Payroll koppeling
Sage People koppelen met Nmbrs: Nederlandse salarisverwerking vanuit Sage People
Met een koppeling tussen Sage People en Nmbrs staan team members van de Nederlandse payroll company met dienstverband, rooster en bruto maandsalaris in Nmbrs, en volgen nieuwe salarisrecords en einddatums uit Sage People met hun startdatum. Na de run kunnen de loonstroken uit Nmbrs terug naar Sage People, zodat Nederlandse medewerkers ze op dezelfde plek vinden als collega's in andere landen.
Wat de koppeling doet
Wie Sage People voor HR gebruikt en de Nederlandse salarissen in Nmbrs laat verwerken, vaak door een payrollbureau, stuurt elke maand een spreadsheet met mutaties. Salarissen staan in Sage People als jaarbedrag en worden bij het overtypen soms door twaalf gedeeld in plaats van door twaalf plus vakantiegeld.
- KoppelHet leest de team members met een Nederlandse payroll company en hun employment record in Sage People.
- Een nieuwe team member komt in het juiste Nmbrs-bedrijf, met datum in dienst, rooster, bruto maandsalaris en IBAN.
- Een nieuw actief salarisrecord gaat met zijn startdatum naar Nmbrs, omgerekend volgens de afspraak over vakantiegeld.
- Een einddatum op het employment record wordt de datum uit dienst in Nmbrs.
- Na de run gaan de loonstroken uit Nmbrs als pdf naar Sage People, als jullie dat willen.
Terug: Loonstroken als pdf per medewerker, met het Sage People-personeelsnummer
Waar je op let bij Sage People en Nmbrs
- Een salaris in Sage People is een bedrag met een vermenigvuldiger naar jaarbasis. Nmbrs verloont een bruto maandsalaris, en in Nederland zit het vakantiegeld vaak in het jaarbedrag van het hoofdkantoor. Bij de start spreken we af waardoor KoppelHet het jaarbedrag deelt, en dat staat vast in de koppeling.
- Een salarisrecord in Sage People is pas geldig als het actief is. KoppelHet stuurt alleen actieve records naar Nmbrs, zodat een voorstel dat HR nog uitwerkt niet in de loonrun belandt.
- De startdatum van een salarisrecord kan vóór of na de toekenningsdatum liggen. Een toekomstige verhoging staat al in Sage People; KoppelHet zet die met de juiste datum in Nmbrs, zodat het payrollbureau hem niet hoeft te onthouden.
- Via de payroll company bepaalt Sage People wie door welke salarisverwerker wordt betaald. Heeft de organisatie meerdere Nederlandse payroll companies, dan hoort bij elk een eigen Nmbrs-bedrijf.
- Sage People neemt loonstroken van een externe salarisverwerker aan als één pdf per loonstrook, met een csv-lijst die het personeelsnummer uit Sage People bevat, en niet als zip-bestand. KoppelHet haalt de loonstroken per medewerker uit Nmbrs en levert ze in die vorm aan.
- De koppeling leest Sage People met een aparte API-gebruiker, die alleen de velden ziet die in zijn permission set staan. Beoordelingen en verzuimnotities blijven daardoor buiten beeld van de salarisverwerking.
- Verloont een payrollbureau in Nmbrs, dan geeft het bureau de koppeling toegang tot alleen jullie bedrijf. Cao, loonheffingskorting en pensioen blijven bij het bureau en worden door de koppeling niet overschreven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe gaat de koppeling om met vakantiegeld in het jaarsalaris?
Dat spreken we bij de start af met HR en het payrollbureau. De koppeling deelt het jaarbedrag daarna altijd op dezelfde manier, zodat er geen verschil per maand ontstaat.
Komen de loonstroken ook in Sage People?
Als jullie dat willen wel. Na de run staat elke loonstrook als pdf bij de juiste medewerker in Sage People.
Gaan alle medewerkers uit Sage People naar Nmbrs?
Nee, alleen team members met een Nederlandse payroll company. Collega's in andere landen blijven buiten Nmbrs.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling ziet in Sage People alleen de velden die jullie vrijgeven, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People wordt gelezen via de Salesforce API met SOQL op fHCM2__Team_Member__c, fHCM2__Employment__c en het Salary-object (Amount, Annual Multiplier, Period, Start Date, Award Date, Active). Aanmelden via een External Client App met OAuth 2.0 client credentials en een API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie en een permission set met alleen leesrechten.
- Loonstroken terug via inbound Payflow op het SFTP-platform van Sage People (één pdf per loonstrook, csv met Employee Number en bestandsnaam).
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API, die per debiteur aanmeldt; de SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
Employee Number (team member) | Personeelsnummer | Vaste sleutel, ook voor de loonstroken terug |
First Name en Last Name | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | |
Payroll Company | Nmbrs-bedrijf | |
Start Date en End Date (employment) | Datum in dienst en datum uit dienst | |
Salary: Amount × Annual Multiplier | Bruto maandsalaris | Jaarbedrag gedeeld volgens afspraak, bijvoorbeeld door 12,96 |
Salary: Start Date | Ingangsdatum salaris | |
Uren per week (employment record) | Rooster | |
Department | Afdeling | Via een vertaaltabel |
Bankrekening | IBAN | Alleen als HR het in Sage People vastlegt |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding