Payroll koppeling
UKG Pro Sage Payroll koppeling: Britse medewerkers, salarissen en afdelingen uit UKG Pro als importbestand voor Sage 50 Payroll
Een koppeling tussen UKG Pro en Sage Payroll zet nieuwe Britse medewerkers, salariswijzigingen en nieuwe afdelingen uit UKG Pro elke werkdag klaar als CSV-bestanden voor de Data Import van Sage 50 Payroll. Sage 50 Payroll heeft geen open API, dus de salarisadministratie start de import zelf, maar niemand typt de gegevens uit UKG Pro nog over.
Wat de koppeling doet
Organisaties die UKG Pro voor HR en Amerikaanse lonen gebruiken en hun Britse vestiging in Sage 50 Payroll verlonen, sturen Britse starters en loonsverhogingen per spreadsheet naar payroll. Een nieuwe afdeling in UKG Pro bestaat in Sage dan nog niet, en de import van de medewerker loopt vast.
- KoppelHet vraagt om de drie uur de gewijzigde medewerkers op en houdt die van de Britse company over.
- KoppelHet vergelijkt de stand met de vorige ronde en haalt compensatie en NI-nummer op.
- Nieuwe afdelingen gaan in een eigen bestand, dat payroll als eerste inleest.
- Starters en wijzigingen komen in één Employee Details-bestand per werkdag.
- Vertrekkers en afgekeurde regels staan op een lijst bij het bestand.
Waar je op let bij UKG Pro en Sage Payroll
- UKG Pro vertelt bij de wijzigingen per datum niet welk veld veranderde, alleen de huidige stand. KoppelHet bewaart de stand van het vorige bestand en zet alleen Britse medewerkers met een echt verschil in het nieuwe Employee Details-bestand, zodat payroll geen ongewijzigde records opnieuw inleest.
- De compensatiegegevens van UKG Pro geven per medewerker salaryOrHourlyCode, annualSalary, hourlyPayRate en een currencyCode. KoppelHet neemt alleen bedragen in GBP mee; een Britse medewerker die in UKG Pro nog in USD staat, komt op de lijst in plaats van met een verkeerd bedrag in Sage.
- Sage 50 Payroll leest afdelingen en kostenplaatsen in met een import op bedrijfsniveau, los van de medewerkers. Een nieuwe orgLevel-code uit UKG Pro levert KoppelHet daarom eerst in een eigen bestand, zodat de medewerker die erin valt niet wordt afgekeurd.
- Het NI-nummer staat in UKG Pro bij de nationale documenten, op te vragen per uitgevend land met de rol View op Personnel Integration. KoppelHet vraagt alleen documenten met land GB op en zet een starter zonder NI-nummer niet in het bestand maar op de lijst.
- Uurlonen gaan via het sjabloon voor uren en tarieven, en dat past alleen de ingevoerde betalingen van de periode aan, niet het medewerkerrecord. Een uurloner uit UKG Pro krijgt zijn tarief daarom via Employee Details; factored payments importeert Sage niet en zet KoppelHet op de lijst.
- UKG Pro levert naast hireDate ook dateOfLastHire. Bij een herindiensttreding gebruikt KoppelHet dezelfde Employee Reference als eerder, zodat Sage het bestaande record bijwerkt en geen tweede medewerker met hetzelfde NI-nummer aanmaakt.
- Alleen medewerkers van de Britse company met landcode GB komen in een Sage-bestand. Amerikaanse collega's die UKG Pro zelf verloont, blijven buiten beeld, ook als ze in dezelfde wijzigingenvraag zitten.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet UKG Pro voor de Britse lonen?
Deze koppeling is voor organisaties die de Britse lonen in Sage 50 Payroll houden, intern of bij een bureau. Of een andere opzet beter past, bespreken we bij de intake.
Gaan vertrekkers automatisch naar Sage?
Nee. Vertrekkers met hun terminationDate staan op de lijst; payroll rondt de leaver en de P45 in Sage af.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro via GET /personnel/v1/employee-changes (startDate, endDate, per_page tot 200, hooguit om de drie uur; rol View op EmployeeExport), GET /personnel/v1/compensation-details (salaryOrHourlyCode, annualSalary, hourlyPayRate, currencyCode, payGroupCode; rol View op Employee Compensation Details) en GET /personnel/v1/national-documents met land GB. Basic plus US-Customer-Api-Key.
- Sage 50 Payroll via File > Data Import met CSV (Employee Details en de bedrijfsimport voor afdelingen en kostenplaatsen) of Advanced Data Import met XLS of CSV. Automatisch inlezen kan alleen met de SDK uit het betaalde Sage Developers Programme.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Employee Reference | Nooit in het RTI Payroll ID |
firstName, lastName | Forename, Surname | |
nationalDocumentNumber (GB) | NI Number | |
hireDate | Start Date | |
orgLevel1Code | Department | Moet in Sage bestaan |
annualSalary of hourlyPayRate | Salary of uurtarief | Alleen bij currencyCode GBP |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP