Identity en access management
UKG Pro Omada koppeling: UKG Pro als HR-bron voor identiteiten in Omada Identity
Met een koppeling tussen UKG Pro en Omada Identity wordt elke medewerker uit UKG Pro een identiteit in Omada, met bedrijf en organisatieniveaus als context en de supervisor als eigenaar, zodat rollen en reviews op HR-gegevens draaien. Omada heeft geen UKG-connector; KoppelHet richt de REST-collector van Omada in op de Personnel API van UKG Pro, met de aanmelding, paginering en het tijdschema die UKG voorschrijft.
Wat de koppeling doet
Organisaties met UKG Pro als HR-systeem, vaak met de hoofdvestiging in de Verenigde Staten, en Omada Identity voor identity governance, laden medewerkers vaak via een export uit UKG. Een bestand dat een dag oud is, laat reviews op verouderde afdelingen draaien, en een vertrekker houdt rollen tot de volgende export.
- In UKG Pro maakt de beheerder een serviceaccount met alleen View op de Employee Export-webservice.
- Met jullie leggen we vast welk van de vier organisatieniveaus de afdeling is en welke bedrijven in Omada horen.
- In Omada richten we de REST-collector in met Basic-aanmelding, de klantsleutel van UKG als header en paginering met page en per_page.
- We zetten drempels voor nieuwe, gewijzigde en verwijderde objecten en draaien een proefimport.
- Daarna draait de import op een schema dat het minimum van drie uur van UKG respecteert.
Waar je op let bij UKG Pro en Omada
- In de Connectivity Directory en de documentatie van Omada staat geen connector voor UKG. De Personnel API van UKG Pro geeft wel JSON terug met Basic-aanmelding, en de REST-collector van Omada ondersteunt Basic plus eigen headers. Omada kan UKG Pro dus zelf lezen; KoppelHet richt dat in en bouwt geen tussenlaag.
- Naast gebruikersnaam en wachtwoord vraagt UKG Pro bij elke aanroep de header US-CUSTOMER-API-KEY, uniek per UKG-tenant. In Omada zetten we die sleutel in de headers van de verbinding, niet in de URL, zodat hij niet in logregels van de import verschijnt.
- UKG raadt aan de wijzigingsaanroep hooguit acht keer per dag te doen, met minstens drie uur ertussen. Het importschema in Omada zetten we daarom op drie uur of langer. Een vertrek dat al vooruit in UKG staat, zet Omada via de einddatum toch op de juiste dag uit.
- UKG geeft hooguit tweehonderd medewerkers per pagina, met page en per_page. De REST-collector van Omada kan pagineren met URL-parameters en leest door tot een leeg resultaat als er geen totaal is. KoppelHet zet per_page op tweehonderd en page op de teller van Omada.
- UKG Pro heeft vier organisatieniveaus die elke organisatie zelf invult, plus een companyId per juridisch bedrijf. KoppelHet maakt van elk gebruikt niveau een eigen contexttype in Omada, zodat rollen op het Nederlandse afdelingsniveau kunnen draaien zonder het Amerikaanse niveau te verliezen.
- Bij een herindiensttreding houdt UKG naast de oorspronkelijke datum dateOfLastHire bij. KoppelHet gebruikt employeeId als business key en dateOfLastHire als ValidFrom, zodat een terugkerende collega op zijn bestaande identiteit uitkomt, met historie en eerdere reviews.
- Omada waarschuwt dat een status uit een HR-bron een status kan overschrijven die in Omada zelf is gezet. UKG levert zowel isActive als een employeeStatus, zoals verlof. KoppelHet bepaalt met jullie welke UKG-statussen actief blijven in Omada, en laat een handmatige blokkade in Omada niet door de import opheffen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom draait de import niet elk uur?
UKG vraagt minstens drie uur tussen twee aanroepen van de wijzigingsdienst. Einddatums die vooruit staan, verwerkt Omada toch op de juiste dag.
Welke rechten krijgt het serviceaccount in UKG?
Alleen View op de Employee Export-webservice. Salaris en andere gegevens blijven buiten bereik.
Wordt een vertrekker uit Omada verwijderd?
Nee, de identiteit krijgt een einddatum en blijft voor audits bestaan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro Personnel API: GET {hostname}/personnel/v1/employee-changes met Authorization Basic (base64 van gebruikersnaam:wachtwoord) en US-CUSTOMER-API-KEY; serviceaccount met View op de EmployeeExport Web Service; page en per_page (maximaal 200), optioneel startDate en endDate; minimaal drie uur tussen aanroepen. Velden onder meer employeeId, employeeNumber, companyId, orgLevel1Code tot orgLevel4Code, jobCode, supervisorId, isActive, employeeStatus, hireDate, dateOfLastHire, terminationDate en countryCode.
- Omada REST-collector (Content: Identity data): Basic-authenticatie, US-CUSTOMER-API-KEY in de Headers van de verbinding (JSON), paginering URL parameters zonder Total; verplichte identiteitsmapping Business key, Unique ID, Name en Status; contexten per organisatieniveau, context assignments en identity owners; drempels per import (standaard 0); time-out standaard 3600 seconden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Omada | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | Business key en Unique ID | |
firstName, preferredName, lastName | Name, FirstName, LastName | |
emailAddress | Email | |
isActive, employeeStatus | Status | |
dateOfLastHire, terminationDate | ValidFrom, ValidTo | |
companyId | Context (bedrijf) | |
orgLevel1Code tot orgLevel4Code | Contexten (organisatieniveaus) en context assignments | |
supervisorId | Identity owner | |
jobCode, employeeType, countryCode | Extensieattributen voor rolregels |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP