Payroll koppeling
UKG Pro PayFit koppeling: Franse nieuwe medewerkers uit UKG Pro als collaborator met contract in PayFit
Een koppeling tussen UKG Pro en PayFit maakt van een nieuwe medewerker bij de Franse company in UKG Pro een collaborator met basiscontract in PayFit, met privé-e-mail, adres en sociaalzekerheidsnummer. De PayFit-API kan een lopend contract niet aanpassen, dus latere wijzigingen en vertrek uit UKG Pro komen als taak bij de Franse payrollbeheerder.
Wat de koppeling doet
Organisaties die UKG Pro als HR-systeem gebruiken en hun Franse dochter in PayFit verlonen, zetten Franse starters met de hand in PayFit. Het werkmailadres uit UKG Pro werkt dan nog niet, waardoor de uitnodiging van PayFit de nieuwe collega niet bereikt.
- KoppelHet vraagt elke drie uur de gewijzigde medewerkers op in UKG Pro.
- KoppelHet houdt de nieuwe medewerkers van de Franse company over en haalt hun Franse nationale documenten op.
- KoppelHet maakt de collaborator aan en daarna het basiscontract.
- De payrollbeheerder vult werktijd, mutuelle en overige contractgegevens in PayFit aan.
- Wijzigingen en vertrek uit UKG Pro komen als taak met datum bij de payrollbeheerder.
Waar je op let bij UKG Pro en PayFit
- De vraag naar wijzigingen per datum in UKG Pro geeft de huidige stand van een medewerker terug, niet wat er veranderde. Omdat PayFit via de API alleen aanmaken kent, onthoudt KoppelHet welke Franse medewerkers al een collaborator hebben en vergelijkt het de rest met de vorige ronde om wijzigingen als taak te melden.
- UKG adviseert de wijzigingenvraag hooguit om de drie uur te doen, ongeveer acht keer per dag. Een PayFit-contract is twee tot vijf minuten na het antwoord 201 pas zichtbaar. KoppelHet controleert het contract daarom in de volgende ronde, niet direct na het aanmaken.
- PayFit maakt via de API alleen contracten voor Franse bedrijven. UKG Pro geeft per medewerker een companyId en een landcode; KoppelHet stuurt alleen medewerkers van de Franse company met landcode FR, en meldt een medewerker van een andere company die in Frankrijk woont aan payroll.
- PayFit eist een privé-e-mailadres. In UKG Pro staat naast emailAddress, meestal de werkmail, een alternateEmailAddress. KoppelHet gebruikt alleen dat tweede adres en houdt een starter zonder alternatief adres tegen met een melding aan HR.
- Het Franse sociaalzekerheidsnummer staat in UKG Pro bij de nationale documenten, die je per uitgevend land kunt opvragen; daarvoor heeft het serviceaccount de rol View op Personnel Integration nodig. KoppelHet vraagt alleen documenten met land FR op en controleert de vijftien tekens die PayFit voor Frankrijk verwacht.
- UKG Pro geeft naast hireDate ook dateOfLastHire. Wijkt die af, dan is het een herindiensttreding. PayFit raadt af om meerdere contracten voor één collaborator te maken; KoppelHet zoekt de bestaande collaborator op en meldt payroll dat een nieuw contract nodig is.
- UKG Pro levert het adres als employeeAddress1 en employeeAddress2, terwijl PayFit huisnummer en straat apart verplicht stelt. KoppelHet splitst het Franse adres op het huisnummer vooraan en houdt een adres dat zich niet laat splitsen tegen voor controle door HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat verlof uit UKG Pro ook naar PayFit?
Niet in de eerste versie. PayFit neemt afwezigheden via de API aan als goedgekeurd en weigert overlap; een verlofstroom kan later als uitbreiding.
Kan de koppeling een salarisverhoging in PayFit zetten?
Nee, de publieke API heeft geen endpoint om een lopend contract te wijzigen. KoppelHet meldt de verhoging met ingangsdatum aan payroll.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro via GET /personnel/v1/employee-changes (startDate, endDate, per_page tot 200; rol View op EmployeeExport) en GET /personnel/v1/national-documents met nationalDocumentIssuingCountryCode (rol View op Personnel Integration). Basic-authenticatie met een serviceaccount plus de header US-Customer-Api-Key.
- PayFit via partner-api.payfit.com met een API-key van de klant: POST collaborators (firstName, lastName, personalEmail, personalAddress) en POST contracts (alleen Frankrijk, 201 zonder data, beschikbaar na twee tot vijf minuten).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in PayFit | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Bewaard naast het PayFit collaborator-ID | Sleutel voor taken |
firstName, lastName | firstName, lastName | Verplicht |
alternateEmailAddress | personalEmail | Verplicht; geen werkmail |
employeeAddress1, city, zipCode, countryCode | personalAddress (streetNumber, addressFirstLine, city, postCode, country) | |
nationalDocumentNumber (FR) | socialSecurityNumber | Vijftien tekens |
jobCode of alternateJobTitle | jobTitle (contract) | |
hireDate | startDate (contract) |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP