Identity en access management
UKG Pro koppelen met Entra ID: Microsoft-accounts voor Europese medewerkers vanuit UKG Pro
Met een koppeling tussen UKG Pro en Microsoft Entra ID krijgen nieuwe medewerkers van de Nederlandse en andere Europese companies in UKG Pro een Microsoft-account met afdeling, functie, locatie en leidinggevende, en wordt de aanmelding geblokkeerd op de einddatum uit UKG Pro. Omdat UKG Pro wijzigingen hooguit om de drie uur geeft, zet KoppelHet de einddatum al vast zodra HR die invoert.
Wat de koppeling doet
Organisaties die alle medewerkers in UKG Pro beheren, terwijl de Europese vestigingen een eigen Microsoft 365-omgeving hebben, horen van nieuwe collega's via de manager. Vertrekkers vallen pas op bij de controle van licenties.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in UKG Pro bij een Europese company.
- KoppelHet vraagt om de drie uur de gewijzigde medewerkers op en vergelijkt met de vorige stand.
- Een nieuwe medewerker krijgt een Microsoft-account volgens jullie naamgevingsregels, met afdeling, functie, locatie, land en leidinggevende. Het account wordt actief op de startdatum.
- Wijzigen functie, afdeling of leidinggevende, dan volgen de gegevens en groepen in Entra ID.
- Op de einddatum blokkeert KoppelHet de aanmelding en haalt de medewerker uit de groepen.
Waar je op let bij UKG Pro en Microsoft Entra ID
- UKG Pro geeft gewijzigde medewerkers hooguit om de drie uur. Een nieuwe collega heeft zijn account dus dezelfde dag, en omdat een einddatum meestal vooruit wordt ingevoerd, blokkeert KoppelHet op die datum zelf en niet drie uur later.
- UKG Pro meldt welke medewerkers zijn gewijzigd, niet welk veld. KoppelHet vergelijkt met de vorige stand en past in Entra ID alleen aan wat echt anders is, zodat groepen niet onnodig wisselen.
- UKG Pro heeft vier organisatieniveaus die elke organisatie zelf invult. Bij de start leggen we vast welk niveau de afdeling is en welk niveau de business unit, zodat groepen in Entra ID op het juiste niveau hangen.
- Medewerkers horen in UKG Pro bij een company met een landcode. Alleen companies die bij deze Microsoft-omgeving horen leveren accounts op, en de landcode wordt het land dat een Microsoft 365-licentie vraagt.
- Bij een herindiensttreding houdt UKG Pro naast de oorspronkelijke datum een laatste datum in dienst bij. KoppelHet zet een geblokkeerd account van dezelfde medewerker weer aan in plaats van een tweede account te maken.
- De leidinggevende staat in UKG Pro als verwijzing naar een andere medewerker, die in de Verenigde Staten kan werken. Heeft die geen account in deze Microsoft-omgeving, dan laat KoppelHet het veld leeg en meldt dat aan IT.
- Workday-klanten kennen de kant-en-klare HR-koppeling van Microsoft, maar UKG Pro valt daarbuiten. KoppelHet levert de gegevens aan zoals Microsoft voor andere HR-systemen beschrijft, zonder eigen scripts bij jullie IT.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe snel heeft een nieuwe collega een account?
Binnen een paar uur nadat HR hem in UKG Pro vastlegt. Het account wordt actief op de startdatum.
Krijgen Amerikaanse collega's ook een account in onze Europese omgeving?
Nee, alleen medewerkers van de companies die we bij de start aanwijzen. De rest van UKG Pro blijft buiten deze koppeling.
Werkt dit ook met Active Directory in ons eigen netwerk?
Ja, via een klein programma in jullie netwerk.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro wordt gelezen via de Personnel API met een service account, de US-Customer-Api-Key en basic authentication. employee-changes (minimaal drie uur tussen aanroepen; velden onder meer employeeNumber, companyId, supervisorId, jobCode, workLocation, orgLevel1Code t/m orgLevel4Code, fullTimeOrPartTime, hireDate, terminationDate, isActive) en employment-details voor lastHireDate. 429 bij te veel aanroepen.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) of via API-driven inbound provisioning (/bulkUpload met SCIM, vraagt Entra ID P1 of hoger). Velden employeeId (maximaal 16 tekens), employeeType, employeeHireDate, officeLocation, usageLocation, manager en accountEnabled = false bij vertrek.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeId | Vaste sleutel; maximaal 16 tekens |
firstName en lastName | givenName en surname | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | |
jobCode (omschrijving) | jobTitle | |
orgLevel1Code t/m orgLevel4Code | department | Het niveau dat bij jullie de afdeling is |
workLocation | officeLocation | |
Landcode van de company | usageLocation en country | |
supervisorId | manager | Opgezocht als bestaand account |
fullTimeOrPartTime en employeeType | employeeType | |
lastHireDate en terminationDate | employeeHireDate en accountEnabled |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP