Payroll koppeling
UKG Pro DATEV koppeling: Duitse medewerkers uit UKG Pro als stam- en mutatiegegevens voor de Steuerberater
Een koppeling tussen UKG Pro en DATEV zet nieuwe Duitse medewerkers, loon, uren, bankgegevens en vertrek uit de Duitse paygroup van UKG Pro klaar voor het DATEV-loonprogramma van de Steuerberater, die ze daar overneemt. KoppelHet bouwt de aanlevering op de personnel-API's van UKG Pro.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in UKG Pro vastleggen en de Duitse lonen door een Steuerberater in DATEV laten verwerken, sturen het kantoor elke maand een export uit UKG Pro. Daar wordt het overgetypt, en een urenwijziging in UKG Pro die tussen twee exports valt, komt een maand te laat in DATEV.
- KoppelHet krijgt in UKG Pro een serviceaccount met leesrechten op de benodigde webservices.
- Om de drie uur vraagt KoppelHet de gewijzigde medewerkers op en vergelijkt het antwoord met de vorige stand.
- Medewerkers in de Duitse paygroup zet KoppelHet om naar stam- en mutatiegegevens met de loonsoorten van de Steuerberater.
- De aanlevering gaat via de Lohnimportdatenservice naar het DATEV-rekencentrum, of als ASCII-bestand naar het kantoor.
- De Steuerberater neemt de gegevens over; KoppelHet meldt wat vóór de afsluiting nog openstaat.
Waar je op let bij UKG Pro en DATEV
- De employee-changes-API van UKG Pro mag niet vaker dan om de drie uur worden aangeroepen; UKG raadt acht keer per dag aan. Voor de Duitse maandafsluiting is dat ruim genoeg. KoppelHet plant de laatste vraag van de maand zo dat er na de afsluitdatum geen wijziging tussen valt.
- Het antwoord van employee-changes zegt niet welke velden zijn gewijzigd; UKG adviseert te vergelijken met de vorige aanroep. KoppelHet bewaart per Duitse medewerker de laatst geleverde stand, zodat alleen echte wijzigingen als mutatie naar DATEV gaan en niet de hele medewerker opnieuw.
- UKG Pro bewaart nationale documenten met een type en een land van uitgifte. KoppelHet filtert op land DEU en legt per documenttype vast of het de Steuer-ID of de Sozialversicherungsnummer is, zodat een Amerikaans SSN nooit in DATEV terechtkomt.
- In UKG Pro staat loon als jaarsalaris of uurloon, aangegeven met salaryOrHourlyCode. DATEV werkt met een vast maandbedrag of een uurloon per loonsoort. KoppelHet rekent een jaarsalaris om naar het maandbedrag en legt per paygroup vast op welke loonsoort van het kantoor het landt.
- Bankgegevens van niet-Amerikaanse medewerkers staan in UKG Pro in de global banks, met IBAN. KoppelHet leest de IBAN daar, omdat de Amerikaanse direct-depositvelden voor een Duitse medewerker leeg blijven.
- DATEV opent de Lohnimportdatenservice alleen voor geselecteerde derde systemen, en de Steuerberater zet hem aan in DATEV Arbeitsplatz. De dienst kost volgens DATEV vijf cent per verloonde medewerker per maand. Is KoppelHet voor dit pad nog niet toegelaten, dan levert KoppelHet een ASCII-bestand dat het kantoor in LODAS inleest.
- Duitse belasting- en sociale-verzekeringsgegevens, zoals Steuerklasse en Krankenkasse, horen niet in een Amerikaans HR-systeem. De Steuerberater legt die in DATEV vast, en de koppeling overschrijft ze niet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met LODAS en met Lohn und Gehalt?
De Lohnimportdatenservice is bedoeld voor de loonprogramma's van DATEV. Bij de start vragen we het kantoor welk programma het gebruikt, omdat de ASCII-route alleen voor LODAS geldt.
Gaan eenmalige betalingen ook mee?
Niet in de eerste versie. Bonussen als mutatie op een loonsoort kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro via GET /personnel/v1/employee-changes (startDate, endDate, per_page tot 200, minimaal drie uur tussen aanroepen), compensation-details (salaryOrHourlyCode, payGroupCode, scheduledPeriodWorkHours), /personnel/v1/national-documents (filter nationalDocumentIssuingCountryCode) en employee-global-banks. Basic-authenticatie met een serviceaccount plus de header US-CUSTOMER-API-KEY; rol View op de betreffende webservices.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en mutatiegegevens via het DATEV-rekencentrum, overname per klik in het loonprogramma, status voor bron en gebruiker, activering in DATEV Arbeitsplatz) of een ASCII-bestand voor LODAS. Toegang voor partnersoftware na onboarding op het DATEV Developer Portal.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Personalnummer | Of een vertaaltabel naar de nummers van het kantoor |
firstName, lastName | Vorname, Name | |
nationalDocumentNumber (issuing country DEU) | Steuer-ID of Sozialversicherungsnummer | Per documenttype |
lastHireDate | Eintrittsdatum | |
salaryOrHourlyCode en annualSalary of hourlyPayRate | Festbezug of Stundenlohn | Omgerekend naar het maandbedrag |
scheduledPeriodWorkHours | Wöchentliche Arbeitszeit | |
iban (employee-global-banks) | Bankverbindung (IBAN) | |
terminationDate | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP