VSVerzuimmelding (SIVI)
UKG Pro koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: goedgekeurde ziektedagen van de Nederlandse company
Met een koppeling tussen UKG Pro en de Verzuimverzekeraar gaan goedgekeurde ziektedagen van medewerkers van de Nederlandse company in UKG Pro automatisch naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. KoppelHet leest de time off requests uit de time-and-attendance-API van UKG Pro en meldt per dag alleen wat is goedgekeurd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die UKG Pro als HR-systeem gebruiken voor een groep met een Nederlandse company, en daar het ziekterisico hebben verzekerd, sturen verzuim nu los naar de verzekeraar. UKG Pro is op de Amerikaanse markt ingericht, en Nederlandse verzuimmeldingen zitten er niet standaard in.
- Bij de start wijzen we de time-off-types voor ziekte aan en koppelen we de Nederlandse company aan het loonheffingennummer van de polis.
- KoppelHet logt in bij de time-and-attendance-API en haalt de time off requests in een venster rond vandaag op.
- Goedgekeurde dagen met een ziektetype van een Nederlandse medewerker worden een nieuwe of gewijzigde melding.
- Valt een al gemelde dag weg of wordt hij afgewezen, dan volgt een vervallen of gewijzigde melding.
- Per afgesproken periode gaan alle meldingen samen naar de verzekeraar.
Waar je op let bij UKG Pro en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- In UKG Pro staan time off requests in de time-and-attendance-dienst, met een eigen login. KoppelHet logt in met basic authentication, bewaart de sessiecookie en de wbat-header die terugkomen, en stuurt die bij elke vraag mee, samen met de Customer API Key van de tenant.
- De webhooks van UKG Pro HCM melden een wijziging in PTO-plannen, zoals saldo en regeling, maar geen losse verlof- of ziekteaanvraag. KoppelHet vraagt de time off requests daarom zelf op, met een verplicht venster van begin- en einddatum.
- Een time off request in UKG Pro bestaat uit dagen, en elke dag heeft een eigen status. Een manager kan dus een deel van de dagen goedkeuren. KoppelHet meldt alleen de goedgekeurde dagen bij de verzekeraar, en past de melding aan als later een dag wordt afgewezen.
- Per dag staat in UKG Pro of het een hele dag is, en anders een begin en eind. Daarmee rekent KoppelHet het verzuimpercentage per dag uit. Twee uur ziek op een werkdag van acht uur gaat zo als vijfentwintig procent naar de verzekeraar.
- Het soort afwezigheid hangt in UKG Pro per dag aan een type, dat aansluit op de time codes van de tenant. Bij de start wijzen we de types aan die ziekte zijn. Verlof en andere afwezigheid blijven zo buiten de verzekeraar.
- Bij elke dag kunnen een reden, een opmerking van de medewerker en een opmerking bij de beslissing staan. Die tekstvelden gaan nooit naar de verzekeraar, omdat er medische informatie in kan staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook als we UKG Pro Workforce Management gebruiken?
Dan staat verzuim in Workforce Management en lezen we het daar. Deze pagina gaat uit van time off in UKG Pro zelf.
Gaat de opmerking van de medewerker mee?
Nee. Reden en opmerkingen blijven in UKG Pro.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro time and attendance web service - inloggen via /user/get_current met basic authentication, daarna JSESSIONID-cookie, wbat-header en US-CUSTOMER-API-KEY bij elke aanroep. GET /services/ws/mob/simpleschedule/timeoff_requests met from en to (verplicht) en optioneel emp_id; per request id, type, comment en days met date, from, to, fullDay, status, type, reason, empComment, conclusionDate, conclusionComment, submittedDate en empId. Types via GET /services/ws/mob/simpleschedule/time_codes. Company en land uit UKG Pro HCM.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, oorzaakcodes 10, 11 en 99. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Nederlandse company (via tabel) | Werkgever: loonheffingennummer | |
empId | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Time off request id | Verzuimgeval identificatie | |
Eerste goedgekeurde days.date | Datum eerste verzuimdag | |
days.fullDay, from en to | Percentage verzuim | |
Laatste goedgekeurde days.date + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
days.type (via time codes) | Filter op ziekte |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP