HR naar ITSM
Sage People koppelen met TOPdesk: personen en onboardingtickets voor de Nederlandse servicedesk
Met een koppeling tussen Sage People en TOPdesk staan team members van de Nederlandse entiteit als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Een nieuw employment record start een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een einddatum een offboardingmelding.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met Sage People voor HR en TOPdesk voor lokale IT en facilitair beheer zetten nieuwe collega's pas in TOPdesk na een mail van de manager. Vertrekkers houden hun pas tot iemand het merkt.
- HR legt een nieuwe team member vast in Sage People, met een employment record en startdatum.
- KoppelHet haalt de gewijzigde team members en employment records van de Nederlandse entiteit op.
- De persoon komt in TOPdesk bij de vestiging van het kantoor, met afdeling en leidinggevende, en een onboardingwijziging start met de startdatum.
- Wijzigen afdeling of leidinggevende, dan volgt de persoon in TOPdesk.
- Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor laptop, pas en toegang; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij Sage People en TOPdesk
- De startdatum staat in Sage People op het employment record. Een team member zonder employment record levert nog geen onboardingmelding op; die komt pas als het dienstverband met datum is vastgelegd.
- Krijgt een collega die al in het Verenigd Koninkrijk werkt een employment record bij de Nederlandse entiteit, dan is dat voor TOPdesk een nieuwe start. De melding gaat naar de Nederlandse servicedesk voor pas en werkplek.
- Wordt een geplande einddatum in Sage People weer weggehaald, dan krijgt de openstaande offboardingmelding in TOPdesk een actie met die mededeling, zodat facilitair de pas niet inneemt.
- Sage People bewaart de persoon en het dienstverband als twee aparte records. Een einddatum verandert alleen het employment record, dus KoppelHet kijkt naar wijzigingen in beide, zodat een vertrek niet wordt gemist.
- Wat de koppeling in Sage People mag lezen, staat in de permission set van een aparte API-gebruiker. Salaris en beoordelingen staan daar niet in, zodat alleen gegevens voor de servicedesk het systeem verlaten.
- Sage People wordt vaak voor meerdere landen gebruikt. KoppelHet neemt alleen team members van de Nederlandse entiteit mee, zodat de Nederlandse TOPdesk geen Britse collega's krijgt.
- Een einddatum wordt in Sage People vaak vooruit vastgelegd. De offboardingwijziging start meteen met die datum, zodat facilitair de pas op de laatste werkdag kan innemen; archiveren gebeurt pas de dag erna.
- Een team member kan na een terugkeer een nieuw employment record krijgen. KoppelHet haalt de gearchiveerde persoon dan terug in TOPdesk, zodat eerdere meldingen bij dezelfde persoon blijven.
- Werkt iemand een deel van de week bij klanten of op een andere locatie, dan hoort hij in Sage People toch bij één kantoor. Dat kantoor wordt de vestiging in TOPdesk, zodat meldingen over pas en werkplek bij de juiste facilitair medewerker uitkomen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Een nieuw employment record levert een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon op, standaard vier weken voor de startdatum, en een einddatum een offboardingmelding voor de laatste werkdag.
Wanneer ziet de servicedesk een nieuwe collega?
Dezelfde dag dat HR de team member met employment record vastlegt, met de startdatum in de onboardingwijziging.
Wat moeten we in Sage People regelen?
Een aparte API-gebruiker met leesrechten op de afgesproken velden, en een app waarmee de koppeling zich aanmeldt. Jullie Salesforce- of Sage People-beheerder doet dat eenmalig.
Wie bepaalt wat er in de onboardingwijziging staat?
Jullie servicedesk, via een sjabloon in TOPdesk. KoppelHet vult het met de persoon, de vestiging en de startdatum.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling leest alleen de velden die jullie vrijgeven, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People wordt gelezen via de Salesforce API met SOQL op fHCM2__Team_Member__c en fHCM2__Employment__c, gefilterd op de wijzigingsdatum van beide objecten. Aanmelden via een External Client App met OAuth 2.0 client credentials, Run As een API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie en een permission set met alleen leesrechten.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files voor personen, afdelingen en vestigingen; Change voor wijzigingen vanuit een sjabloon). employeeNumber tot 20 tekens, firstName tot 30, prefixes tot 10, surName tot 50.
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
Employee Number (team member) | employeeNumber | Maximaal 20 tekens |
First Name | firstName | |
Last Name | surName en prefixes | Voorvoegsel afsplitsen |
E-mail (team member) | email | |
Department | department | |
Kantoor of locatie | branch | Via een vertaaltabel |
Job Title | jobTitle | |
Manager (team member) | manager | |
Start Date en End Date (employment) | Onboarding- en offboardingwijziging | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
Startdatum of einddatum employment record | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding