Payroll koppeling
Sage People DATEV koppeling: Duitse loonmutaties uit Sage People naar DATEV
Een koppeling tussen Sage People en DATEV zet nieuwe Duitse medewerkers, salariswijzigingen, bonussen en vertrek uit Sage People klaar in DATEV Lohn und Gehalt of LODAS, waar de Steuerberater ze controleert en overneemt. Sage People levert de gegevens met een eigen Payflow-export, en KoppelHet zet die om naar de vorm die DATEV verwacht, met de loonsoorten van het kantoor.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage People wereldwijd als HR-systeem gebruiken en de Duitse salarissen bij een Steuerberater in DATEV laten verwerken, sturen mutaties zonder koppeling als spreadsheet. Het kantoor typt ze over in DATEV, en een salarisverhoging die HR na de afsluiting met terugwerkende kracht invoert, valt tussen twee maanden.
- In Sage People richten we een Payflow-service in die alleen Duitse medewerkers selecteert, met bestanden voor stamgegevens, salaris en bonus.
- De service draait op een vast schema en zet de bestanden via beveiligde bestandsoverdracht klaar voor KoppelHet.
- KoppelHet zet de gegevens om naar stam- en bewegingsgegevens met de loonsoorten die de Steuerberater gebruikt.
- De aanlevering gaat via de Lohnimportdatenservice naar het DATEV-rekencentrum, of als ASCII-bestand naar het kantoor.
- De Steuerberater neemt de gegevens over en draait de Duitse loonrun; KoppelHet meldt wat vlak voor de afsluiting nog openstaat.
Waar je op let bij Sage People en DATEV
- Sage People heeft voor uitgaande salarisgegevens een eigen mechanisme, Payflow, dat per service een of meer exportbestanden maakt. In een Payflow-service kies je medewerkers op een veld van het team member, zoals land. KoppelHet zet die selectie op Duitsland, zodat collega's uit andere landen nooit in een bestand voor de Steuerberater komen.
- Payflow kan salarisrecords selecteren die vóór of in de salarisperiode ingaan, en sluit dan salarissen uit die pas na de periode beginnen. KoppelHet zet die optie aan, zodat een verhoging per volgende maand niet al in de lopende Duitse loonrun belandt, maar in de maand waarin hij ingaat.
- Standaard neemt Payflow alleen medewerkers mee die in de huidige periode actief zijn. Een vertrekker valt dan uit het bestand in de maand dat hij vertrekt. Met de optie om ook de vorige periode mee te nemen blijft hij zichtbaar, zodat KoppelHet het Austrittsdatum aan DATEV kan doorgeven.
- Een bonus die een vertrekker nog tegoed heeft, laat Payflow alleen mee als de optie voor bonussen na het dienstverband aan staat. In Duitsland moet zo'n nabetaling wel via de loonadministratie. KoppelHet zet die optie aan en levert de bonus als bewegingsgegeven op de loonsoort die het kantoor ervoor gebruikt.
- Payflow schrijft bestanden standaard in UTF-8 en zet datums in bestandsnaam en kopregel in GMT, ook als jullie omgeving een andere tijdzone heeft. Duitse namen met umlauten en datums rond middernacht verwerkt KoppelHet daarom zelf, voordat de gegevens in de DATEV-vorm gaan.
- De Lohnimportdatenservice van DATEV brengt stam- en bewegingsgegevens via het DATEV-rekencentrum naar het loonprogramma, en is volgens DATEV alleen voor geselecteerde software beschikbaar. De Steuerberater zet de dienst aan in DATEV Arbeitsplatz. Kan KoppelHet die route niet gebruiken, dan levert KoppelHet een ASCII-bestand dat het kantoor zelf inleest.
- Payflow kan bestanden op een schema naar een SFTP-server sturen, en verwijdert oude batches na een in te stellen aantal dagen. KoppelHet haalt elke batch op voordat hij verdwijnt en bewaart zelf wat er naar DATEV is gegaan, zodat bij een vraag van de Steuerberater altijd na te gaan is welke mutatie in welke maand zat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat doet de Steuerberater nog zelf?
Het kantoor controleert de aangeleverde gegevens, neemt ze over in DATEV en draait de loonrun. Overtypen is niet meer nodig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People Payflow (uitgaand): Payflow-service met Download Configure (Team Member Select Field en Value, bijvoorbeeld fHCM2__Country__c = Germany; Salary Select Dates; Team Member Include Period Back; Bonus Select Dates; Include Post Employment Bonus), downloadbestanden per groep (Salary, Bonus), UTF-8, scheidingstekens en vaste recordlengte instelbaar, datums in GMT, Create Change Log, Batch Start Cron Command, Delete Batch After Days en Managed File Transfer via SFTP.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en bewegingsgegevens via het DATEV-rekencentrum, activering in DATEV Arbeitsplatz door de Steuerberater, alleen voor geselecteerde software, € 0,05 per afgerekende werknemer per maand) of een ASCII-bestand dat het kantoor zelf in Lohn und Gehalt of LODAS inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
Team member (employee ID) | Personalnummer | Of een vertaaltabel als het kantoor eigen nummers gebruikt |
Naam en geboortedatum (team member) | Name, Vorname, Geburtsdatum | |
Start date van het employment record | Eintrittsdatum | |
Salary record (bedrag, frequentie, startdatum) | Festbezug | Omgerekend naar het maandbedrag |
Bonus record (bedrag, uitbetaaldatum) | Lohnart (Bewegungsdaten) | Via een vertaaltabel per bonussoort |
Bankgegevens (team member) | Bankverbindung (IBAN) | |
End date van het employment record | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding