HR naar ITSM
UKG Pro koppelen met TOPdesk: personen en onboardingtickets voor de Nederlandse company
Met een koppeling tussen UKG Pro en TOPdesk staan medewerkers van de Nederlandse company in UKG Pro als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Een nieuwe medewerker start een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een terminationDate levert een week vooraf een offboardingmelding op.
Wat de koppeling doet
Nederlandse vestigingen die TOPdesk gebruiken voor IT en facilitair, terwijl HR voor de groep in UKG Pro draait, horen vaak pas op de eerste werkdag dat er een nieuwe collega is. Toegangspassen van vertrekkers worden niet op tijd ingenomen.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in UKG Pro bij de Nederlandse company.
- KoppelHet vraagt om de drie uur de gewijzigde medewerkers op en vergelijkt met de vorige stand.
- De persoon komt in TOPdesk bij de vestiging van zijn werklocatie, met afdeling en leidinggevende, en een onboardingwijziging start.
- Wijzigt de afdeling of leidinggevende, dan volgt de persoon in TOPdesk.
- Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor laptop, pas en toegang; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij UKG Pro en TOPdesk
- Een terminationDate staat in UKG Pro vast zodra HR het ontslag verwerkt. De offboardingmelding komt een week voor die datum; een ontslag met directe ingang geeft een melding bij de eerstvolgende ronde.
- Een herindiensttreding krijgt in UKG Pro een nieuwe lastHireDate. KoppelHet ziet dat als nieuwe start en maakt een onboardingmelding, ook al komt de persoon uit het archief van TOPdesk.
- Een Amerikaanse leidinggevende staat in de onboardingmelding als leidinggevende, ook als die in TOPdesk alleen persoon zonder vestiging is. IT weet dan wie over hardware en rechten beslist.
- UKG Pro geeft gewijzigde medewerkers hooguit om de drie uur. Voor de servicedesk is dat ruim op tijd, omdat een nieuwe medewerker meestal weken vooruit wordt vastgelegd en de onboardingwijziging de startdatum meekrijgt.
- UKG Pro meldt welke medewerkers zijn gewijzigd, niet wat er veranderde. KoppelHet vergelijkt met de vorige stand, zodat een nieuw telefoonnummer geen onnodige wijziging in TOPdesk oplevert.
- Alleen medewerkers van de company met landcode Nederland komen in deze TOPdesk. Collega's uit de Verenigde Staten blijven erbuiten, behalve een leidinggevende van een Nederlandse medewerker, die als persoon zonder onboarding wordt aangemaakt.
- UKG Pro heeft vier organisatieniveaus die elke organisatie zelf invult, en TOPdesk een platte lijst afdelingen met unieke namen. Bij de start leggen we vast welk niveau de afdeling is.
- De werklocatie in UKG Pro wordt de vestiging in TOPdesk. Een nieuwe locatie maakt KoppelHet eerst als vestiging aan, voordat er personen aan worden gekoppeld.
- Bij een herindiensttreding houdt UKG Pro een laatste datum in dienst bij. KoppelHet haalt een gearchiveerde persoon dan terug uit het archief, zodat eerdere meldingen bij dezelfde persoon blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard komt vier weken voor de hireDate een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de terminationDate een offboardingmelding.
Is om de drie uur snel genoeg voor de servicedesk?
Ja. Nieuwe medewerkers staan meestal weken vooruit in UKG Pro, en de onboardingwijziging heeft de startdatum erin.
Wie bepaalt wat er in de onboardingwijziging staat?
Jullie servicedesk, via een sjabloon in TOPdesk. KoppelHet vult het met de persoon, de vestiging en de startdatum.
Wat moeten we in UKG Pro regelen?
Een service account met leesrechten op de afgesproken API's en de API-sleutel van jullie omgeving. Jullie UKG-beheerder regelt dat eenmalig.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen gegevens die de servicedesk nodig heeft gaan naar TOPdesk, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro wordt gelezen via de Personnel API met een service account, de US-Customer-Api-Key en basic authentication. employee-changes (minimaal drie uur tussen aanroepen; employeeNumber, companyId, supervisorId, jobCode, workLocation, orgLevel1Code t/m orgLevel4Code, emailAddress, hireDate, terminationDate) en employment-details voor lastHireDate.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files voor personen, afdelingen en vestigingen, inclusief archiveren en terughalen; Change voor wijzigingen vanuit een sjabloon). employeeNumber tot 20 tekens, firstName tot 30, prefixes tot 10, surName tot 50.
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeNumber | Maximaal 20 tekens |
firstName | firstName | Maximaal 30 tekens |
lastName | surName en prefixes | Voorvoegsel afsplitsen, maximaal 10 tekens |
emailAddress | email | |
orgLevel-code die de afdeling is | department | |
workLocation | branch | Via een vertaaltabel |
jobCode (omschrijving) | jobTitle | |
supervisorId | manager | |
hireDate en terminationDate | Onboarding- en offboardingwijziging | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
hireDate of terminationDate | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP