ASVerzuimmelding (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Sage People en de Arbodienst wordt goedgekeurde ziekte van medewerkers met een Nederlandse payroll company in Sage People automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. Zolang de einddatum in Sage People voorlopig is, blijft het verzuim bij de arbodienst open.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage People voor HR in meerdere landen gebruiken en in Nederland een arbodienst hebben, registreren ziekte in Sage People en daarna nog eens in het portaal van de arbodienst. Bij langdurig verzuim met een voorlopige einddatum weet de arbodienst vaak niet of de medewerker al terug is.
- Bij de start bepalen we welke redenen in Sage People ziekte zijn en welke payroll company bij de Nederlandse werkgever hoort.
- KoppelHet vraagt elk uur de absence records op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Een goedgekeurde ziekte gaat als ziekmelding naar de arbodienst, per employment record.
- Wordt de einddatum definitief, dan volgt de betermelding met de dag erna als hersteldatum.
- Een afgewezen of verwijderde ziekte die al gemeld is, wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Sage People en Arbodienst (SIVI)
- Een absence record in Sage People hangt onder een employment record. Iemand met twee dienstverbanden bij de Nederlandse werkgever krijgt bij de arbodienst daarom twee dienstverbanden, en de ziekte komt bij het contract waaronder ze is vastgelegd.
- Sage People heeft een vinkje voor een voorlopige einddatum. Zolang dat aan staat, stuurt KoppelHet geen betermelding. Staat het uit, dan is de einddatum volgens de validaties van Sage People niet meer te wijzigen en gaat de betermelding naar de arbodienst.
- Goedkeuring, afwijzing en bevestiging staan in Sage People als aparte datums die na het invullen niet meer veranderen, en een goedgekeurd record kan niet terug naar niet goedgekeurd. De arbodienst krijgt een ziekmelding pas na goedkeuring; een afwijzing van gemelde ziekte wordt een taak voor HR.
- Sage People kan per afwezigheid dagrecords aanmaken met de duur per dag. Staat dat aan, dan rekent KoppelHet het verzuimpercentage per dag uit; staat het uit, dan gebruiken we het totaal aan dagen of uren en het werkpatroon van de medewerker.
- Een absence record kan als privé zijn gemarkeerd en heeft notities tot 32.000 tekens, plus vinkjes voor een medische of eigen verklaring. Die velden staan niet in de permission set van de koppeling, zodat ze niet bij KoppelHet of de arbodienst komen.
- Sage People draait op Salesforce, en de permission set van de API-gebruiker bepaalt welke velden zichtbaar zijn. Ontbrekende velden in een koppeling zijn daar meestal een rechtenkwestie. We testen bij de start met een bekende ziekmelding of datums, goedkeuring en duur echt binnenkomen.
- Sage People hoort bij een medewerker een payroll company. KoppelHet gebruikt dat veld om alleen ziekte van medewerkers op de Nederlandse payroll door te sturen; afwezigheid in andere landen blijft in Sage People.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we de dagrecords in Sage People aanzetten?
Het hoeft niet, maar het helpt bij gedeeltelijk verzuim. Dan klopt het percentage per dag bij de arbodienst.
Gaan de notities bij de afwezigheid mee?
Nee. Notities, privémarkering en verklaringen blijven in Sage People.
Wat als langdurige ziekte steeds wordt verlengd?
Zolang de einddatum voorlopig is, blijft het verzuim open bij de arbodienst. Een verlenging is dan geen nieuwe ziekmelding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People via de Salesforce REST API met SOQL op het Absence-object (fHCM2__Absence__c) en het Absence Day Record-object, gefilterd op LastModifiedDate, met onder meer Employment Record, Start Date, End Date, End Date Provisional, Days/Hours, Approved, Approval Date, Rejected Date, Confirmed Date, Reason en Type. Verwijderde records via queryAll. Employment records (fHCM2__Employment__c) en team members (fHCM2__Team_Member__c) met payroll company. API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie, OAuth 2.0 client credentials en een permission set zonder Notes, Is Private en certificaatvelden.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Team member (personeelsnummer) | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Employment Record | Identificatie dienstverband | |
Absence record Id | Verzuimgeval identificatie | |
Start Date | Datum eerste verzuimdag | |
Absence Day Record (Duration per dag) | Percentage verzuim | |
End Date + 1 dag, alleen als End Date Provisional uit staat | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Reason | Filter op ziekte | Gaat zelf niet mee |
Eigen veld in Sage People | Vangnet J/N |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
Sage People → DATEV
Sage People DATEV koppeling: Duitse loonmutaties uit Sage People naar DATEV