag en percentage.
- Een andere einddatum of minder uren per dag wordt een gewijzigde melding.
- Per afgesproken periode gaan alle meldingen samen in één bericht naar de verzekeraar.
Waar je op let bij Remote en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- Voor medewerkers via employer of record is Remote zelf de werkgever en loopt de loondoorbetaling bij ziekte via Remote. Jullie verzuimverzekering dekt dat loon niet. Daarom kijkt KoppelHet per employment of het om de eigen Nederlandse entiteit gaat, en meldt alleen die ziekte bij de verzekeraar.
- Remote noteert per dag het aantal uren vrij, met acht uur als maximum. KoppelHet zet die uren om naar een verzuimpercentage voor de verzekeraar. Zo claimt een medewerker die halve dagen ziek is niet de volle loondoorbetaling over die periode.
- Remote heeft een eigen webhook voor een nieuwe datum op een aanvraag. Komt die binnen voor gemelde ziekte, dan gaat de aangepaste eerste of laatste dag in de volgende periode als gewijzigde melding naar de verzekeraar, onder hetzelfde verzuimgeval.
- Een medewerker kan in Remote vragen om goedgekeurde time off in te trekken. Zolang dat verzoek openstaat, blijft de melding bij de verzekeraar gewoon staan. Pas als de annulering in Remote is goedgekeurd, gaat er een vervallen melding naar de verzekeraar.
- Na de laatste dag zet Remote goedgekeurde time off vanzelf op opgenomen. Voor de verzekeraar is dat geen wijziging; de koppeling negeert die statusovergang en meldt het herstel alleen op basis van de einddatum.
- De verzekeraar herkent de werkgever aan het loonheffingennummer van de polis. Remote kent dat nummer niet als veld bij de employment. Een vaste tabel legt bij de start vast welke entiteit bij welk loonheffingennummer hoort, zodat elke melding onder de juiste werkgever valt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat ziekte van onze EOR-medewerkers via Remote mee?
Nee. Remote is hun werkgever, en hun loondoorbetaling valt niet onder jullie polis.
Gaan de notitie en de doktersverklaring mee?
Nee. De verzekeraar krijgt alleen datums, percentage en werkgever. Notities en documenten blijven in Remote.
Kan dit naast een koppeling met de arbodienst?
Ja. Uit dezelfde time off in Remote krijgen arbodienst en verzekeraar elk hun eigen SIVI-bericht.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via de webhooks timeoff.approved, timeoff.date_changed, timeoff.cancellation_requested en timeoff.canceled, en GET /v1/timeoff met employment_id, timeoff_type, status en een venster op start_date en end_date, gepagineerd met page en page_size. Velden onder meer id, employment_id, timeoff_type (sick_leave), status (requested, approved, taken, declined, cancel_requested, canceled), start_date, end_date en timeoff_days met uren per dag. Employments met employment_type en employment_model (eor, peo, global_payroll) via GET /v1/employments. Scope timeoff:read.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, oorzaakcodes 10, 11 en 99. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Eigen Nederlandse entiteit (via tabel) | Werkgever: loonheffingennummer | |
employment_id | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Time off id | Verzuimgeval identificatie | |
start_date | Datum eerste verzuimdag | |
timeoff_days (hours per dag) | Percentage verzuim | Ten opzichte van acht uur |
end_date + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
status canceled | Verwerkingscode 03 vervallen |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen