Identity en access management
Sage People koppelen met Entra ID: Microsoft-accounts die het employment record volgen
Met een koppeling tussen Sage People en Microsoft Entra ID krijgt een nieuwe team member in Sage People een Microsoft-account met afdeling, functie, land en leidinggevende, en bepalen de start- en einddatum van het employment record wanneer het account actief is. KoppelHet levert de gegevens aan via de route die Microsoft voor HR-systemen beschrijft.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Sage People voor HR en Microsoft 365 voor alle medewerkers maken accounts aan na een ticket van de manager. Vertrekkers worden soms pas bij een controle van licenties ontdekt.
- HR legt een nieuwe team member vast in Sage People, met een employment record en startdatum.
- KoppelHet haalt de gewijzigde team members en employment records op en maakt het Microsoft-account aan volgens jullie naamgevingsregels.
- Het account wordt actief op de startdatum van het employment record.
- Wijzigen afdeling, functie of leidinggevende, dan volgen de gegevens en groepen in Entra ID.
- Na de einddatum van het employment record blokkeert KoppelHet de aanmelding en haalt de medewerker uit de groepen.
Waar je op let bij Sage People en Microsoft Entra ID
- Sage People draait op Salesforce en bewaart de persoon en het dienstverband als twee aparte records. Een nieuwe einddatum verandert alleen het employment record; KoppelHet kijkt daarom naar wijzigingen in beide, zodat een vertrek niet wordt gemist.
- Wat de koppeling in Sage People mag lezen, staat in de permission set van een aparte API-gebruiker, per object en per veld. Is de leidinggevende of afdeling leeg in Entra ID, dan ontbreekt meestal dat recht, en dat meldt KoppelHet zo aan jullie Sage People-beheerder.
- Sage People meldt zich bij Salesforce aan via een app met alleen een sleutel en geheim, zonder wachtwoord van een persoon. De koppeling blijft dus werken als een HR-beheerder vertrekt of zijn wachtwoord wijzigt.
- Een team member kan in Sage People meerdere employment records hebben, bijvoorbeeld na een terugkeer. KoppelHet gebruikt het record dat op de dag geldt, en zet een geblokkeerd account van dezelfde persoon weer aan in plaats van een tweede te maken.
- Sage People wordt vaak voor meerdere landen gebruikt, met een eigen payroll company per land. Het land daarvan wordt het land dat een Microsoft 365-licentie vraagt, en alleen landen die bij deze Microsoft-omgeving horen leveren accounts op.
- Een einddatum wordt in Sage People vaak vooruit vastgelegd. KoppelHet blokkeert op de dag na de einddatum, niet op het moment dat HR het vertrek invoert, zodat iemand tot en met de laatste werkdag kan werken.
- KoppelHet gebruikt de route die Microsoft voor HR-systemen beschrijft, zodat jullie geen eigen scripts of Salesforce-flows hoeven te onderhouden.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe snel heeft een nieuwe collega een account?
Dezelfde dag dat HR de team member met employment record vastlegt. Het account wordt actief op de startdatum.
Wat moeten we in Sage People regelen?
Een aparte API-gebruiker met leesrechten op de afgesproken velden, en een app waarmee de koppeling zich aanmeldt. Jullie Salesforce- of Sage People-beheerder doet dat eenmalig.
Gaat het werkadres terug naar Sage People?
Standaard niet; de koppeling leest alleen. Als jullie het adres in Sage People willen, spreken we dat af en krijgt de API-gebruiker schrijfrecht op alleen dat veld.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People wordt gelezen via de Salesforce API met SOQL op fHCM2__Team_Member__c en fHCM2__Employment__c, gefilterd op de wijzigingsdatum van beide objecten. Aanmelden via een External Client App met OAuth 2.0 client credentials (Run As de API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie, profiel Minimum Access – API Only Integrations en een permission set met alleen leesrechten).
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) of via API-driven inbound provisioning (/bulkUpload met SCIM, vraagt Entra ID P1 of hoger). Velden employeeId (maximaal 16 tekens), employeeHireDate, usageLocation (verplicht voor licenties), manager en accountEnabled = false na de einddatum.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
Employee Number (team member) | employeeId | Vaste sleutel; maximaal 16 tekens |
First Name en Last Name | givenName en surname | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | |
Job Title | jobTitle | |
Department | department | |
Manager (team member) | manager | Opgezocht als bestaand account |
Land van de payroll company of het kantoor | usageLocation en country | |
Start Date (employment) | employeeHireDate | |
End Date (employment) | accountEnabled | Geblokkeerd na de einddatum |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding