Payroll koppeling
Sage People koppelen met Loket: Nederlandse medewerkers naar Loket, loonstroken terug in WX
Met een koppeling tussen Sage People en Loket gaan nieuwe medewerkers, dienstverbanden, uren en salarissen van de Nederlandse payrollcompany uit Sage People naar Loket, als conceptwerknemer of als mutatie op het dienstverband. Na elke loonrun komen de loonstroken uit Loket als pdf terug in Sage People, waar medewerkers ze in WX openen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage People als internationaal HR-systeem gebruiken en de Nederlandse salarissen in Loket laten verwerken, sturen mutaties nu als export naar het salarisbureau. Medewerkers zoeken hun loonstrook daarna in een tweede omgeving, terwijl ze voor al het andere in WX van Sage People werken.
- KoppelHet leest een paar keer per dag de gewijzigde team members, dienstverbanden en salarisrecords van de Nederlandse payrollcompany.
- Een nieuwe medewerker wordt een conceptwerknemer bij de werkgever in Loket die bij die payrollcompany hoort.
- Uren en salaris gaan als mutatie met ingangsdatum naar het dienstverband in Loket; een einddatum beëindigt het.
- Na de loonrun haalt KoppelHet de loonstroken per medewerker uit Loket.
- KoppelHet zet de pdf's en een csv-bestand op het SFTP-platform van Sage People, waarna Payflow ze bij de juiste team member plaatst.
Waar je op let bij Sage People en Loket
- Sage People hangt het dienstverband aan een payrollcompany. KoppelHet gebruikt dat veld om te bepalen of iemand naar Loket gaat en naar welke werkgever, zodat medewerkers uit andere landen buiten Loket blijven.
- Sage People draait op Salesforce, en de koppeling leest via een eigen API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie. Die gebruiker krijgt een permission set met alleen leesrecht op de velden die Loket nodig heeft.
- Sage People kan loonstroken van een externe salarisverwerker importeren met inbound Payflow. Per loonrun komen er losse pdf's en één csv-bestand met per regel het Employee Number en de bestandsnaam.
- Payflow start de import zodra het csv-bestand binnen is. KoppelHet zet daarom eerst alle pdf's klaar en pas daarna het csv-bestand, zodat geen loonstrook wordt overgeslagen.
- Loket levert loonstroken per dienstverband en per loonrun. KoppelHet koppelt elke loonstrook via het personeelsnummer terug aan het Employee Number in Sage People.
- Payflow accepteert geen zipbestanden en wil elke loonstrook als aparte pdf. Loket kan stroken per loonrun gebundeld leveren, dus KoppelHet haalt ze per medewerker op.
- Extra kolommen zoals betaaldatum en periode toont Sage People in WX naast de loonstrook. KoppelHet vult die uit de loonrun in Loket, zodat medewerkers de juiste maand vinden.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten de loonstroken terug naar Sage People?
Nee, het is een keuze. Begin met de mutaties naar Loket; de loonstroken in WX kunnen later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met medewerkers buiten Nederland?
Die blijven buiten de koppeling. Alleen dienstverbanden bij de Nederlandse payrollcompany gaan naar Loket.
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever in Loket.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People via de Salesforce REST API met SOQL (/services/data/v62.0/query) op fHCM2__Team_Member__c, fHCM2__Employment__c (met SPPUK_Payroll_Company__c) en het salarisobject. Aanmelden via een External Client App met OAuth 2.0 client credentials, als API-gebruiker met het profiel Minimum Access – API Only.
- Naar Loket via de Loket REST API met OAuth - conceptemployees, wages en workinghours per dienstverband en PATCH terminate. Loonstroken via GET employments/{employmentId}/payslips/{payrollrunId}; terug naar Sage People als pdf's plus csv op het SFTP-platform voor inbound Payflow.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Employee Number (team member) | Personeelsnummer | Ook de sleutel voor de loonstrook terug |
Voornaam en achternaam | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
SPPUK_Payroll_Company__c (dienstverband) | Werkgever | Vertaaltabel per payrollcompany |
Startdatum dienstverband | Begindatum dienstverband | |
Salarisrecord (Amount, Period, Start Date) | Brutoloon (wageData) | Jaarbedrag omgerekend naar de verloningsperiode |
Uren op het dienstverband | Uren per week (workingHoursData) | |
Einddatum dienstverband | Einde dienstverband (terminate) | |
Loket loonstrook (pdf) | Inbound Payflow-bestand plus csv-regel met Employee Number |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding