Payroll koppeling
UKG Pro koppelen met Loket: Nederlandse medewerkers, loon en uren uit UKG Pro klaar voor de loonrun
Met een koppeling tussen UKG Pro en Loket komt een nieuwe Nederlandse medewerker uit UKG Pro als conceptwerknemer in Loket, en gaan loon, arbeidstijd en uitdiensttreding naar het dienstverband in Loket. KoppelHet leest alleen de paygroup van de Nederlandse entiteit, zodat de salarisadministratie niets meer overtypt uit het Amerikaanse HR-systeem.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Amerikaans hoofdkantoor op UKG Pro en een Nederlandse entiteit die door een salarisbureau in Loket wordt verloond, sturen mutaties meestal per mail of spreadsheet. Het bureau rekent jaarsalarissen in dollars of euro's zelf om, en een urenwijziging die in UKG Pro is ingevoerd komt pas een maand later in de loonstrook.
- HR neemt een medewerker aan in UKG Pro, in de paygroup van de Nederlandse entiteit.
- Bij de volgende ronde maakt KoppelHet een conceptwerknemer in Loket bij de juiste werkgever, met BSN, adres en IBAN.
- De salarisadministratie vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en zet het concept om naar een werknemer.
- Een loon- of urenwijziging in UKG Pro gaat naar het loon of de arbeidstijd van het dienstverband, met de ingangsdatum.
- Een uitdiensttreding beëindigt het dienstverband in Loket per de datum uit UKG Pro.
Waar je op let bij UKG Pro en Loket
- UKG Pro legt per medewerker een paygroup vast, met een eigen periode. KoppelHet gebruikt de paygroup van de Nederlandse entiteit om te kiezen welke medewerkers naar Loket gaan en bij welke werkgever in Loket ze horen.
- UKG Pro geeft per medewerker aan of hij een vast salaris of een uurloon heeft. Een uurloner krijgt in Loket een uurloon, en een salaris wordt van een jaarbedrag omgerekend naar de verloningsperiode van de werkgever in Loket.
- Elk bedrag in UKG Pro heeft een valutacode. Staat het salaris van een Nederlandse medewerker niet in euro, dan zet KoppelHet het niet in Loket maar meldt het aan de salarisadministratie, zodat er geen dollarbedrag als euro wordt uitbetaald.
- UKG Pro wil dat wijzigingen hooguit om de drie uur worden opgevraagd, en zegt niet welk veld veranderde. KoppelHet bewaart de vorige stand en stuurt Loket alleen loon, uren of datums die echt anders zijn, zodat er geen loonregel onnodig wordt afgesloten.
- Het IBAN van een medewerker buiten de Verenigde Staten staat in UKG Pro in de wereldwijde bankgegevens, los van de Amerikaanse rekeningen. KoppelHet haalt het daar op en zet het als SEPA-betaalgegeven in het concept in Loket.
- Het BSN staat in UKG Pro tussen de nationale documenten, met het land van uitgifte. Alleen een Nederlands nummer gaat naar Loket. Ontbreekt het, dan maakt KoppelHet geen concept aan en krijgt HR een melding.
- Loket verrekent een loonwijziging met terugwerkende kracht zelf, zolang die in hetzelfde kalenderjaar valt. Legt HR in UKG Pro een verhoging vast met een ingangsdatum in een vorig jaar, dan krijgt het salarisbureau een melding om dat apart te corrigeren.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan cao en loonheffingskorting ook mee uit UKG Pro?
Nee. UKG Pro kent die Nederlandse begrippen niet. De salarisadministratie legt ze in Loket vast, en de koppeling overschrijft ze niet.
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot alleen jullie werkgever in Loket.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro via de Personnel API met een service account, de header US-CUSTOMER-API-KEY en basic authentication. employee-changes (wijzigingen sinds de vorige aanroep, minimaal drie uur ertussen, acht keer per dag, per_page tot 200, rol View op EmployeeExport), employment-details, compensation-details (salaryOrHourlyCode, annualSalary, hourlyPayRate, payPeriodPayRate, payGroupCode, payPeriod, scheduledPeriodWorkHours, currencyCode), national-documents en employee-global-banks. 429 bij te veel aanroepen.
- Naar Loket via de Loket REST API (api.loket.nl/v2) met OAuth 2.0: concept-employee, omzetten naar werknemer, wage, deviating-hourly-wage, working-hours, payment-information en het beëindigen van het dienstverband. Testen in de acceptatieomgeving (api.loket-acc.nl/v2) met testdata.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Personeelsnummer | Vaste sleutel |
firstName en lastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
nationalId met land NLD (national-documents) | Burgerservicenummer | |
payGroupCode | Werkgever in Loket | |
lastHireDate | Begindatum dienstverband | |
salaryOrHourlyCode | Maandloon of uurloon | |
annualSalary of hourlyPayRate | Loon per verloningsperiode | |
scheduledPeriodWorkHours | Arbeidstijd (uren per week) | |
iban (employee-global-banks) | Betaalgegevens (SEPA) | |
terminationDate | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP