Identity en access management
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
Met een koppeling tussen UKG Pro en Active Directory krijgen nieuwe medewerkers van de Nederlandse company in UKG Pro een domeinaccount in de juiste OU, met functie, afdeling en leidinggevende, en krijgt het account de einddatum uit UKG Pro als vervaldatum. Een klein programma van KoppelHet in jullie domein voert de wijzigingen uit via een uitgaande verbinding.
Wat de koppeling doet
Nederlandse vestigingen van groepen die HR wereldwijd in UKG Pro voeren, hebben vaak een eigen Active Directory voor lokale systemen. Wie vertrekt, houdt zijn domeinaccount tot de lokale IT een lijst van het hoofdkantoor krijgt.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in UKG Pro bij de Nederlandse company.
- KoppelHet haalt om de drie uur de gewijzigde medewerkers op en vergelijkt met de vorige stand.
- Het programma in het domein maakt het account aan in de OU van de locatie, met functie, afdeling en leidinggevende.
- Een einddatum in UKG Pro wordt meteen de vervaldatum van het account.
- Na de laatste werkdag schakelt KoppelHet het account uit en verplaatst het naar een OU voor vertrekkers.
Waar je op let bij UKG Pro en Active Directory
- UKG Pro geeft wijzigingen hooguit om de drie uur. Omdat de einddatum meteen de vervaldatum van het account wordt, stopt het account op tijd, ook als de laatste ronde van die dag later valt.
- UKG Pro heeft een systeemsleutel en een personeelsnummer per medewerker. KoppelHet zet het personeelsnummer als sleutel op het account en de systeemsleutel in een tweede veld, zodat beide op te zoeken zijn.
- Alleen medewerkers van de Nederlandse company krijgen een domeinaccount. Collega's uit andere landen staan wel in UKG Pro, maar horen niet in het lokale domein.
- De werklocatie in UKG Pro bepaalt de OU, zodat groepsbeleid per locatie klopt. Verhuist iemand naar een andere locatie, dan verplaatst KoppelHet het account op de ingangsdatum.
- UKG Pro onderscheidt voltijd en deeltijd en soorten medewerkers. Per soort spreken we af wie een domeinaccount krijgt, zodat medewerkers zonder pc geen ongebruikt account houden.
- UKG Pro zegt welke medewerkers zijn gewijzigd, niet wat. KoppelHet vergelijkt met de vorige stand en stuurt alleen echte wijzigingen naar het domein, zodat het programma in het domein niet elke drie uur alle accounts bijwerkt.
- Het platform van KoppelHet leest UKG Pro; het programma in het domein haalt alleen opdrachten op via een uitgaande verbinding. Het domein heeft geen toegang tot UKG Pro nodig en er gaat niets open in de firewall.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet er iets open in de firewall?
Nee. Het programma in het domein maakt alleen een uitgaande verbinding naar het platform van KoppelHet.
Wat als iemand langdurig met verlof is?
Dan blijft de medewerker in UKG Pro actief en het account ook. Wil IT het account tijdens verlof uitschakelen, dan spreken we dat af op basis van de status in UKG Pro.
Werkt dit ook met Entra ID?
Ja, UKG Pro koppelen we ook direct met Entra ID.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen functie- en organisatiegegevens gaan naar het domein, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro wordt gelezen via de Personnel API met een service account, de US-Customer-Api-Key en basic authentication. employee-changes (minimaal drie uur tussen aanroepen; employeeId, employeeNumber, companyId, supervisorId, jobCode, workLocation, orgLevel1Code t/m orgLevel4Code, fullTimeOrPartTime, terminationDate) en employment-details.
- Een KoppelHet-agent op een Windows-server in het domein schrijft employeeID (maximaal 16 tekens), employeeNumber, sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, givenName, sn, displayName, title, department, physicalDeliveryOfficeName, manager en accountExpires, en verplaatst accounts tussen OU's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeID | Vaste sleutel; maximaal 16 tekens |
employeeId (systeemsleutel) | employeeNumber | |
Naamgevingsregel | sAMAccountName en userPrincipalName | sAMAccountName maximaal 20 tekens |
firstName en lastName | givenName, sn en displayName | |
jobCode (omschrijving) | title | |
orgLevel-code die de afdeling is | department | |
workLocation | OU en physicalDeliveryOfficeName | Via een vertaaltabel |
supervisorId | manager | |
terminationDate | accountExpires |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP
UKG Pro → AFAS Profit
UKG Pro koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers van een Amerikaans hoofdkantoor in AFAS Profit