Payroll koppeling
UKG Pro koppelen met Nmbrs: de Nederlandse entiteit verlonen met gegevens uit UKG Pro
Met een koppeling tussen UKG Pro en Nmbrs staan medewerkers van de Nederlandse company uit UKG Pro met dienstverband, rooster, salaris en IBAN in Nmbrs, en volgen wijzigingen met de ingangsdatum die HR in UKG Pro vastlegt. Het payrollbureau krijgt geen lijst uit de Verenigde Staten meer, en een Amerikaans social security number komt nooit in Nmbrs.
Wat de koppeling doet
Wie HR voor de hele groep in UKG Pro voert en de Nederlandse entiteit via een payrollbureau in Nmbrs laat verlonen, levert mutaties als export aan. Nieuwe medewerkers die halverwege de maand beginnen, mist het bureau daardoor regelmatig.
- HR legt een nieuwe medewerker of wijziging vast in UKG Pro bij de Nederlandse company.
- KoppelHet vraagt om de drie uur de gewijzigde medewerkers op en haalt hun actuele gegevens.
- Een nieuwe medewerker staat in Nmbrs met datum in dienst, rooster, salaris of uurloon en IBAN.
- Salaris- en urenwijzigingen gaan met hun ingangsdatum naar Nmbrs.
- Het payrollbureau vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en draait de run.
Waar je op let bij UKG Pro en Nmbrs
- UKG Pro kent per medewerker een aanduiding voor maandsalaris of uurloon. KoppelHet zet uurloners op uurloon en maandloners op een bruto maandsalaris in Nmbrs, zodat het payrollbureau niet per medewerker hoeft na te gaan welk loontype geldt.
- Wijzigingen zijn in UKG Pro hooguit om de drie uur op te vragen. Een nieuwe medewerker die vandaag wordt vastgelegd, staat dezelfde dag in Nmbrs; de controle vóór de aanleverdatum vangt op wat daarna nog verandert.
- UKG Pro bewaart identificatienummers met het land van uitgifte. Alleen een Nederlands nummer gaat als BSN naar Nmbrs; staat er alleen een buitenlands nummer, dan meldt KoppelHet dat aan HR vóór de eerste run.
- IBAN en SWIFT-code van medewerkers buiten de Verenigde Staten staan in UKG Pro in aparte bankgegevens. KoppelHet haalt het IBAN daar op, zodat de eerste betaling uit Nmbrs niet strandt op een ontbrekend rekeningnummer.
- UKG Pro geeft aan welke medewerkers zijn gewijzigd, niet welk veld. KoppelHet vergelijkt met de vorige stand, zodat Nmbrs alleen mutaties krijgt die voor de salarisverwerking tellen.
- Verloont een payrollbureau de Nederlandse entiteit, dan geeft het bureau de koppeling toegang tot alleen jullie bedrijf in Nmbrs. Het service account in UKG Pro heeft alleen leesrechten op de API's die de koppeling gebruikt.
- Komt een medewerker na een eerder vertrek terug, dan geeft UKG Pro een nieuwe laatste datum in dienst naast de oorspronkelijke. KoppelHet start dan een nieuw dienstverband bij de bestaande medewerker in Nmbrs.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook voor medewerkers op uurloon?
Ja. Het uurloon uit UKG Pro gaat naar Nmbrs. De gewerkte uren per periode komen uit jullie tijdregistratie; die koppelen we apart als dat nodig is.
Wat verandert er voor ons payrollbureau?
De export uit UKG Pro vervalt. Nieuwe medewerkers en wijzigingen staan in Nmbrs; de Nederlandse inrichting blijft bij het bureau.
Wat als een medewerker nog geen BSN heeft?
Dan komt de medewerker wel in Nmbrs, en ziet HR in het KoppelHet platform dat het BSN ontbreekt. Het bureau kan het later aanvullen.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro wordt gelezen via de Personnel API met een service account, de US-Customer-Api-Key en basic authentication. employee-changes voor gewijzigde medewerkers (minimaal drie uur tussen aanroepen, tot acht keer per dag), employment-details, compensation-details (salaryOrHourly, annualSalary, hourlyPayRate, salaryEffectiveDate), national-documents en employee-global-banks (iban). 429 bij te veel aanroepen.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API, die per debiteur aanmeldt; de SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
firstName en lastName | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | |
nationalId met nationalIdCountry NLD | BSN | Alleen het Nederlandse nummer |
lastHireDate | Datum in dienst | |
terminationDate | Datum uit dienst | |
scheduledWorkHours | Rooster | |
salaryOrHourly | Maandsalaris of uurloon | |
annualSalary of hourlyPayRate | Bruto maandsalaris of uurloon | Jaarbedrag omgerekend naar maand |
salaryEffectiveDate | Ingangsdatum salaris | |
iban (global banks) | IBAN |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP