Payroll koppeling
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP
Met een koppeling tussen UKG Pro en ADP iHCM NL gaan nieuwe salarissen en uitdiensttredingen van Nederlandse medewerkers uit UKG Pro automatisch naar ADP iHCM, zonder dat de salarisadministratie ze overtypt. UKG Pro blijft de bron voor HR, ADP iHCM rekent het Nederlandse loon, en de koppeling zorgt dat beide op tijd voor de loonrun hetzelfde zeggen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een internationale HR-omgeving in UKG Pro en een Nederlandse loonadministratie in ADP iHCM houden twee systemen met de hand gelijk. Een verhoging die in de Verenigde Staten is goedgekeurd, komt vaak pas via een e-mail of export bij de Nederlandse salarisadministratie.
- ADP of de salarisadministratie maakt een nieuwe medewerker aan in iHCM; KoppelHet koppelt die één keer aan de medewerker in UKG Pro.
- Elke drie uur vraagt KoppelHet de gewijzigde medewerkers op in UKG Pro en haalt hun beloningsgegevens op.
- Alleen medewerkers in de Nederlandse paygroup met een bedrag in euro gaan verder.
- Een ander salaris gaat met ingangsdatum naar het dienstverband in ADP iHCM.
- Een einddatum in UKG Pro start de uitdiensttreding in ADP; verschuift de datum, dan annuleert KoppelHet de beëindiging en start een nieuwe.
Waar je op let bij UKG Pro en ADP iHCM
- UKG Pro wil dat de lijst met gewijzigde medewerkers hooguit om de drie uur wordt opgevraagd. ADP iHCM neemt per aanroep maar één salariswijziging aan. KoppelHet verzamelt dus per ronde de wijzigingen en stuurt ze daarna één voor één naar ADP, zonder de limiet van UKG te raken.
- Die lijst zegt niet wélk veld in UKG Pro veranderde. KoppelHet bewaart wat het eerder naar ADP stuurde en vergelijkt bedrag en salarisbasis daarmee, zodat een gewijzigd telefoonnummer geen nieuwe salarisregel in ADP oplevert.
- UKG Pro geeft bij de beloning zowel een jaarbedrag als een bedrag per periode en een uurloon. ADP iHCM kent voor het basisloon een salariscode en een bedrag. KoppelHet kiest op basis van de code vast salaris of uurloon welk UKG-bedrag naar ADP gaat, en welke ADP-code daarbij hoort.
- In de beloningsgegevens van UKG Pro zagen we geen eigen ingangsdatum per salaris. ADP weigert een salariswijziging met een datum vóór de start van het dienstverband. KoppelHet gebruikt de datum die HR in UKG vastlegt en legt een datum vóór de start eerst voor aan de salarisadministratie.
- Elke beloningsregel in UKG Pro heeft een valutacode, omdat UKG vaak vanuit de Verenigde Staten is ingericht. Een bedrag in dollars zet KoppelHet niet in ADP iHCM; de salarisadministratie krijgt een melding.
- Een einddatum aanpassen kan in ADP iHCM niet. Schuift HR in UKG Pro de terminationDate op, dan annuleert KoppelHet de beëindiging in ADP en start hem opnieuw met de nieuwe datum.
- UKG Pro bewaart naast de eerste indienstdatum ook de datum van de laatste indiensttreding. Komt iemand terug, dan ziet KoppelHet dat aan die datum. Omdat ADP geen openbare API heeft om iemand opnieuw in dienst te nemen, gaat zo'n terugkeer als taak naar de salarisadministratie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. In de openbare ADP-gidsen voor iHCM staat geen API om iemand in dienst te nemen. De salarisadministratie maakt de medewerker aan; de koppeling houdt hem daarna bij.
Gaan bonussen ook mee?
Niet in de eerste versie. Variabele bedragen kunnen later als uitbreiding via de Pay Data Input API van ADP, als jullie ze in UKG Pro per periode vastleggen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro via de Personnel API met een service account (header US-CUSTOMER-API-KEY plus basic authentication). GET /personnel/v1/employee-changes (wijzigingen sinds de vorige aanroep, minimaal drie uur ertussen, per_page tot 200, geen veldniveau; velden onder meer employeeNumber, companyId, hireDate, dateOfLastHire, terminationDate, employeeStatus) en GET /personnel/v1/compensation-details (salaryOrHourlyCode, annualSalary, payPeriodPayRate, hourlyPayRate, payGroupCode, payPeriod, currencyCode). Rollen View op EmployeeExport en Employee Compensation Details. 429 bij te veel aanroepen.
- ADP iHCM via de Base Remuneration Change API (POST /events/hr/v1/worker.work-assignment.base-remuneration.change; associateOID en work assignment itemID, effectiveDateTime, 2417 als payPeriodRateAmount en 2416 als recordingBasisCode; één event per aanroep) en de Worker Terminate API (worker.terminate en worker-termination.cancel; afronding alleen via events). Elke canonical URI in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | payrollfilenumber | Eenmalig gekoppeld; daarna via het associateOID |
payGroupCode | payrollGroupCode | Vertaaltabel; alleen de Nederlandse paygroup gaat mee |
salaryOrHourlyCode | 2416 salariscode | Vast salaris of uurloon naar de ADP-code |
payPeriodPayRate of hourlyPayRate | 2417 salarisbedrag | |
currencyCode | Controle vóór verzending | Alleen EUR gaat door |
terminationDate | worker.terminate |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → AFAS Profit
UKG Pro koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers van een Amerikaans hoofdkantoor in AFAS Profit