VSVerzuimmelding (SIVI)
Sage People koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: ziekte uit absence records per polis naar de verzekeraar
Met een koppeling tussen Sage People en de Verzuimverzekeraar gaat goedgekeurde ziekte van medewerkers van de Nederlandse werkgever automatisch uit Sage People naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. Een verschoven eerste ziektedag gaat als correctie met de oude datum erbij, en een ingetrokken ziekte als vervallen melding.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage People voor HR in meerdere landen gebruiken en het Nederlandse verzuimrisico hebben verzekerd, geven ziekte en herstel nog met de hand door in het portaal van de verzekeraar. Als HR in Sage People een eerste ziektedag corrigeert of een ziekte intrekt, rekent de verzekeraar met oude gegevens.
- Bij de start koppelen we elke Nederlandse werkgever in Sage People aan het loonheffingennummer waarop de polis loopt, en kiezen we de redenen die ziekte zijn.
- KoppelHet haalt elk uur de absence records op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd of verwijderd.
- Een goedgekeurde ziekte wordt een nieuwe melding onder het dienstverband waarop ze is vastgelegd.
- Een andere duur per dag wordt een wijziging; een verschoven begindatum een correctie met de oude sleutel.
- Volgens de afgesproken frequentie gaan alle meldingen per werkgever in één bericht naar de verzekeraar.
Waar je op let bij Sage People en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- Een verzuimverzekeraar herkent de werkgever aan het loonheffingennummer van de polis. Sage People heeft daar geen vast veld voor, omdat het systeem voor veel landen werkt. KoppelHet houdt per Nederlandse werkgever bij onder welk nummer de ziekte bij de verzekeraar binnenkomt.
- Een absence record hoort in Sage People bij precies één employment record. Heeft iemand twee contracten bij dezelfde Nederlandse werkgever, dan komt het verzuim bij de verzekeraar onder het dienstverband waarop HR de ziekte heeft gezet. Zo klopt de loondoorbetaling per contract met wat de verzekeraar vergoedt.
- Schuift HR de begindatum van een al gemelde ziekte, dan is dat voor de verzekeraar een correctie op een sleutelgegeven. KoppelHet stuurt daarom de vorige eerste verzuimdag mee, zodat de verzekeraar de bestaande melding terugvindt en geen tweede verzuimgeval opent.
- Een verwijderd absence record staat in Sage People nog een tijd in de prullenbak van het onderliggende Salesforce-platform. KoppelHet vraagt die verwijderde records ook op en stuurt de verzekeraar een vervallen melding, inclusief de wijzigingen die eronder hingen.
- Sage People kan per afwezigheid dagrecords bijhouden met de duur per dag. Een kortere werkdag halverwege de ziekte geeft bij de verzekeraar een wijziging met dat percentage en die dag als ingangsdatum, zodat de berekening van de uitkering op het goede herstelmoment begint.
- Zolang de einddatum in Sage People als voorlopig is gemarkeerd, blijft het verzuim bij de verzekeraar open. Pas als HR het vinkje weghaalt, stuurt KoppelHet een hersteldatum. Een verwachte terugkeer wordt zo geen herstel dat later weer moet worden teruggedraaid.
- Sage People heeft bij een afwezigheid velden voor een re-integratiegesprek, een terugkeerintentie en medische verklaringen. Die blijven buiten de permission set van de koppeling. De verzekeraar krijgt datums, percentages en een oorzaakcode.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan dit naast de koppeling met de arbodienst draaien?
Ja. Beide gebruiken dezelfde absence records in Sage People, maar krijgen elk hun eigen SIVI-bericht.
Wat als we meerdere Nederlandse werkgevers hebben?
Elke werkgever krijgt het loonheffingennummer van zijn polis. De verzekeraar ziet de meldingen dan per werkgever.
Ziet de verzekeraar of er een re-integratiegesprek is geweest?
Nee. Die velden staan niet in de rechten van de koppeling en blijven in Sage People.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People via de Salesforce REST API met SOQL op het Absence-object (fHCM2__Absence__c) en het Absence Day Record-object (Day, Duration), gefilterd op LastModifiedDate, met onder meer Employment Record, Start Date, End Date, End Date Provisional, Approved, Approval Date, Reason en Type. Verwijderde records via queryAll met IsDeleted. API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie, OAuth 2.0 client credentials en een permission set zonder Notes, Is Private, certificaat-, Return Intent- en Back To Work-velden.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, met oude sleutelwaarden bij een correctie; bij vervallen vervallen ook de onderliggende entiteiten. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Nederlandse werkgever (tabel in KoppelHet) | Werkgever: loonheffingennummer | Sage People bewaart dat nummer niet standaard |
Team member | Identificatie werknemer | |
Employment Record | Identificatie dienstverband | |
Start Date | Datum eerste verzuimdag | |
Reason | Filter op ziekte | Gaat zelf niet mee |
Absence Day Record (Duration per dag) | Percentage verzuim en ingangsdatum mutatie | |
End Date + 1 dag, alleen als End Date Provisional uit staat | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Eigen veld in Sage People | Oorzaak verzuim (10, 11 of 99) |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding