Recruitment naar HR
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Met een koppeling tussen Recruitee en UKG Pro wordt een kandidaat die in Recruitee is aangenomen voor een Nederlandse of andere Europese vestiging een nieuwe medewerker in de juiste global company van UKG Pro, met functiecode, startdatum, uren en salaris uit het aanbod. UKG Pro vraagt daarvoor meer verplichte gegevens dan een wervingssysteem hoort te bewaren, dus KoppelHet start de indiensttreding pas als HR het BSN veilig heeft aangevuld.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Amerikaans hoofdkantoor beheren medewerkers vaak in UKG Pro, terwijl de Europese vestigingen werven in Recruitee. Na een aanname vult lokale HR een formulier in voor het HR-team dat UKG Pro beheert. Dat duurt soms tot na de startdatum, en UKG Pro vraagt gegevens zoals het BSN die niet in een wervingssysteem horen.
- De recruiter zet de kandidaat in Recruitee in de stap voor aangenomen kandidaten.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en de velden van het aanbiedingsformulier op en kiest de UKG-company bij de vestiging.
- HR krijgt in het KoppelHet platform een taak om het BSN in te vullen. Dat nummer gaat alleen naar UKG Pro en komt niet in Recruitee.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in UKG Pro met functiecode, paygroup, uren, salaris en startdatum.
- UKG Pro geeft per medewerker terug of het is gelukt. Meldingen staan in het platform, met het veld waar het om gaat.
Waar je op let bij Recruitee en UKG Pro
- De New Hire-service van UKG Pro voor de Verenigde Staten werkt alleen voor Amerikaanse companies. Voor Nederlandse en Belgische medewerkers gebruikt KoppelHet de Global New Hire-service, die een medewerker aanmaakt in een global company in UKG Pro.
- Een nieuwe medewerker in een global company kan niet zonder nationaal identificatienummer. Het BSN hoort niet in een wervingssysteem. KoppelHet vraagt het daarom na de aanname aan HR in het eigen platform en stuurt het rechtstreeks naar UKG Pro, zonder het op te slaan.
- UKG Pro vraagt bij een global hire ook paygroup, benefitgroep en valuta. Die gegevens kent Recruitee niet en wisselen ook niet per kandidaat. We leggen ze per company vast, zodat een aanname in België euro's en de Belgische paygroup krijgt zonder dat de recruiter iets hoeft te kiezen.
- Het salaris in UKG Pro heeft een bedrag en een soort, zoals per uur, per periode of per jaar. Het salarisveld in Recruitee heeft geen periode. We voegen die toe aan het aanbiedingsformulier, zodat een Nederlands maandsalaris niet als jaarbedrag in UKG Pro komt.
- Is de nummering in de UKG-company automatisch, dan negeert UKG Pro een meegestuurd personeelsnummer. KoppelHet stuurt daarom geen eigen nummer mee, leest na de indiensttreding het nummer dat UKG Pro gaf en bewaart dat bij de kandidaat.
- UKG Pro geeft per nieuwe medewerker terug of het is gelukt, met meldingen die het veld noemen waar het om gaat. KoppelHet zet die meldingen bij de kandidaat in het platform, zodat HR direct ziet dat bijvoorbeeld een functiecode in de Belgische company ontbreekt, in plaats van een algemene foutmelding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom staat het BSN niet in Recruitee?
Een wervingssysteem bewaart gegevens van veel kandidaten die nooit in dienst komen. Het BSN is alleen nodig voor wie wordt aangenomen, dus vraagt KoppelHet het pas daarna aan HR en stuurt het alleen naar UKG Pro.
Gaat de medewerker ook naar de lokale payroll?
Niet in deze koppeling. Een stroom van UKG Pro naar de Nederlandse of Belgische salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Werkt dit ook voor Amerikaanse vacatures in Recruitee?
Dat vraagt de New Hire-service voor de Verenigde Staten, met andere verplichte velden. We beginnen met de Europese vestigingen; Amerikaanse aannames kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee via de webhook candidate_moved (alleen stappen met de categorie hire) en de ATS API met profielvelden (date_of_birth, address), placement_locations en custom fields van het aanbiedingsformulier (startdatum, uren, salaris met periode). API-token van een aparte koppelgebruiker.
- UKG Pro via de SOAP-webservices met een service account. Login Service (Authenticate met customer API key en user API key) levert een token voor de headers UltiProToken en ClientAccessKey. Global New Hire-service met NewHireGlobal (onder meer CompanyIdentifier, JobCode, NationalID, PayGroup, PayRate, PayRateType H/P/W/Y, Currency, ScheduledHours, FullOrPartTime, HireDate) en GetGlobalEmployeeByEmployeeIdentifier voor het nummer. Antwoord met HasErrors en Messages per RequestNumber.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in UKG Pro | Toelichting |
|---|---|---|
Vestiging van de vacature (placement_locations) | CompanyIdentifier | Company code van de global company per vestiging |
name | FirstName en LastName | Eén naamveld gesplitst; voorvoegsel bij de achternaam |
Profielveld date_of_birth | BirthDate | |
Startdatum (aanbiedingsformulier) | HireDate, SeniorityDate en BenefitSeniorityDate | |
Functie van de vacature | JobCode | Via een vertaaltabel |
Uren per week (aanbiedingsformulier) | ScheduledHours en FullOrPartTime | Deeltijd onder de voltijdnorm van de vestiging |
Salaris met periode (aanbiedingsformulier) | PayRate, PayRateType en Currency | Maandsalaris als P, uurloon als H |
BSN (ingevuld door HR in het platform) | NationalID | Nooit via Recruitee |
Vaste waarde per company | PayGroup en BenefitGroup |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR